Immer mehr Unternehmen fokussieren sich darauf Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, um weitere Effizienz in das Unternehmen zu bringen. Denn Aufgaben, welche immer wiederkehrende Tätigkeiten aufweisen oder von künstlicher Intelligenz durchgeführt werden können, kosten wertvolle Arbeitskraft.
Die Top Arbeitnehmer können sich auf ihre eigentlichen Kernaufgaben fokussieren. Sie haben mehr Zeit für Fort- und Weiterbildungen und können so das Wachstum im Unternehmen beschleunigen.
Gerade monotone Aufgaben sorgen für Müdigkeit und Frust bei vielen Arbeitnehmern. Nicht selten führt dies zu schlechteren Leistungen und Fehlern. KI arbeitet nahezu fehlerfrei. Neue Aufgaben motivieren die Mitarbeiter und bringen sie zu neuen Höchstleistungen.
Während heute Aufgaben mit bekannter Software digitalisiert wird, ändert sich dies wohl in naher Zukunft. Die Blockchain kommt immer weiter auf den breiten Markt und kann alles revolutionieren. Die Vorteile liegen in der dezentralen Technologie und können neben Automatisierungen von Prozessen viele automatisierte Prozesse noch sichere gestalten.
Darunter z. B. das komplette Zahlungssystem oder die Vertragsverhandlungen in Form von Smart Contracts.
Welche Prozesse eignen sich zum Automatisieren
Nahezu alles kann mittlerweile automatisiert werden. Einige Prozesse können von künstlicher Intelligenz vollständig übernommen werden, andere übernehmen lediglich eine unterstützende Aufgabe
Die automatisierte Vertragsprüfung
Die meisten Standardverträge sind inhaltlich immer wieder identisch und basieren auf Vorlagen, wo lediglich spezifische Klauseln ausgetauscht werden. Angebote oder auch NDAs enthalten sich immer wiederholende Klauseln.
Eine Software für automatisierte Vertragsprüfung kann diesen Bereich vollständig übernehmen. Diese kann dabei nicht nur bestehende Verträge prüfen und neue Erstellen, sondern auch bestimmte Klauseln auf Fehler überprüfen und diese automatisiert umformulieren.
Nach einer Überprüfung, welche schnell stattgefunden hat, erscheinen Hinweise zu möglichen Komplikationen und Empfehlungen zu Umformulierungen.
Den Vertrieb automatisieren
Der bekannteste Weg, um den Vertrieb zu automatisieren ist das CRM-System. Hierüber werden zentral alle Kundeninformationen erfasst und gespeichert. Mit Hilfe von Tasks können zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Mitarbeiter können binnen Sekunden sämtliche Informationen eines Kunden finden.
Weiterhin können Berichte und Dokumente nach individuellen Vorgaben selbstständig erstellt werden. Ein einmaliges Anlegen eines Templates und schon können diverse Berichte und Dokumente maßgeschneidert auf einen Kunden erstellt werden.
Dadurch kann auch ein ewig langer Copy Paste Prozess entfallen. Beispielsweise, wenn Mail Adressen von Websites oder Kontaktdaten aus Social Media Plattformen zusammengetragen werden müssen. Mithilfe einer Schnittstelle kann dir das CRM-System diese automatisch herunterladen und in das System implementieren.
Doch nicht nur dein Vertrieb profitiert von diesem System. Nahezu jede Abteilung erlangt dadurch Vorteile. Gerade der Support ist eine Abteilung, welcher massiv davon profitieren kann.
Sicherlich hast du schon einmal auf einer Website einen Chatbot gesehen, welche dir die gängigsten Fragen beantworten kann. Solch einer kann mit Hilfe eines CRM-Systems implementiert werden. Dadurch hat der Support Zeit für die wichtigen Fälle und kann die bestehenden Kunden besser betreuen.
Was du vor der Umstellung der Prozesse beachten solltest
Das Automatisieren von Prozessen ist ein großer Eingriff in das ganze Unternehmen. Solch ein Vorgang kann und sollte nicht von heute auf Morgen absolviert werden.
Zuerst einmal ist das Erstellen einer IST-Analyse essenziell. Hierbei wird geschaut, wie der aktuelle Stand ist und wie die Prozesse momentan ablaufen. Workflows werden dokumentiert und analysiert. Nur, wenn dieser Schritt für Schritt bekannt ist, kann die Software genau darauf angepasst werden.
Erst, wenn all diese Schritte bekannt und ein Muster erstellt wurde, was die neue Software können muss, kann sich auf die Suche danach begeben werden. Je nach Unternehmensgröße bietet sich z. B. ein CRM-System, wie Salesforce oder Hub Spot an.
Gehört dein Unternehmen jedoch zu den größten der Welt kann sich ein Blick Richtung ServiceNow lohnen, welche eine IST-Analyse erstellen des Unternehmens und eine Software entwickeln mit Automatisierungen, welche zu 100 % auf dein Unternehmen abgestimmt ist.