Tipps für Gründer – Geld sparen im Büro

Wenn sich der Traum vom eigenen Unternehmen für den Gründer erfüllt, schlägt so mancher Kostenfaktor empfindlich zu Buche. Damit der Start des Betriebs erfolgreich gelingt, ist eine gründliche finanzielle Planung notwendig.

Besonders in den ersten Jahren kommen auf das Startup viele Kosten zu, das gilt vor allem für die Anschaffungen. Mit cleveren Geschäftsmodellen und einer Portion Sparsamkeit lassen sich die Kosten minimieren.

Ein großer Teil der Ausgaben entfällt auf das Büromaterial. Die gute Nachricht vorweg: Genau da können Gründer viel Geld sparen.

An den richtigen Stellen sparen

Gründer sollten an den richtigen Stellen sparen und die Kosten effizient reduzieren. Nicht ratsam ist es, den Empfang nicht zu besetzen oder die Mitarbeiter für den Kaffee bezahlen zu lassen.

Kostensenkung sollte logisch strukturiert sein und nicht nur wirtschaftliche Punkte beinhalten, sondern auch eine Signalwirkung haben und unter Umweltschutzaspekten tragbar sein.

Papier einsparen

Auch wenn es in vielen Ratgebern immer wieder erwähnt wird, die wenigsten Unternehmer sparen beim Büromaterial Geld ein. Besonders beim Drucken und beim Papier lassen sich Kosten sparen.

Der WWF gibt an, dass beispielsweise der Pro-Kopf-Verbrauch der Deutschen bei rund 253 Kilo pro Jahr liegt und alle Bundesbürger zusammengenommen so viel Papier verbrauchen, wie Südamerika und Afrika zusammen. Jeder Büromitarbeiter druckt täglich rund 30 Seiten aus.

Die Gründer sollten vorausschauend versuchen, den Weg eines möglichst papierlosen Büros einzuschlagen. Sie können zum Beispiel sparen, indem sie Farbdrucke reduzieren. Farbkopierer können mehrere Tausend Euro Kosten für Papier und Tinte bzw. Toner pro Jahr verursachen.

Das verwendete Kopierpapier sollte recycelbar oder unter umweltschonenden Bedienungen hergestellt sein. Umweltfreundliches Papier ist durch den Blauen Engel oder das FSC-Siegel erkennbar. Auch doppelseitige Drucke sind effizient. Sie verringern die Druckkosten um bis zu 50 Prozent. Viele Schriftstücke müssen die Mitarbeiter gar nicht ausdrucken.

Bei Meetings lassen sich die Unterlagen als PDF-Datei zusammenstellen und den Teilnehmern per E-Mail schicken. Auch Lieferscheine und Rechnungen können heute per E-Mail an die Kunden versendet werden.

Die Gründer sollten auf unnötige Produkte, die aus Papier bestehen, verzichten. Dazu zählen Notizzettel, Schreibtischunterlagen und Kalender. Bereits verwendetes Papier lässt sich in Kisten sammeln. Es dient den Mitarbeiten für Notizen. So müssen sie kein neues Papier benutzen.

Software und energiesparsame Geräte benutzen

Auch die EDV Ausstattung des Büros hat Einsparpotenzial. Neben der Ausstattung und den Büromöbeln benötigen Gründer für das Start-up bestimmte Softwarelösungen. Ein Großteil der Software und der Programme ist im Internet kostenlos als Freeware oder zu einem niedrigen Preis erhältlich.

Ein hochwertiges Markenprodukt, das teuer ist, lässt sich in vielen Fällen durch eine adäquate Freeware ersetzen. Beispiele für gute Freeware sind Google Apps, Thunderbird, Open Office und andere Open Source Lösungen.

Da Gründer die Büroausstattung neu erwerben müssen, sollten sie beim Einkauf zu energiesparenden PCs, Druckern, Kopieren und anderen nachhaltigen Geräten greifen, die weniger Strom verbrauchen.

Beim Büromitteleinkauf sparen

Die Kosten lassen sich auch beim Einkauf der Büromittel reduzieren. Experten raten, für alle Anschaffungen im Büro verschiedene Angebote einzuholen. Es ist ratsam, wenn die Gründer eine Liste des Büromaterials, das sie monatlich verwenden, erstellen.

Zum einen haben sie dadurch den Überblick, welche Büromittel sie einsparen können oder nicht benötigen, zum anderen können sie auf dieser Liste notieren, welche Anschaffungen am günstigsten sind und wo diese erhältlich sind.

Beispielsweise ist es zumeist gänzlich nicht möglich, auf Kopierpapier im Arbeitsalltag zu verzichten. Hier lohnt sich häufig der bedarfsgerechte Einkauf im Internet, da Lagerhaltung Platz und damit auch Geld braucht.

Auch sollten sie mit den Lieferanten verhandeln und Rabatte einfordern. Anstatt einen Karton Kopierpapier zu kaufen, lässt sich das Kopierpapier für das ganze Jahr berechnen und bestellen.

Viele Lieferanten bieten auch zeitlich begrenzte Aktionen an, die beim Einkauf von Vorteil sind. Sitzt das Startup in einem Bürogebäude, kann es sinnvoll sein, mit anderen Unternehmen, die im gleichen Gebäude untergebracht sind, eine Einkaufsgemeinschaft zu gründen. Aufgrund der größeren Bestellmengen sind attraktive Mengenrabatte möglich.

Bewusstsein bei Mitarbeitern fördern

Das Bewusstsein der Mitarbeiter beim Sparen von Büromaterial spielt eine große Rolle. Um den Angestellten beim Umdenken zu helfen, kann ein entsprechender Einführungskurs, ein Informationsmeeting oder Rundschreiben über die Energiesparmaßnahmen und Verhaltensregeln aufklären.

Hilfreich ist es auch, wenn die Gründer einen der Mitarbeiter als Verantwortlichen ernennen, der sich um ein effizientes und energiesparendes Büromanagement kümmert, die Mitarbeiter entsprechend schult und als Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung steht.

Großes Sparpotenzial im Büro

Im Büro stecken noch viele weitere Möglichkeiten zur Energieeinsparung. Die Gründer können Energiesparlampen benutzen, das Licht nur anschalten, wenn es erforderlich ist, das Büro durchlüften und keine Fenster kippen, wenn die Heizung angestellt ist.

Elektrische Geräte verbrauchen im Stand-by-Modus Energie. Sie sollten abends vom Strom genommen werden. Sei es bei der Heizung, dem Licht oder mit dem Wechsel des Stromanbieters, die Liste der Sparpotenziale ist lang.

Immerhin ist das Büro der Mittelpunkt des Unternehmens. Dort halten sich die Mitarbeiter täglich mehrere Stunden auf. Mit einem guten Management lassen sich bis zu 30 Prozent Energie und Kosten einsparen.

Für Start-up Unternehmen ist das ein durchaus interessanter Wert, der bares Geld bedeutet. Denn jeder Cent, der nicht ausgegeben wird erhöht die Liquidität auf dem Konto und stärkt das Unternehmen.