Digitales Vertragsmanagement – mit All-In-One Lösung Paperless einfach & unkompliziert

Durch digitales Vertragsmanagement lassen sich Unternehmensprozesse stark vereinfachen. Wie genau sich dadurch deine Produktivität erhöht, erklärt uns Paperless-Mitgründer Jacob Engels. Denn mit der neuen All-In-One-Lösung lassen sich auf einer Plattform intelligente Dokumente erstellen, signieren und verwalten.

Jacob, kurz und knapp: Pitche Eure Geschäftsidee?

Verträge stellen den Mittelpunkt eines jeden Unternehmens dar. Die bestehenden Lösungen am Markt decken die Herausforderungen immer nur teilweise ab oder sind im Allgemeinen nicht mehr zeitgemäß. 

Das wollen wir ändern. Paperless ist die All-In-One Lösung für effektives Vertragsmanagement. Mit der Lösung lassen sich auf einer Plattform intelligente Dokumente erstellen, signieren und verwalten. Für mehr Produktivität und ein besseres Kundenerlebnis.

Was genau war der Auslöser für den Start in ein eigenes Business?

Paperless ist bereits das zweite Unternehmen meiner Mitgründer Sebastian und Jan. In Ihrem ersten Unternehmen unterstützen die Beiden mit ihrer Kundenbindungssoftware mehr als 1.000 lokale Geschäfte und sorgen dafür, dass 1 Million Nutzer täglich in ihren Lieblingsläden für ihre Treue belohnt werden. 

Hier sind die Beiden auf große Herausforderungen im Vertragsmanagement gestoßen. Das Versenden und manuelle Vorbereiten von Verträgen war zeitaufwändig, fehlerbehaftet und wenig transparent. 

Eine große Fehlerquelle lag in der Erfassung von Daten, da Verträge ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt bzw. unterschrieben und per Scan oder Bild zurückgeschickt wurden. Dies ist nicht nur rechtlich problematisch, sondern auch unnötig kostspielig für Absender und Empfänger. Selbst die kleinste Anpassung kann zu einem zeitaufwändigen Unterfangen werden. 

Nach Dutzenden Gesprächen mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen können wir bestätigen, dass diese Probleme überall existieren. Und wenn man die aktuellen Lösungen betrachtet, stellt man schnell fest, dass das Problem entweder nur teilweise adressiert wird, die Daten auf Servern in den USA gehostet werden (Stichwort „Schrems II“) oder die UI/UX-Lösungen überhaupt nicht zufriedenstellend sind. 

So wurde die Idee geboren, eine neue Lösung zu entwickeln, welche den gesamten Vertragsprozess abdeckt und es den Kunden ermöglicht, Dokumente geräteunabhängig auszufüllen und zu unterzeichnen.

Was macht das Geschäftsmodell einzigartig – was ist der USP?

Die meisten Markbegleiter legen ihren Schwerpunkt nur auf das elektronische Signieren von PDFs. Mit Paperless decken wir den gesamten Vertragslebenszyklus ab. Dokumente können in einem Workflow erstellt, versendet, signiert und archiviert werden. 

Im Vergleich zu unseren Mitbewerbern wählen wir hierzu einen viel moderneren technologischen Ansatz: Wir versuchen nicht, bestehende PDFs ausfüllbar zu machen. 

Mit Paperless werden Dokumente in einem eigenen No-Code-Editor erstellt und sind somit responsive, intuitiv und intelligent für Sender und Empfänger.

Wo siehst Du die Zielgruppe bzw. wer sind die Wunschkunden?

Aktuell sind wir noch im Begriff unseren Product Market Fit zu finden. Grundsätzlich hat jedes Unternehmen und jede Abteilung mit Verträgen zu tun und ist somit ein potentieller Nutzer von Paperless. 

Um herauszufinden, wo und wie wir den größten Mehrwert liefern können, testen wir unsere Software mit aktuell 100 Pilotkunden und holen uns hier regelmäßig Feedback ein. Wir konnten hierbei bereits feststellen, dass es in der Old Economy (Automotive, Chemical, Manufacturing und Construction) großen Bedarf an einer modernen Lösungen gibt. 

Auch StartUps, Steuerberater und die gesamte Immobilienbranche profitieren in großem Umfang von der Lösung.

Wie viel Geld wurde bis zum Start investiert und wie lange war die Vorlaufzeit?

Wir sind im Februar 2021 mit der Pilotphase in den Markt gestartet. Das Produkt wurde zuvor ca. 1.5 Jahre intern getestet und basierend auf Feedback der ersten Nutzer stetig weiterentwickelt. 

