Schnell und problemlos auf alle wichtigen Unterlagen und Dokumente zugreifen zu können, gehört im Unternehmer-Alltag einfach dazu. Damit wird die Idee des papierlosen Büros immer wahrscheinlicher, nicht zuletzt deswegen, weil viele Vorteile in diesem Zusammenhang überzeugen.
Dokumente zu digitalisieren ist dabei mit verhältnismäßig wenig Aufwand verbunden und überzeugt vor allem Startups.
Dokumente digitalisieren geht ganz einfach
Wer sich dazu entschließt, seine Dokumente digitalisieren zu lassen, trifft eine gute Entscheidung.
Denn diese vier einfachen Schritte sind Maßnahmen, die ein enormes Potential für ein Unternehmen bieten:
- das Scannen der ausgewählten Dokumente
- anschließende Analyse der Dokumente
- sowie eine adäquate Speicherung in der individuellen Cloud und
- die ordnungsgemäße Ablage
Auch gehen Akten nicht mehr verloren oder geraten in die Hände von Dritten bzw. Unbefugten. Gerade wenn wichtige Akten oder Dokumente digitalisiert sind, sind sie auch perfekt geschützt und verwahrt.
Was Digitalisierung grundsätzlich bedeutet
Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es im Wesentlichen darum, alle in einem Unternehmen befindlichen Schriftstücke in die elektronische Form zu transferieren. Damit liegen diese alle im gleichen System als Dateien vor.
Nach einer individuellen Indexierung können alle Mitarbeiter ortsunabhängig darauf zugreifen und die Dateien bearbeiten.
Die Vorteile sind vielschichtig
Wer sich als Unternehmer entscheidet, seine Akten zu digitalisieren, kommt in den Genuss zahlreicher Vorteile. Vor allem aber gewährleistet er, dass seine Mitarbeiter und er effizienter arbeiten und wertvolle Zeit einsparen können.
Dank einer Zugriffsverwaltung können in der Folge einzelne Mitarbeiter, die vom Vorgesetzten ausgewählt wurden, verschiedene Rechte erhalten. Diese regeln den Umgang mit Akten. Möglich ist auch, dass einzelne Mitarbeiter die Akten zwar lesen, aber nicht bearbeiten können.
Ein wesentlicher Faktor der Digitalisierung liegt auch in der Ersparnis von Transport- und Lagerkosten. Denn finanzielle Aufwände, um die Unterlagen von Standort zu Standort zu bringen, fallen weg.
Abgesehen davon ist keine innerbetriebliche Lagerung mehr notwendig, was wiederum hilft, Lagervolumen einzusparen. Zudem können bei zentraler Aufbewahrung der digitalisierten Akten, zum Beispiel in einer Cloud, schneller gefunden und genutzt werden. Langwieriges Suchen in Archiven oder anderen Abteilungen fällt für die Mitarbeiter damit weg.
Damit wird die Arbeitseffizienz jedes einzelnen Mitarbeiters gesteigert, was wiederum für die individuellen Arbeitsabläufe im Unternehmen wesentliche Vorteile bringt.
Daten sind sicher und einfacher zu suchen
Akten zu digitalisieren, bringt zudem einen wichtigen Aspekt, den ein analoger Aktenbestand in einem traditionellen Unternehmen nicht bieten kann.
Gemeint ist die Indexierung der einzelnen Dokumente, die letztendlich eine umfassende Suche gewährleistet. Damit können die Akten wesentlich rascher und effizienter gefunden werden.
Das Risiko, dass mehrere Kopien von Dokumenten erstellt werden, wie es bei analogen oft der Fall war, fällt beim Modell der Digitalisierung komplett weg.
Dadurch kann in gerade in jungen Unternehmen vom Start weg eine saubere und stringente Aktenstruktur aufgebaut werden, in der sich jeder gut zurecht findet.
Nicht zuletzt kann ein Unternehmer auch verhindern, dass Akten oder wichtige Unterlagen verloren gehen. Das ist bei der Nutzung analoger Daten sehr wohl ein Problem, das mit der Digitalisierung ganz einfach abgeschafft werden kann.
Vielmehr lagern alle wichtigen Unterlagen in einem gut strukturierten und sicheren System, das außerdem komplett unabhängig vom Standort betrieben werden kann.