Beitrag von Paul-Alexander Thies – Geschäftsführer von billomat:
Du willst, was du willst: Dein Business aufbauen.
Für die meisten Startup-Gründer zählt nur, mit der eigenen Geschäftsidee ganz schnell den Absatzmarkt zu erobern und erfolgreich zu sein. Woran kaum einer denkt: Wer sich selbstständig macht, der hat es plötzlich auch mit Buchhaltung, Steuer und Rechnungen schreiben zu tun.
Meist nicht besonders gerne, weil das alles wie fremde Materie erscheint. Und falls doch einmal ein Gründer vor Freude herumhüpft und jubelt, weil sie oder er in Zukunft ganz viel Buchhaltung machen darf, dann ist das kein Ausnahmezustand.
Das ist jemand, der gerade die Steuerberaterprüfung bestanden oder ein Buchhaltungsbüro eröffnet hat oder jemand der Rechnungssoftware entwickelt: Solche Menschen finden Buchhaltung und alles, was dazu gehört, einfach spannend.
Buchhaltung – nicht immer staubig und trocken!
Und zweifelsohne: Die haben recht! Buchhaltung ist spannend. Denn nirgends lernst du so viel über dein Unternehmen wie bei der Pflege deiner Ablage, dem Führen von Tabellen oder Büchern und irgendwo zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Bilanz. Leider ist deine Buchhaltung auch der Ort, an dem du deinem Startup mächtig schaden kannst.
Wer die folgenden 5 Fehler macht, kann seine Firma damit zügig und unnötig vor die Wand fahren.
Keine Ahnung, keine Zeit, kein Interesse:
Wer nichts tut, macht auch nichts falsch? Das ist ein Irrglaube. Als Unternehmer bist du verpflichtet, finanzielle Transaktionen zu dokumentieren, vielleicht sogar Bücher zu führen. Wie das geht, kannst und musst du herausfinden. Unwissenheit schützt nämlich nicht vor Strafen.
Wer also behauptet, das Wort Steuererklärung noch nie gehört zu haben, der lernt bei seinem zuständigen Finanzamt irgendwann die freundlichen Menschen aus der Vollstreckungsstelle kennen. Nützen tut egal welche Ausrede nichts.
Du bist Unternehmer: Es ist dein Job, dich darum zu kümmern, dass deine Finanzen, Bücher und Steuerangelegenheiten in Ordnung sind. Das zu vernachlässigen ist einer der größten Fehler, die du machen kannst.
Zettelwirtschaft:
Scannen und speichern sind das neue Lochen und Abheften. Was bleibt ist, dass es eine sehr simple Routineaufgabe ist, Belege und Eingangsrechnungen zu dokumentieren. Überschaubar, machbar, einfach – wenn man es denn regelmäßig tut.
Warum du wirklich jeden kleinen Kassenbon über eine Betriebsausgabe aufheben und ablegen solltest: Weil Betriebsausgaben sich auf den Gewinn schmälernd auswirken und daher auch bei der Steuer Berücksichtigung finden müssen. Nur gilt halt: keine Buchung und kein Steuernachlass ohne Beleg.
Das Prinzip Schuhkarton macht die Sache nicht leichter, wer erstmal alle Belege in eine Kiste wirft und sich vornimmt, sie zum Jahresende abzuheften, findet sich spätestens im Mai des Folgejahres auf der Suche nach einzelnen Zetteln und verzweifelt an seiner Steuererklärung. Fazit: Brav sein, alles zeitnah abheften bzw. einscannen.
Termine verschwitzen:
Drei Sorten von Terminen sollte ein Gründer niemals verpassen.
Die erste sind Projekt-Deadlines und Kundentermine.
Die zweite: Zahlungsziele auf Eingangsrechnungen. Wer nicht pünktlich seine Schulden zahlt, zahlt drauf in Form von Mahngebühren, bekommt Ärger mit dem Dienstleister oder verzögerten Lieferungen.
Die dritte Terminsache – und für Newbies im Selbstständigen Dasein die erstmal bedrohlichste: Abgabefristen für Steuerangelegenheiten.
Auch da gilt: Wer nicht pünktlich seine Unterlagen beieinander hat, kann Ärger bekommen. Das muss nicht sein, denn es kostet nicht nur Geld sondern auch Zeit und Nerven. Also immer darauf achten, rechtzeitig zum Beispiel deine Umsatzsteuervoranmeldungen ins System einzugeben.
