Startups haben mit vielen neuen Herausforderungen zu kämpfen. Je nach Geschäftsidee trifft das für viele Jungunternehmer auch auf das Thema Warenwirtschaft – kurz Wawi – zu.
Gerade Firmen, die mit einer großen Zahl Lieferanten und Kunden zu tun haben, bei denen viele Aufträge eingehen und der Warenfluss groß ist, stoßen schnell an die Grenzen von Exceltabellen und Co.
Sie sollten deshalb frühzeitig darüber nachdenken, eine geeignete Wawi-Software zu installieren. Diese Programme automatisieren und vereinfachen alle Prozesse, die die Warenströme betreffen. Dazu gehören neben der Lagerhaltung zum Beispiel auch Angebots- und Rechnungsstellung sowie die Auftragsannahme.
Moderne Programme für die Wawi bieten heute zahlreiche Zusatzfunktionen und die Wahl eines zum Unternehmen passenden Produkts fällt unter Umständen nicht leicht. Je nach den individuellen Anforderungen des Einzelbetriebs benötigt man jedoch nicht alle Funktionen und kann hier am Preis sparen.
Eine realistische Kenntnis der unternehmenseigenen Prozesse und der zukünftigen Entwicklung derselben ist ebenso Voraussetzung für eine sinnvolle Wahl wie eine detaillierte Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Angeboten.
Viele Softwarehersteller gewähren einem außerdem einen Testrecht, so dass man erst einmal ausprobieren kann, ob man damit zurechtkommt, ob Features fehlen oder man die Hälfte dieser sowieso nicht verwenden wird.
Um die Entscheidung ein wenig zu erleichtern, wurden hier einige Anbieter miteinander verglichen.
Softwarelösungen von Lexware
Die Marke Lexware gehört zur Software- und Mediengruppe Haufe und produziert Programme für spezielle Branchen, sowie für bestimmte Unternehmensbereiche, darunter auch die Wawi.
Für diese gibt es zwei unterschiedliche Varianten. „Premium“ enthält zwei Arbeitsplatzlizenzen mehr als „Pro“, nämlich 5 statt 3, und zum Beispiel eine Seriennummernverwaltung sowie ein Kassenmodul mit POS-Kassenanbindung.
Darüber hinaus sind umfassende Funktionen vorhanden, die die komplette Wawi deutlich vereinfachen, etwa folgende:
- Stücklistenfunktion
- Schnellerfassung von Aufträgen
- Anlage von Stammdaten während der Auftragserfassung
- Lagerhaltung inkl. Inventur
- Formelsammlung zur Berechnung von Positionsmengen
- 3-stufiges Mahnwesen mit Verzugszinsenberechnung
Alle Kennzahlen werden mit wenigen Klicks übersichtlich dargestellt. Dabei behält man mit Hilfe von Buchungslisten, Umsatz- und betriebswirtschaftlichen Auswertungen stets den Überblick über die aktuellen Zahlen.
Diese Software ist mittlerweile auch mobil nutzbar, sodass man etwa Kontaktdaten oder Aufträge eines Kunden sofort vor Ort eintragen oder sich vor einem Meeting im Zug noch auf den neuesten Stand bringen kann. Daneben kann das Online-Banking direkt ins System integriert werden.
Eine Vielzahl weiterer Schnittstellen erlaubt einen vereinfachten Datenaustausch über die Grenzen des Programms hinaus. So kann man Inhalte aus Excel übernehmen, dem Steuerberater über DATEV alles Relevante zukommen lassen oder etwa die Internet-Frankierung der Post nutzen.
Zu erwerben ist das Produkt aktuell (Stand April 2016) für 539,90 € oder in der erweiterten Version für 619,90 €. Nicht enthalten sind hierin die Schnittstellen für Online-Shops. Mittels sync4 ist es zwar möglich diese nachzurüsten. Das verursacht aber hohe Mehrkosten.
