Jeder macht Fehler, aber wenn ein Fehler von der Personalabteilung gemacht wird, kann dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben – was sich auf die Unternehmenskultur, die Moral und / oder die gesetzliche Haftung auswirkt.
Deshalb ist es wichtig, proaktiv zu sein, wenn es um Personalwesen geht und Probleme zu finden und zu beheben, bevor sie das Unternehmen Zeit, Energie und Geld kosten.
Klare Richtlinien
Obwohl dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gelten Mitarbeiterhandbücher als „Best Practice“, um wichtige Informationen (wie Gesundheitsleistungen, Verhalten am Arbeitsplatz und Social-Media-Richtlinien) beständig unter allen Arbeitnehmern zu verbreiten.
Im Idealfall sollten Mitarbeiterhandbücher alle ein oder zwei Jahre aktualisiert werden. Zusätzlich zu den Compliance-Änderungen möchtest du sicherstellen, dass alle aktuellen „Dos und Don’ts“ schriftlich zur Verfügung gestellt werden. Wenn Probleme auftreten, kannst du bestimmte Beispiele in ein aktualisiertes Handbuch integrieren.
Es ist auch eine gute Idee, dass alle Mitarbeiter eine Erklärung unterschreiben, dass sie eine Kopie des Handbuchs erhalten haben und die aufgeführten Richtlinien einhalten. Das Handbuch legt die Unternehmenspolitik fest, die fair und und zu gleichen Teilen auf alle Mitarbeiter und Eigentümer des Unternehmens angewendet werden sollte, vom Auszubildenden bis hin zum Projektmanagement Master.
Ein offenes Ohr
Die Technologie hat es einfach gemacht, viel Arbeit zu automatisieren, aber vergiss niemals das H in HR („Human Ressources“). Niemand will wie eine eine Nummer oder eine bloße Ressource behandelt werden.
Diesbezüglich ist es oftmals hilfreich, sich HR bzw. Personalmanagement wie einen Kundenservice vorzustellen, in dem deine Kunden Manager und Mitarbeiter sind, die für dich arbeiten und du eine Arbeitgebermarke zu pflegen hast. HR ist eine Kunst und eine Wissenschaft für sich.
Doch vieles davon ist einfach nur korrekte Zwischenmenschlichkeit. Gehe umher. Sprich mit deinen Mitarbeitern. Pflege eine Politik der offenen Tür.
Lückenlose und zeitnahe Dokumentation
Die Dokumentation von allem ist ein wichtiges HR-Mantra. Um die Effizienz aufrechtzuerhalten und sich vor einem gegnerischen Anwalt zu schützen, ist eine sorgfältige Aufzeichnung unerlässlich.
Beachte dabei, dass deine Dokumente, insbesondere E-Mails, vom Anwalt des Mitarbeiters auch gegen dich verwendet werden können, um diskriminierende Absichten zu zeigen. Wenn ein Verstoß gegen das Mitarbeiterhandbuch auftritt, stelle stets sicher, dass dieser ordnungsgemäß dokumentiert ist.
Du solltest niemals eine Dokumentation nachträglich und aus einer Verlegenheit heraus erstellen, um beispielsweise eine Mitarbeiterkündigung zu erklären.
Aus Compliance- und Effizienzgründen ist es wichtig, eine sichere und genaue Aufzeichnung der Mitarbeiterinformationen und des Arbeitsverlaufs zu führen – so zeitnah wie möglich!
Führe sorgfältige Aufzeichnungen über Urlaubs- und Krankmeldungsformulare sowie bezüglich der Leistung der Mitarbeiter. Und diskutiere selbstverständlich niemals die persönlichen Daten von Mitarbeitern mit unbefugten Dritten.
Fordern und fördern
Selbst viele HR-Profis vernachlässigen ihre Rolle im Onboarding- und Trainingsprozess.
Infolgedessen werden das Engagement, die Produktivität und die Bindung der Mitarbeiter darunter leiden. Es ist wichtig, eine effektive, langfristige Beziehung zum Mitarbeiter durch einen strategisch gestalteten Onboarding- und Schulungsprozess zu fördern.
Jeder neue Mitarbeiter sollte von Anfang an auf Erfolg eingestellt sein. Dein Onboarding-Prozess sollte neue Mitarbeiter nicht nur über den Job, sondern auch über die Unternehmenskultur unterrichten und wie sie dazu beitragen und darin gedeihen können. Spare nicht an diesem kritischen ersten Schritt!
Die Schulung und Unterstützung, die du vom ersten Tag an anbietest, kann den Ton für die gesamte Zeit des Mitarbeiters in deinem Unternehmen angeben.
Im Rahmen des kontinuierlichen Feedbacks zur Leistung kannst du Mitarbeitern helfen, Bereiche für das berufliche Wachstum zu identifizieren, z. B. die Notwendigkeit, neue Fähigkeiten zu erlernen.
Die Qualifizierung deiner Mitarbeiter ist heute besonders wichtig, da die Technologie unsere Arbeitsweise immer rascher verändert. Wenn Menschen sich weiterbilden, erwerben sie neue Fähigkeiten und Kompetenzen, wenn sich die Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Mache es zu deiner Priorität, in die berufliche Entwicklung deiner Mitarbeiter zu investieren.