Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr alltägliche Prozesse in der Arbeitswelt durch elektronische Verfahren ersetzt. Eines dieser Verfahren besteht in der digitalen Krankmeldung. Während sie in einigen Ländern bereits seit Längerem Gang und Gäbe ist, nimmt die Akzeptanz und Umsetzung in Deutschland erst seit kurzem Fahrt auf.
Doch was genau müssen Arbeitgeber im Zusammenhang mit digitalen Krankmeldungen eigentlich akzeptieren − und was nicht?
Der folgende Beitrag liefert einen informativen Überblick über die aktuellen Regelungen und zeigt auf, wann und wie Arbeitgeber digitale Krankmeldungen akzeptieren müssen, in welchen Fällen diese nicht akzeptabel sind und wie der Prozess besonders einfach gestaltet werden kann.
Aktuelle Regelungen zu der digitalen Krankmeldung
Am 1. Januar 2023 sind in Deutschland die Regelungen zur digitalen Krankmeldung für gesetzlich Versicherte in Kraft getreten.
Damit geht einher, dass Arztpraxen nun die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, kurz AU, nicht mehr auf Papier, sondern auf digitalem Wege an die Krankenkassen übermitteln.
Diese sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die eAU, stellt einen wichtigen Beitrag zu der Digitalisierung des Gesundheitswesens dar. Vorangetrieben wurde diese durch das Gesetz für sichere digitale Kommunikation und Anwendungen im Gesundheitswesen, dem sogenannten E-Health-Gesetz.
Die Patienten erhalten zwar nach wie vor auch noch eine Papierausfertigung für ihre Unterlagen − sie müssen diese jedoch nicht mehr eigenständig an den Arbeitgeber weiterleiten. Stattdessen sind Arbeitgeber verpflichtet, die AU-Daten digital bei den Krankenkassen abzurufen.
Vereinfachung des Prozesses durch Krankmeldungs-Apps
Neben der eAU, die nach einem persönlichen Arztbesuch ausgestellt wird, gibt es inzwischen jedoch auch spezielle Apps für die Krankschreibung. Eine Krankmeldungs-App vereinfacht den Prozess der Krankmeldung zusätzlich. Diese Apps ermöglichen es den Mitarbeitern, sich schnell und unkompliziert per Smartphone oder Computer krankschreiben zu lassen. Nach einem kurzen Gespräch oder einer Befragung durch einen Tele-Arzt wird die Krankmeldung digital erstellt und kann im Anschluss direkt an den Arbeitgeber weitergeleitet werden.
Unternehmen, die die Nutzung solcher Apps unterstützen, profitieren in der Regel von einem vereinfachten und beschleunigten Krankmeldungsprozess. Die Lösungen erlauben es, die Krankmeldungen direkt in das betriebliche System zu integrieren. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
In Unternehmen, in denen generell ein hohes Maß an Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer herrscht, kann die Akzeptanz von Krankmeldungen über solche Apps daher durchaus eine sehr empfehlenswerte Möglichkeit sein.
Doch auch in Branchen oder in speziellen Situationen, in denen eine besonders schnelle Rückmeldung notwendig ist, stellen solche Apps eine wertvolle Ergänzung zu der herkömmlichen eAU dar. Im Übrigen gibt es heute bereits noch weitere webbasierte Anwendungen, die Unternehmen nutzen können, um die Verwaltung der Krankmeldungen maßgeblich zu vereinfachen.
Wann und wie Arbeitgeber digitale Krankmeldungen akzeptieren müssen
Arbeitgeber sind seit der offiziellen Einführung der eAU grundsätzlich dazu verpflichtet, digitale Krankmeldungen zu akzeptieren.
Die von den Krankenkassen bereitgestellten Daten können durch die Arbeitgeber also direkt digital abgerufen werden. Dabei müssen jedoch die folgenden Schritte beachtet werden:
Abruf der eAU-Daten: Die Arbeitgeber müssen sich bei der jeweiligen Krankenkasse des Arbeitnehmers einloggen und dort die digitalen Krankmeldungen abrufen. Dies erfolgt meist über spezielle Arbeitgeberportale oder über Schnittstellen, die in die firmeneigene HR-Software integriert sind.
Dokumentation: Die digitalen Krankmeldungen müssen dann im Unternehmen dokumentiert und verarbeitet werden − so, wie es bisher auch mit den Papierausfertigungen der Fall war.
Fristen einhalten: Auch bei digitalen Krankmeldungen gelten die gesetzlichen Fristen. Arbeitnehmer müssen die Krankmeldung also weiterhin unverzüglich − spätestens jedoch nach dem Ablauf von drei Kalendertagen − dem Arbeitgeber mitteilen.
In welchen Fällen eine digitale Krankmeldung nicht akzeptabel ist
Trotz der steigenden Beliebtheit der digitalen Krankmeldung gibt es noch immer Situationen, in denen digitale Krankmeldungen nicht akzeptiert werden müssen.
Erfolgt die Krankmeldung beispielsweise über eine App, die nicht den rechtlichen Anforderungen entspricht, muss der Arbeitgeber diese etwa nicht zwingend akzeptieren. Dies betrifft vor allem Apps, die keine qualifizierte elektronische Signatur verwenden oder nicht mit einem approbierten Arzt zusammenarbeiten.
Darüber hinaus müssen auch bei digitalen Krankmeldungen die geltenden gesetzlichen Fristen eingehalten werden. Versäumt es der Arbeitnehmer, die Krankmeldung rechtzeitig zu melden, kann der Arbeitgeber diese ablehnen. Sollte der Arbeitgeber außerdem den Verdacht haben, dass die digitale Krankmeldung missbräuchlich genutzt wird, hat er das Recht, weitere Nachweise zu verlangen, oder die Krankmeldung abzulehnen.
Was Arbeitgeber bei der digitalen Krankmeldung beachten sollten
Um im Hinblick auf die Krankmeldungen einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und rechtliche Fallstricke zu vermeiden, sollten Arbeitgeber einige wichtige Punkte bei der digitalen Krankmeldung beachten.
Empfehlenswert ist es, sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeiter über die neuen Regelungen zur digitalen Krankmeldung umfassend zu informieren und gegebenenfalls zu schulen. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten die Prozesse im Detail verstehen und korrekt im Arbeitsalltag umsetzen können.
Auch muss die entsprechende technische Infrastruktur vorhanden sein, um die eAU-Daten von den Krankenkassen abrufen und verarbeiten zu können. Dies setzt die Integration entsprechender Schnittstellen in die HR-Software oder den Zugang zu Arbeitgeberportalen voraus.
Beim Umgang mit digitalen Krankmeldungen müssen zudem selbstverständlich die Datenschutzrichtlinien strikt eingehalten werden. Sensible Gesundheitsdaten müssen geschützt und nur befugten Personen zugänglich gemacht werden.