Um ein Unternehmen zu gründen und es zu einem Erfolg zu machen, reicht es leider nicht aus, nur eine gute Geschäftsidee zu haben. Die professionelle Umsetzung ist die eigentliche Herausforderung, der sich alle Gründer stellen müssen. Der Teufel liegt auch hier, wie so oft, im Detail.
Zu einer der zahlreichen Fragen, die nach Antworten verlangen, gehört die Entscheidung darüber, welches Kassensystem angeschafft werden soll. Es muss nicht nur den vielfältigen gesetzlichen Vorgaben genügen, sondern auch im täglichen Einsatz einfach zu bedienen und kompatibel zu deinem Buchhaltungssystem sein.
Gesetzliche Vorgaben müssen erfüllt werden
Grundvoraussetzung für ein Kassensystem ist die Gesetzeskonformität. Zum 01.01.2020 ist eine Neufassung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft getreten. In der aktuellen Version verlangt das Gesetz, dass Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ausgestattet sein müssen.
Diese Sicherheitseinrichtung speichert alle Kassentransaktionen auf einem internen Speicher. Nach der Speicherung des Vorgangs sendet das System einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code erscheint zusammen mit den weiteren Angaben auf dem ausgedruckten Kassenzettel oder Verkaufsbeleg. All diese Daten werden dann in einem nicht manipulierbaren Protokoll festgehalten, das dem Finanzamt übergeben wird.
Bon ausdrucken oder elektronisch versenden
Schon seit Januar des Jahres 2020 sind Händler verpflichtet, einen Beleg für alle getätigten Verkäufe auszudrucken. Alternativ kann der Beleg dem Kunden auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Ob der Kunde den Beleg annimmt oder nicht, bleibt ihm in Deutschland, im Gegensatz zu einigen anderen europäischen Ländern, selbst überlassen.
Im Rahmen der Neufassung des KassenSichV müssen die Belege jedoch nun, zusätzlich zu den bereits zuvor verlangten Angaben, auch die Seriennummer der Kasse bzw. der TSE sowie einen Prüfcode und die Signatur der Transaktion enthalten.
Auch die Konformität bezüglich der GOBD und der DSGVO ist für ein Kassensystem von besonderer Bedeutung. Bei diesen beiden Verordnungen geht es um die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von geschäftlichen Büchern, Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form über den Zeitraum der steuerlichen Prüfung hinaus.
Mobile Geschäfte benötigen mobile Lösungen
Unabhängig von den gesetzlichen Vorschriften geht es bei der Frage, welches Kassensystem am besten zu deinem Unternehmen passt, aber auch darum zu überprüfen, welche der zahlreichen Alternativen optimal in den Arbeitsalltag integriert werden kann.
Insbesondere wenn du deine Produkte nicht stationär, sondern mobil an unterschiedlichen Orten anbietest, sind Lösungen gefragt, die ebenso mobil sind wie dein Foodtruck, dein Marktstand oder dein Eiswagen. Kassenapps wie autemio wurden speziell für die mobile Anwendung entwickelt. Sie funktionieren deshalb auch überall dort, wo es kein Internet gibt.
Selbstverständlich kann autemio branchenunabhängig auch im stationären Handel oder im Dienstleistungssektor an festen Standorten eingesetzt werden. Da der Bon-Drucker mit einem speziellen Akku ausgestattet ist, kannst du der Bon-Pflicht an jedem beliebigen Ort nachkommen.
Ist Strom vorhanden, wie beispielsweise in einem Foodtruck, gibt es auch eine Variante mit Netzanschluss.
Ebenso wichtig ist, dass du stets Zugriff auf deine Daten hast und dass diese jederzeit gesichert werden. Anbieter wie autemio greifen hier auf Cloud-Lösungen zurück.
Intuitive Bedienung erleichtert den Arbeitsalltag
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Auswahl einer geeigneten Kassenapp ist die unkomplizierte Handhabung. Eine App muss intuitiv bedienbar und ohne eine langwierige Einarbeitung von Mitarbeitenden einsetzbar sein. Gerade junge Unternehmen können in der ersten Zeit nach der Gründung in der Regel noch nicht auf eine feste Stammbelegschaft zurückgreifen, die mit allen Tätigkeiten vertraut ist. Insbesondere wenn du oft mit Aushilfen arbeitest, spielt die einfache Bedienung und ein Trainingsmodus eine wesentliche Rolle.
Um zu klären, ob eine App deinen Bedürfnissen und Wünschen gerecht wird, ist es von Vorteil, wenn du sie zunächst einmal kostenlos testen kannst. So hast du die Möglichkeit, ein System auf seine Praxistauglichkeit zu überprüfen und dich mit den vielfältigen Funktionen, die das mobile Kassieren mit Apps wie autemio bietet, vertraut zu machen.
Zu diesen Funktionen zählt unter anderem die Erfassung von
- Preiskorrekturen im Bon
- Bon-Stornos
- Barzahlungen
- Kartenzahlungen
- Bedienerwechseln
Kosten im Blick behalten
Nicht zuletzt geht es natürlich immer auch um die Kosten, die der Einsatz einer Kassenapp verursacht. Insbesondere in jungen Unternehmen gehören knappe Budgets und stetige Veränderungen zum Alltag. Aus diesem Grund gehören eine faire Preisgestaltung und flexible Vertragsbedingungen zu den Dingen, auf die du bei der Entscheidung für eine Kassenapp unbedingt achten solltest. Lange Kündigungsfristen und intransparente, komplizierte Abrechnungsmodelle sind gerade für Startups und kleinere Unternehmen ein echtes No-Go. Auch in diesem Punkt können autemio und einige andere Anbieter punkten. Deshalb, einfach mal ausprobieren.