Wie lange alle Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten, lässt sich heute digital erfassen.
Auf die Minute genau und sehr einfach zu handhaben sind elektronische Systeme zur Arbeitszeiterfassung, die für größere Unternehmen bereits Pflicht sind. Der Umstieg kann sich aber auch für kleinere Betriebe lohnen.
Genaue Erfassung von Arbeitszeiten
Statt Stunden auf Papier oder in Excel-Tabellen manuell zu speichern, geht es mit digitalen Zeiterfassungssystemen wie etwa timr oder von einem anderen Anbieter deutlich leichter. Damit behalten Arbeitgeber, aber auch Arbeitnehmer, immer den Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten, auch Überstunden oder Minusstunden lassen sich auf einen Blick erkennen.
Die Lohnbuchhaltung kann mit diesen Daten leichter die Lohnabrechnung erstellen, da jede Minute Arbeitszeit genau festgehalten wird.
Funktionsumfang
Das Praktische an vielen Zeiterfassungssystemen ist, dass sie von verschiedenen Geräten und Orten aus aufrufbar sind.
Ob im Unternehmen, mobil unterwegs oder im Homeoffice – dank flexibler Zugänge ist die Erfassung von überall aus möglich. Etwa vom Computer oder von einem mobilen Gerät wie Tablet oder Smartphone. Durch die Speicherung in einer zentralen Cloud, automatische Backups und eine verschlüsselte Datenübertragung bleiben die erfassten Daten jederzeit sicher und vor Fremdzugriff geschützt.
Arbeitgeber sowie Führungskräfte behalten stets den Überblick, welche ihrer Mitarbeiter gerade arbeiten, im Urlaub oder krank sind – das macht die Personalplanung noch effektiver.
Das bieten Zeiterfassungssysteme noch
Softwareprogramme zur Arbeitszeiterfassung dienen nicht nur der Dokumentation und Auswertung der täglichen Arbeitszeit, sondern erfüllen häufig noch weitere Aufgaben.
So zum Beispiel folgende:
- Urlaubsverwaltung: Die Urlaubsplanung lässt sich dank Zeiterfassungssystem übersichtlich gestalten. So ist immer klar, wer gerade im Urlaub ist, wer wann welche Urlaubstage nimmt und wie in dieser Zeit die Personalplanung aussehen muss.
- Projektzeiterfassung: Neben der regulären Arbeitszeiterfassung lassen sich Zeiterfassungssysteme auch zur Erfassung von Projektzeiten nutzen. Perfekt für die Erstellung von Kundenrechnungen.
- Fahrtenbuch: Für alle Mitarbeiter, die mit dem Auto im Außendienst unterwegs sind, dient die Zeiterfassung zudem als einfache Möglichkeit für das Anlegen eines Fahrtenbuchs. Darüber lässt sich der gesamte Fuhrpark überwachen und ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch ohne manuelle Adresseingaben erstellen.
Für viele Unternehmen Pflicht
Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die Arbeitszeiten künftig elektronisch zu erfassen sind.
Das gilt für alle Unternehmen mit einer Mitarbeiteranzahl von mehr als 10 Mitarbeitern. Kleinere Betriebe können ein Erfassungssystem jedoch auch freiwillig nutzen. Festgelegt wurde, dass der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters exakt zu erfassen und elektronisch aufzuzeichnen sind.
Die Aufzeichnung kann dabei vom Arbeitgeber oder durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen. Die Dokumentation auf Papier soll künftig nur noch in Ausnahmefällen zulässig sein.
Für eine bessere Work-Life-Balance
Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten einhalten und regelmäßig Pausen einlegen, sorgt das auch dafür, dass die Gefahr der Überarbeitung sinkt. Mitarbeiter, die aus Pflichtbewusstsein viel zu viel arbeiten, aber auch Mitarbeiter, die bei der Arbeitszeit gerne schummeln, gehören damit der Vergangenheit an.
Mit einem System, das die geleistete Arbeitszeit genau erfasst, gehen Unternehmen in Sachen Arbeitssicherheit, Arbeitszeitschutz und Gesundheitsvorsorge in die richtige Richtung. Moderne Unternehmen planen zusätzlich Gesundheitsvorsorgemaßnahmen wie etwa den Besuch im hauseigenen Fitnessstudio, einen kurzen Mittagsschlaf oder andere Formen der Auszeiten fest in den Arbeitstag mit ein, geben Zuschüsse zu Gesundheitsvorsorgeleistungen und andere Anreize, um die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter langfristig zu erhalten.
Arbeitnehmer, die zwar bisher Unmengen an Überstunden geleistet haben, aber kaum bezahlt wurden, profitieren ebenfalls vom neuen Gesetz. Überstunden werden so sichtbarer und Unternehmen sind gezwungen, dafür einen entsprechenden Ausgleich (z. B. Auszahlung, Freizeitausgleich) zu schaffen.
Gilt auch für das Arbeiten im Homeoffice
Nicht nur im Unternehmen, auch bei der Arbeit im Homeoffice lassen sich Arbeitszeiten dank der elektronischen Erfassung leichter auswerten.
Arbeitgeber müssen nicht mehr kontrollieren, ob ihre Mitarbeiter im Homeoffice wirklich arbeiten, und Arbeitnehmer behalten ihre Arbeitszeiten besser im Blick. Überstunden und Minusstunden lassen sich leichter regulieren. Wichtig ist, dass die gesetzlich vorgegebenen Ruhezeiten eingehalten werden. Nach einer bestimmten Stundenanzahl sind Pausen vorgeschrieben, auch um Arbeitsunfälle zu vermeiden.
Bei der Lohnabrechnung kommt es seltener zu Unstimmigkeiten, da erfasste Arbeitszeiten sehr präzise ausgewertet werden.
Alternativen für kleinen Betriebe und Einzelunternehmer
Kleine Unternehmen, die sich kein System für die elektronische Zeiterfassung zulegen möchten, können die Arbeitszeiten weiterhin klassisch dokumentieren.
Statt unübersichtlicher Zettelwirtschaft bietet sich die Verwaltung der Arbeitszeiten per Tabellenprogramm an. Entweder per Excel-Datei oder noch einfacher über ein Google Docs Dokument, in dem die Daten jederzeit für alle aktualisiert werden, die darauf zugreifen.
So spart man sich die Kosten für ein Zeiterfassungstool und hat dennoch immer alle Zeiten der Mitarbeiter, die Urlaubsplanung und andere organisatorische Dinge im Blick. Durch die Integration eines Kalenders bleibt die Urlaubsplanung übersichtlich, auch ein Überblick zu Plus- und Minusstunden ist über ein Tabellenprogramm möglich.
Bekommt die Lohnbuchhaltung darauf Zugriff, fallen die Auswertung der monatlichen Arbeitszeiten und die Erstellung der Lohnzettel für alle Mitarbeiter leichter.
Auch für Einzelunternehmer lohnt sich eine Erfassung der Arbeitszeiten. So behält man den Überblick über Aufwände verschiedener Projekte, Angebote können realistischer erstellt und auch Urlaube zwischendurch besser eingeplant werden.
Hinweis: Nur kleine Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern dürfen auf diese Art ihre Stunden erfassen. Große Betriebe sind verpflichtet, professionelle Zeiterfassungssysteme einzusetzen.