Finanziert ist Paperless aus einem Mix von Darlehen aus dem privaten Umfeld, sowie Eigenkapital meiner Mitgründer Jan und Sebastian. Insgesamt stehen uns so knapp 1 Millionen Euro zur Verfügung, die in das Produkt, Mitarbeiter und Neukundenakquise fließen.

Wie sieht es mit der Einnahmeseite aus – auf welchem Weg werden Geldrückflüsse erzielt?

Wir arbeiten mit einem klassischen SaaS-Geschäftsmodell. Dabei können unsere Kunden Lizenzen für ihre Mitarbeiter kaufen und je nach erworbenem Paket unterschiedliche Funktionen nutzen. 

Die marktübliche Abrechnung nach Anzahl der versendeten Verträge werden wir vorerst nicht einführen. Aktuell kann jeder Paperless Nutzer unbegrenzt Dokumente erstellen und versenden.

Welche Werbe- bzw. PR-Aktion hat bis dato für den größten Bekanntheitsschub gesorgt?

Was bereits seit Tag Eins gut funktioniert, ist unsere Cold Outreach Strategie via Mail. Durch A/B-Tests konnten wir hier ein Messaging entwickeln, das Brand Awareness schafft und hohe Antwortraten um bis zu 40% ermöglicht. 

Auch die klassischen Themen wie eine grundlegende SEO-Optimierung der Website und des Contents (Blogs, SocialMedia, Bewertungsplattformen) funktionieren in unserem Umfeld sehr zufriedenstellend. In einem nächsten Schritt wollen wir uns auf Partnerschaften, Podcasts und den Austausch mit Magazinen und Zeitschriften fokussieren.

Welche Vision verfolgt Ihr und welche Schlagzeile würdest Du gern mal über das Unternehmen lesen?

Paperless soll der Standard für effektives Vertragsmanagement in Unternehmen werden. Sobald wir unseren Sweetspot im Markt finden, sind wir zuversichtlich dort auch Marktführer zu werden. 

Wir haben gesehen, wie wir mit Paperless durch modernes Vereinbarungsmanagement auf Basis intelligenter Dokumente das Onboarding neuer Kunden von rund 30 Minuten Aufwand auf weniger als eine Minute reduzieren konnten. Es ist unser Ziel mit Paperless, solche Produktivitätssteigerungen nun für Unternehmen aller Art zu ermöglichen.

In ca. 12 Monaten planen wir unsere Series A Finanzierungsrunde. Das ist für uns alle enorm spannend und ein großer Meilenstein. Eine Schlagzeile über die erfolgreiche Runde wäre natürlich ein Traum!

Auf welche 3 Tools/Apps kannst Du bei der täglichen Arbeit keinesfalls verzichten und warum?

1. Paperless: Wir nutzen unser eigenes System für alle Verträge, Vereinbarungen, Formulare und Fragebögen, die wir an potentielle Kunden und bereits zahlende Kunden versenden.
2. Pipedrive: Bei der Menge an Gesprächen, die wir führen ist es wichtig den Überblick über die gewonnen Erkenntnisse und das eingeholte Feedback zu behalten.
3. Notion: Für die interne Koordination von Aufgaben, das Aufsetzen einer internen Wissensdatenbank und die Organisation unserer Roadmap ein super Tool.

Was bedeutet für Dich persönlich Erfolg – worauf kommt es wirklich an?

Erfolg bedeutet für mich jeden Morgen aufzustehen und sich auf den Tag zu freuen. Ich habe für mich festgestellt, dass das Vorausplanen der Aufgaben davor schützt in gewisse Gewohnheiten zu rutschen und so Langeweile zu verspüren.

Welche Fehler würdest Du aus der eigenen Erfahrung heraus jungen Gründern ersparen?

Ich beobachte häufig, dass Gründer für sehr lange Zeit an dem Produkt / der Dienstleistung arbeiten, ohne aktiv mit potentiellen Kunden zu sprechen. Sobald das Produkt / die Dienstleistung gelaunched wird, merken die jungen Gründer dann häufig, dass essentiell wichtige Teile fehlen, an die nicht gedacht wurde oder etwas entwickelt, was nicht benötigt wird. 

Ich bin großer Freund davon mit MVPs zu arbeiten und neue Features erst dann zu entwickeln, wenn man reales Feedback vom Markt gewinnen konnte.

Welche Frage sollte sich eine Gründerin bzw. ein Gründer mindestens einmal gestellt haben?

Wie werde ich Geld verdienen mit dem was ich tue und reicht der zu erwartende Umsatz für neue Investitionen?

Mit welchen drei Worten würdest Du dich selbst beschreiben?

Wohlwollend, Überlegt und Passioniert