Wer dem Finanzamt obendrein eine Einzugsermächtigung gewährt, bei dem läuft vieles automatisch ohne Reibungsverluste. Auch die sogenannten Dauerfristverlängerungen bekommt nur, wer bisher nicht durch unzuverlässige Datenabgabe aufgefallen ist: also alles immer pünktlich einreichen.
Ach, wird schon stimmen!
Formfehler können dich teuer zu stehen kommen. So gelten für Rechnungen Pflichtangaben. Das sind Angaben, die auf jeder Rechnung vollständig vorhanden sein müssen, andernfalls befindet das Finanzamt, dass es sich nicht um eine formal richtige Rechnung handelt.
Entweder es ist nur der Vorsteuerabzug futsch oder der ganze Beleg gilt nicht als Betriebsausgabe. Nicht lustig. Für dich als Startup-Gründer bedeutet das: Eingangsrechnungen genau prüfen und gegebenenfalls beim Absender eine korrigierte Fassung einfordern, wenn etwas nicht stimmt.
Bei den von Dir versandten Ausgangsrechnungen heißt es: Aufgepasst und am besten gleich von Anfang an auf eine gut ausgearbeitete und an deinen Bedarf angepasste Rechnungsvorlage setzen.
Zu spät Hilfe suchen.
Als Unternehmer musst du dich mit den Finanzen deines Betriebes auseinandersetzen. Du musst dir klar darüber sein, dass Buchhaltung nötig ist und Ordnung in deine Betriebszahlen bringt.
Aber: Du musst nicht alles selber machen. Die bereits erwähnten Steuerberaterinnen, Buchhalter und Buchhaltungssoftware können dich unterstützen. Deren Job ist es, sich mit Steuer, Buchungen, Formalien auszukennen.
Auch wenn es in den ersten Jahren der Selbstständigkeit noch keine großen Gewinne gibt, kann sich die Ausgabe lohnen. Während du in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation alles selbst anlegen musst, hat spezialisierte Software die richtigen Eingabemasken vorbereitet.
Fachleute für Steuer- und Buchhaltung können mehr als nur Finanzamtsformulare ausfüllen. So kannst du zum Beispiel mit einer Steuerberaterin besprechen, ob das neue Firmenfahrzeug besser geleast oder gekauft wird und wann ein guter Zeitpunkt ist, um diese Betriebsausgabe auch zum Steuern sparen einzusetzen.
Wer sich Hilfe erst sucht, wenn schon Fehlentscheidungen getroffen und wichtige Termine beim Finanzamt verpasst sind, für den ist es mehr Aufwand, das selbst angerichtete Chaos wieder zu ordnen.
Wer sich als Gründer um seine Buchhaltung regelmäßig kümmert, schafft die Voraussetzungen dafür, dass das Startup sich entwickeln kann.
Autorenprofil:
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online Buchhaltung für Kleinunternehmer, Startups und KMU.
Während seines Studiums gründete er sein erstes Unternehmen und weiß über die Bedürfnisse und Probleme von Existenzgründern Bescheid. In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
Weitere Informationen zum Autor findest Du direkt unter: http://www.billomat.com
Danke für diesen Beitrag über die 5 Fehler, die ein Start-up vermeiden sollte. Ich möchte mit ein paar Freunden ein Start-up gründen und suche deshalb noch nach Tipps. Ich finde vor allem den Hinweis gut, dass die Finanzen und dahingehend die Buchhaltung sehr wichtig sind!
Ich möchte mein eigenes Unternehmen gründen und deswegen sind solche Beiträge für mich sehr interessant. Vielen Dank für die Erläuterung von den häufigsten Fehlern in der Buchhaltung. Nach Ihrem Rat werde ich besonders aufmerksam auf den Terminen achten.
Vielen Dank für diesen Beitrag über Buchhaltung in Start Ups. Interessant, dass man sich auf keinen Fall zu spät Hilfe holen sollte, wenn man sich selbst nicht gut mit Buchhaltung auskennt. Ich möchte ein Unternehmen gründen und da ich in Buchhaltung nicht sehr bewandert bin, wollte ich mich hier über die üblichen Fehler informieren.