Im stressigen Arbeitsalltag gehen bestimmte Aufgaben oft mal unter oder werden nebenher erledigt. Diese könnten allerdings oft mehr Engagement vertragen, was gleichzeitig mit den bestehenden Kapazitäten oft nicht zu erreichen ist.
Wenn bestimmte Bereiche wie das Büro und der Service allerdings nicht optimal laufen, schlägt sich dies beim potenziellen Kunden nieder. Damit du das Bestandspersonal entlastest und die Kunden dennoch gleichzeitig zufriedenstellst, kann ein Sekretariatsservice die Lösung sein – wir zeigen nachfolgend, wieso.
Was macht ein Sekretariatsservice?
Im typischen Arbeitsalltag wird die meiste Arbeit im Backoffice erledigt.
Das kann die Kosten statistisch gesehen um bis zu 25 Prozent erhöhen und das alles ohne das Kerngeschäft. Ein Sekretariatsservice entlastet die Mitarbeiter durch Auslagerung bestimmter Dienstleistungen im Büro.
Im Bereich der Sekretariatsarbeit umfasst dies das Versenden von E-Mails, das Verwalten von Info-Mail-Postfächern oder Recherchen und Tabellenkalkulationen.
Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oder inhabergeführten Betrieben ist es üblich, dass selten mehr als 2 oder 3 Büroangestellte beschäftigt werden. Um nicht noch mehr Stellen auf der Gehaltsabrechnung zu haben, aber gleichzeitig die eingesetzten Mitarbeiter zu entlasten, damit sie sich wieder mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, bieten spezialisierte Dienstleister die Übernahme zeitintensiver Aufgaben.
Diese können sein:
- Briefversand: Damit sind gemeint Dialogpost, Infobriefe usw.
- Diktate: Hier kommt es vor allem in Kanzleien auf zeitnahes Bearbeiten an.
- Dokumentenerstellung: Neue Briefköpfe oder Präsentation gewünscht? Für einen Sekretariatsservice kein Problem.
- Email-Bearbeitung: Oft bleiben allgemeine Info-Postfächer unbeachtet. Nicht mit einem Sekretariatsservice. Wenn hier eine Mail eingeht, wird diese direkt bearbeitet.
- Recherchen: Marktrecherchen oder Weiterbildungen können eine große Rolle spielen, sind aber zusätzliche Arbeit und bleiben deshalb oft liegen. Diese Aufgaben sind innerhalb kürzester Zeit durch Externe auszuführen.
- Kalkulationen: Du hast Zahlen, die nach einem bestimmten Schema aufbereitet werden müssen, aber das muss schnell sein? Auch dabei kann ein Sekretariatsservice zeitnah unterstützen. Diese Kalkulationen fließen dann direkt in Ihre Präsentationen oder Berichte ein und können als Entscheidungsgrundlage der nächsten Investitionen dienen.
- Texterstellung: Es ist nicht nur die Dokumentenvorlage, sondern auch der Text dazu? Kein Problem: Ein Sekretariatsservice erstellt passgenaue Texte für Flyer, Broschüren und Webseiten.
Auch weitere Lösungen können stets auf Anfrage bearbeitet werden und entlasten dein Bestandspersonal zusätzlich. Deshalb gilt: Bei Fragen fragen. Dein Personal kann dir sicherlich direkt bestimmte Tätigkeiten aufzeigen, die sonst stets liegen bleiben. Binde diese also gerne beim Outsourcing ein.
Sekretariatsservice: Was sind die Vorteile?
Warum ein solcher Service relevant ist, sollte immer individuell bedacht werden. Vor allem unter dem Gesichtspunkt einer Zeit- und Kostenersparnis für das Unternehmen.
Die wichtigsten Vorteile haben wir im Folgenden zusammengestellt:
- Du sparst potenzielle Verwaltungskosten wie Gehälter und Löhne. Bei einem Sekretariatsservice zahlt man am Ende nur das, was auch tatsächlich an Arbeit angefallen ist.
- Bei externen Dienstleistern brauchst Du keinen Urlaub oder krankheitsbedingte Ausfälle zu befürchten. Dieser stellt nämlich sicher, dass ein fortlaufend gleichbleibender Service gewährleistet wird.
- Mache die Ausgaben steuerlich geltend: Ein Sekretariatsservice läuft im Finanzamt unter Auslagen für externe Bürodienstleistungen und kann unter „Betriebsausgaben“ angeführt werden.
- Du schaffst Raum für dein tatsächliches Kerngeschäft.
- Du sicherst dir Flexibilität: Je nach Unternehmenslage kann ein Sekretariatsservice auch einfach und schnell wieder gekündigt oder pausiert werden.
Fazit
Wenn Du also mehr Zeit für das Kerngeschäft schaffen möchtest, du aber die Kosten flexibel und transparent halten willst, bist du mit einem Sekretariatsservice an der richtigen Adresse.
Wenn dieser an sich nicht reicht, kannst Du auch einen umfassenden Telefonservice auslagern und so sogar eine breitere telefonische Erreichbarkeit, Support und viele weitere To-dos abgeben.