Viele Unternehmen halten ihren Vertragsprozess für äußerst langwierig und umständlich. Immerhin wünscht sich jeder Unternehmer, Kundenverträge schnell über die Bühne zu bringen. Doch es gibt eine Möglichkeit, wie sich genau dieses Ziel erreichen lässt. Digitale Unterschriften funktionieren deutlich schneller und sind obendrein noch sehr kostengünstig. In diesem Artikel möchten wir sechs Vorteile auflisten.
Die Revolution im Vertragswesen
Der Begriff „digitale Signatur“ dürfte mittlerweile jedem bekannt sein. Es geht also darum, Unterschriften auf elektronischem Wege einzufordern und zu leisten. Durch diese Vorgehensweise lässt sich jede Menge Zeit einsparen.
Es können eine Vielzahl von Dokumenten und Verträgen elektronisch unterzeichnet und daraufhin unmittelbar weiter verarbeitet werden. Damit geschieht dieser Prozess in Echtzeit und ist obendrein noch sehr kostengünstig.
Die Vorteile der elektronischen Unterschrift
- Die Unterschrift kann in Echtzeit geleistet werden
- Umständliche Zwischenschritte, wie das Einscannen, sind nicht nötig
- Die signierten Dokumente sind digital sofort abrufbar
- Der Signaturprozess ist zeit- und ortsunabhängig durchführbar
- Es entfallen Laufwege und Portokosten
- Und es wird jede Menge Papier eingespart
Damit sind die elektronischen Signaturen ebenso umweltfreundlich und belasten den Geldbeutel weniger stark. Es lohnt sich also für Unternehmen und Vertragsnehmer, eine digitale Unterschrift zu erstellen und auf elektronischem Wege zu versenden.
Deutliche Zeitersparnis und weniger Arbeit
Wer heute noch Dokumente per Hand unterschreiben möchte, muss viele kleine, zeitfressende Abläufe tätigen. Nach dem Erhalt eines Dokuments oder Vertrages per E-Mail muss dieses erst einmal ausgedruckt werden. Im Anschluss erst lässt sich die Unterschrift leisten. Nun muss das unterschriebene Papier wieder eingescannt und zurückgesandt werden. Die gleichen Aufgaben muss ebenfalls der zweite Vertragspartner tätigen. Während dieses Prozesses geht viel Zeit verloren, die mit Warten vergeudet wird.
Schneller, komfortabler, umweltfreundlicher
Mit der digitalen Signatur hingegen läuft der Prozess deutlich effizienter und günstiger ab. Hier wird das Dokument auf elektronischen Wege versandt und nach dem Erhalt, lässt sich direkt die Unterschrift tätigen. Ein Ausdrucken und einscannen ist hier nicht mehr notwendig. Und darüber hinaus kann das Papier direkt weiterverarbeitet werden. Mit Yousign lässt sich eben diese digitale Unterschrift erstellen und einfordern. Für innovative Unternehmen genau das Richtige.
Wie ist die rechtliche Lage in Deutschland?
Seit dem Jahr 2014 ist in allen 28 Mitgliedstaaten der Europäischen Union eine Verordnung in Kraft, die den Namen „eIDAS“ trägt. Sie definiert und regelt die Nutzung und rechtliche Grundlage für digitale Unterschriften. So dürfen sie verwendet werden, wenn es um Verträge die Immobilien, Versicherungen oder Banken betreffen. Handelsabkommen, Kostenvoranschläge sowie Miet- und Arbeitsverträge können also mit Tools wie Yousign gültig unterzeichnet werden, wodurch die Vereinbarungen bindend sind.
In Deutschland wurde diese Verordnung sogar in das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) mit aufgenommen. In den Paragraphen § 125 und § 126 kann dies nachgelesen werden. Somit können Unternehmen beruhigt und sicher die elektronische Unterschrift für ihre tägliche Arbeit verwenden und von den Vorteilen in allen Abteilungen profitieren.
Einzig und allein notarielle Beglaubigungen, wie Eheverträge oder eidesstattliche Versicherung verlangen eine physische Anwesenheit und somit eine Signatur mit Stift und Papier.