HDS-Faktura Warenwirtschaftssystem
Deutlich günstiger ist dagegen das Faktura Warenwirtschaftssystem von HDS. Der Einzelplatz liegt hier bei 99,00 €, 3 Arbeitsplätze bei 199,00 € und 5 bei 349,00 € (alles Stand April 2016). HDS ist ein inhabergeführter Betrieb, der damit wirbt, sich stärker auf die Bedürfnisse seiner Nutzer konzentrieren zu können – ganz unabhängig von einem Mutterkonzern.
Dennoch gibt es weniger Supportmöglichkeiten als bei Lexware. Es stehen nur Telefonhotline und Support-Mail-Adresse zur Verfügung. FAQs, Hilfevideos oder Onlinechat sucht man vergebens.
Stattdessen sind aber alle Basisfunktionen, die zum Gelingen der Wawi beitragen, vorhanden. Man wird beispielsweise frühzeitig darüber informiert, wenn sich der Lagerbestand eines Artikels dem Ende zuneigt.
Auch die Kunden- und Lieferantendatenverwaltung ist damit leicht machbar und es gibt keine Begrenzung der Anzahl der entsprechenden Einträge. Arbeiten mehrere Mitarbeiter mit der Software, kann im Nachhinein nachverfolgt werden, wer welche Vorgänge getätigt hat.
Bei den Schnittstellen fällt das Repertoire im Vergleich weniger umfangreich aus als beim vorher behandelten. Die Verbindung mit DATEV ist hier aber ebenfalls möglich. Eine mobile Nutzung ist derzeit nicht verfügbar.
Die Software von HDS gehört im Vergleich mit Konkurrenzprodukten zu den günstigsten. Das stellt für viele Gründer, die zu Beginn Kosten sparen müssen, einen enormen Vorteil dar. Es muss zwar auf einige Extras verzichtet werden.
Wer aber nicht auf die Anbindung an einen Webshop oder die Verwendung von unterwegs angewiesen ist, bekommt seine Wawi dennoch in Griff. Bei Zweifeln ist es möglich, das Programm nicht nur einen Monat, wie bei Lexware und dem folgenden Hersteller, sondern gleich 2 Monate auszuprobieren.
Warenwirtschaftssystem Amicron-Faktura 12
Als dritte Software soll noch die der Firma Amicron vorgestellt werden. Das Unternehmen existiert seit 1991 und hat sich auf die Auftragsbearbeitung und das Kontaktmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen spezialisiert.
Die Besonderheit gegenüber den beiden bereits vorgestellten Softwarelösungen liegt darin, dass diverse Shopsysteme bzw. benötigte Datenformate unterstützt werden und zwar:
- Shopware
- osCommerce 2.x
- xt:Commerce 3.0.4 und xt:Commerce 4
- Gambio
- Xonic
- Oxid eShop
- Magento
- u.v.a
Außerdem können durch den Partner After-Shell auch Bestellungen von Amazon, Ecodoo, MeinPaket.de und anderen in das Wawi-System übernommen werden. Auch hier sind alle nötigen Funktionen für Datenverwaltung, Überwachung des Warenstroms, Auftragsabwicklung etc. vorhanden.
Zur Unterstützung findet der Kunde einen Mail- und Telefon-Support, FAQs sowie die Möglichkeit zur Fernwartung. Eine Version für Mobilgeräte steht nicht zur Verfügung. Die Software kann aber 30 Tage lang getestet werden. Die Preise sind bei diesem Produkt sehr differenziert. Gestaffelt sind sie nach Lizenzen für 1, 5 oder 10 Arbeitsplätze.
Die Shop-Schnittstellen gibt es nur in der Premiumversion. Diese schlägt im günstigsten Fall – ohne Fibu-Modul – mit 399,00 € zu Buche (Stand April 2016) schlägt. Für Online-Händler bietet sich eine solche Lösung in jedem Fall an.