Wenn Kunden eine Rechnung nicht begleichen, ist das immer ärgerlich. Nicht nur für große oder mittelständische Unternehmen, auch Startups leiden unter Außenständen. Vor allem Kleinstunternehmen können dabei in Schwierigkeiten geraten. Nicht selten entwickeln sich sogar Probleme hinsichtlich der Liquidität.
Es ist daher essentiell, sofort zu reagieren, um schlimme Szenarien zu vermeiden.
Was ist wichtig, wenn Kunden Rechnungen nicht begleichen?
Zunächst ist es ratsam, bereits vor dem Geschäftsabschluss ein paar Prüfungen vorzunehmen. Vor allem bei Großbestellungen sollten Startups potenzielle Geschäftspartner oder Kunden kontrollieren. Das gelingt mit Bonitätsprüfungen bei der SCHUFA oder anderen Wirtschaftsauskunftsunternehmen. Ist die Bonität schlecht, ist von Geschäftsabschlüssen abzusehen.
Wer allerdings den Kunden oder Geschäftspartnern eine Chance geben möchte und dennoch enttäuscht wird, kann immer noch ein Inkassounternehmen beauftragen.
Damit das möglich ist, gilt es jedoch Fälligkeiten und somit Fristen zu beachten.
Bei Kunden ist auf Rechnungen immer ein Fälligkeitstermin zu hinterlassen. Hierfür ist mit Folgen bei Verzug zu informieren, die im §286 Abs. 3 BGB hinterlegt sind. Bei Geschäftspartnern ist ein Hinweis in dieser Form nicht nötig. Das Gesetz sieht nach Ablauf von 30 Tagen automatisch einen Verzug vor. Kommt der Geschäftspartner oder Kunde seiner Zahlung nicht nach, tritt mit Ablauf der festgelegten Frist ein Verzug ein. Es können zusätzliche Verzugszinsen entstehen.
Was sind Verzugszinsen?
Bei verspäteter Zahlung haben Startups und andere Unternehmen das Recht, Zinsen in Höhe von 5 Prozent über dem Basiszinssatz von Kunden zu verlangen. Dieser Punkt ist in § 288 Abs. 1 BGB festgehalten. Bei Geschäftspartnern kann sogar ein Satz von 9 Prozent über dem Basiszinssatz verlangt werden.
Es ist jedoch wichtig, frühzeitig eine Mahnung zu veranlassen.
Bereits fünf Tage vor dem Fälligkeitstermin ist eine freundliche Erinnerung an den Schuldner üblich. Der Versand kann auf dem Postweg oder per E-Mail erfolgen. Einige Schuldner berufen sich darauf, dass ihnen keine Rechnung vorliegt. Diese kann der Erinnerung nochmals beigefügt werden. Empfehlenswert ist ebenso der Hinweis, dass nach Ablauf von weiteren 10 Tagen ohne Begleichung der Rechnung eine Mahnung mit Fristsetzung folgt. Bei Nichtbezahlung ist das Inkassounternehmen zu unterrichten.
Wann sollte ich ein Inkassounternehmen beauftragen?
Es ist immer sinnvoll, einen Inkassodienstleister in Anspruch zu nehmen, wenn die Rechtslage nicht klar ist oder der Gründer nicht weiter weiß. Das Unternehmen übernimmt bei Bedarf schließlich weitere rechtliche Schritte. Diese können sogar bis zum gerichtlichen Mahnverfahren reichen. Da das Startup die Arbeit jedoch outgesourct hat, muss es sich um diese Aufgaben nicht mehr kümmern und kann sich dem Tagesgeschäft widmen.
Wie lange dauert es, bis meine Forderungen erfüllt sind?
Die Dauer eines Inkassoverfahrens lässt sich nicht beeinflussen. Daher kann an dieser Stelle auch keine Angabe über Länge von Mahn- oder Gerichtsverfahren gemacht werden.
Es hängen eine Menge Faktoren wie Fristen und Einsicht des Schuldners ab. Je schneller ein Schuldner reagiert und Zahlungen vornimmt, desto schneller kann die Forderung natürlich eingestellt werden. Zudem kann das Inkassounternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, die zur zeitigen Abwicklung des Verfahrens führen können. Dazu ist es mitunter wichtig, sich mit dem Inkasso zusammenzuschließen, um gemeinsam sinnvolle Wege und Optionen abzuklären.
Wie erfolgreich kann das Inkassounternehmen meine Forderung umsetzen?
Kein Inkassounternehmen kann Erfolge garantieren – hier spielen verschiedene Punkte eine wichtige Rolle.
Demnach kommt es darauf an, wie schnell der Schuldner reagiert und eine Zahlungsregulierung vornimmt. Wichtig ist außerdem, nicht zu viel Zeit verstreichen zu lassen, sondern nach Zahlungsverzug direkt mit einem Inkassounternehmen zusammenzuarbeiten. Neben erfolgreichen Abwicklungen ist es nicht selten, dass Forderungen uneinbringlich sind. Das ist immer dann der Fall, wenn Schuldner nicht zahlungsfähig sind und keine Maßnahmen erfolgreich verlaufen. Das bedeutet, dass sowohl außergerichtliche und gerichtliche Verfahren nicht zum gewünschten Ziel führen.
Mit welchen Kosten ist zu rechnen?
Beauftragt man ein Inkassounternehmen, entstehen Inkassogebühren. Diese lassen sich teilweise auf die Schuldnerrechnung umlegen. Die Höhe der Gebühren richtet sich nach dem Gegenstandswert und sind in § 4 Abs. 5 RDGEG (Einführungsgesetz zum Rechtsdienstleistungsgesetz) geregelt.
Je nachdem, wie langwierig und schwierig das Verfahren ist, können Zusatzkosten entstehen. Diese können ebenfalls auf die offene Rechnung aufgeschlagen werden und sind vom Schuldner zu übernehmen.
Tipp: Die Gebühren von Inkassounternehmen müssen Schuldner jedoch nur dann übernehmen, wenn es sich um ein registriertes Inkassounternehmen handelt. Hier ist bei der Wahl also unbedingt auf seriöse Unternehmen zu achten.
Wie kann ich in Zukunft solche Problemfälle vermeiden?
Wenn Kunden oder Geschäftspartner ihre Rechnungen nicht bezahlen, ist das für jedes Unternehmen schädlich. Es kann in finanzielle Engpässe geraten und somit neue Projekte oder Produkte nicht finanzieren. In extremen Fällen sind sogar Gehälter der Angestellten betroffen.
Damit das nicht passiert, ist es maßgeblich, sich immer Informationen von Kunden vor Käufen einzuholen. Diese Aufgabe ist zwar mit gewissen Mehraufwand verbunden, lohnt sich aber.
Somit können Startups abschätzen, ob ein Geschäft lohnenswert ist. Es kann auch sinnvoll sein, ein spezielles Forderungsmanagement zu bilden und Mitarbeiter mit den Aufgaben zu betrauen. Je mehr der Fokus auf die Einnahmen und Ausgaben gerichtet ist, desto eher lassen sich Schwierigkeiten und Probleme frühzeitig erkennen und vermeiden.