Beitrag von Nadine Achilles – Mitgründerin des Startups Setting.io:
Die Suche nach dem richtigen Büro kann für ein junges Unternehmen eine aufregende Herausforderung sein, aber schnell auch müßig und kompliziert werden.
Wir haben im letzten Jahr den unterschiedlichsten Startups und Unternehmen geholfen ein Büro zu finden und hier einen kurzen Leitfaden zusammengefasst, was man bei der Bürosuche beachten sollte:
Bürosuche – Wo beginnt man?
Der erste Schritt ist, die Kriterien für das gewünschte Büro klar zu definieren. Wenn möglich, schaue dir die Büros von befreundeten Startups genauer an, um ein besseres Gefühl zu bekommen, welche Anforderungen für dein Team gebraucht werden.
Die wichtigsten Kriterien, über die man sich vorab Gedanken machen sollte, sind Bürogröße, Lage und Budget. Weitere Entscheidungsmerkmale können Raumaufteilung, vorhandene Infrastruktur (z.B. Internet oder Möbel) oder die Möglichkeit für den Austausch mit anderen Unternehmen sein.
Um die Suche effizient zu gestalten, stelle sicher, dass sich alle Entscheidungsträger über die Anforderungen einig sind. Damit spart ihr euch enorm viel Zeit und potentielle Enttäuschungen.
Wer sollte bei der Bürosuche involviert sein?
Anzuraten ist, in eurem Team eine Person zu bestimmen, die für die Bürosuche verantwortlich ist und als der Hauptansprechpartner fungiert. Idealerweise hat diese Person die meiste Erfahrung mit Gewerbeimmobilien.
Viele Startups kontaktieren Immobilienmakler um Büroangebote einzuholen. Bei Gewerbeimmobilien – im Gegensatz zu Wohnungsimmobilien – gilt das seit Juni 2015 eingeführte Bestsellerprinzip nicht.
Traditionell wird bei Bürovermittlungen die Maklercourage von dem Vermieter übernommen und ist damit für den Mieter provisionsfrei.
In stark nachgefragten Gegenden kann es aber sein, dass die Vermittlungsprovision von dem Mieter verlangt wird (diese kann bis zu 3 Monatsmieten betragen).
Falls eine Provision nicht im Budget eingeplant ist, ist es anzuraten, vorab bei dem Makler nachzufragen, ob die angebotenen Büroflächen provisionsfrei oder provisionspflichtig sind.
Welche Büro-Optionen gibt es für Startups?
Je nach Anforderungen und gewünschter Flexibilität ergeben sich verschiedene Möglichkeiten.
Diese teilen sich im Grunde auf zwei allgemeine Optionen auf:
1) direkte Miete von Büroflächen
2) Coworking / Business Center / Untermiete.
Bei der ersten Option mietet man die Büroflächen direkt vom Vermieter und ist dadurch an einen meist längerfristigen Vertrag und weitere Auflagen gebunden. Bei der zweiten Option mietet man eine Serviceleistung für Büronutzung, die einen Premiumpreis hat. Auf der anderen Seite erhält man dadurch mehr Flexibilität und die Liste von Verpflichtungen ist um einiges kürzer.
Wir haben die verschiedenen Optionen hier näher zusammengefasst:
Coworking
Coworking Spaces sind oft eine beliebte Wahl unter Startups, da es oft die unkomplizierteste Lösung ist.
Die meisten Coworking Spaces bieten voll ausgestattete Büroflächen, Mitbenutzung von Meetingräumen, die Möglichkeit einer Firmenadresse, etc. Viele bieten auch flexible Vertragslaufzeiten und sind monatlich kündbar. Ein weiterer Vorteil ist die lokale Community und der Austausch mit anderen Startups, die in demselben Coworking Space arbeiten.
Die Kosten werden nach gemieteten Tischen abgerechnet, die Preise richten sich nach der Lage und Ausstattung. Zu beachten ist, bei Coworking Spaces beinhaltet die Miete nicht nur die reine Arbeitsfläche, sondern auch die gesamten Dienstleistungen rund um den Coworking Space.
Untermiete
Startups oder Unternehmen vermieten oft ungebrauchte Flächen in ihren Büros unter, um Kosten zu sparen. Das bietet den Vorteil, dass andere Startups damit Flächen (oft zeitweise) mieten können, ohne dabei die kompletten Verpflichtungen des Hauptmietvertrags zu übernehmen (dazu kommen wir im nächsten Punkt).
Je nach Büro können die Angebote unterschiedlich sein. Manche Startups bieten möblierte Flächen mit vorhandener Infrastruktur an, bei anderen bringt man seine eigenen Möbel mit. Die Preise passen sich je nach Angebot an, sind aber oft preislich günstiger als Coworking Spaces.
Direkte Miete
Wer eine längerfristige Bürolösung sucht, sollte sich nach einer direkten Miete umschauen. Dabei zu beachten ist, Vermieter verlangen oft, abhängig von Größe und anderen möglichen Konditionen, 3-5 Jahre Mindestvertragslänge.
Da der Mietvertrag auf mehrere Jahre läuft und der Vermieter sein Risiko der Zahlungsunfähigkeit über diesen Zeitraum mindern möchte, haben Vermieter oft höhere Bonitätsansprüche an den Mieter bzw. fordern Absicherung durch Kaution oder auch persönliche Haftung.
Daher ist diese Option vor allem für Startups relevant, die über die finanziellen Möglichkeiten verfügen und über diesen Zeitraum planen können und möchten.
Wer plant, in die Büroflächen hineinzuwachsen und zeitweise unterzuvermieten, sollte auf jeden Fall sicher stellen, dass im Mietvertrag das Recht auf Untermiete gegeben ist. Im Fall, dass das Recht auf Untermiete ausgeschlossen ist, kann es schwierig werden, dies nachträglich zu ändern.
Wann soll ich mit der Bürosuche anfangen?
Man sollte den Aufwand, der eine Bürosuche mit sich bringt, nicht unterschätzen. Besonders bei der Option der direkten Miete ist es ratsam, ausreichend Zeit für Bonitätsprüfung, Verhandlungen mit dem Vermieter und möglicherweise auch Renovierungs- oder Umbauzeiten einzuplanen. Hier spielen weitaus mehr Faktoren mit, als wenn man einen Büroplatz in einem Coworking Space oder Gemeinschaftsbüro mietet.
Tipp: Startup Büros auf Setting
Setting ist ein Marktplatz spezialisiert auf Startup Büros. Auf www.setting.io findet man verschiedene Bürooptionen, von Coworking Spaces, Gemeinschaftsbüros bis zu Büroflächen zur direkten Miete.
Wir unterstützen Startups und wachsende Unternehmen bei der Suche, das richtige Büro für ihre Bedürfnisse zu finden. Aktuelle Angbote sind ständig verfügbar.
Autorenprofil:
Nadine Achilles ist Mitgründerin von dem Startup Setting.io und dort als Co-Gründerin zuständig für Marketing & Operations.
Zuvor war Nadine einige Jahre bei eBay in Berlin und London tätig.
Weitere Informationen zur Autorin findest Du unter: https://setting.io
Ich habe ein kleines Start-up und ich will ein eigenes Büro mieten. Vielen Dank für diesen Beitrag bezüglich der Auswahl von passenden Büros. Vielleicht muss ich mir auch Coworking als eine Möglichkeit überlegen.