Dokumenten-Management für Startups – Bringt das was? 

Im heutigen digitalen Zeitalter stehen Startups, die oft als Inbegriff von Innovation und Modernität gelten, vor der Herausforderung, große Mengen an digitalen Daten effizient zu verwalten. Auch wenn die Organisation dieser Daten auf den ersten Blick mühsam erscheinen mag, bietet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) eine effiziente Lösung für diese Herausforderung.

In diesem Artikel erfährst du mehr darüber, was Dokumentenmanagement überhaupt ist, welche Funktionen es bietet und warum es gerade für Startups von entscheidender Bedeutung ist!

Was ist ein DMS? 

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Plattform zur strukturierten Verwaltung von Dokumenten. Es unterstützt die Suche, Bearbeitung, Speicherung und Nachverfolgung von digitalisierten Dokumenten und vereinfacht die Übergabe von Informationen an externe Systeme wie CRM oder ERP. 

Ein DMS ist nicht nur ein Werkzeug zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse, sondern trägt auch dazu bei, Informationsbrüche zu vermeiden, die Datenflut zu reduzieren und die Informationsbereitstellung zu optimieren.

Was sind die Vorteile eines DMS? 

Nachdem du nun eine Vorstellung davon hast, was DMS ist, möchtest du vielleicht wissen, welche Vorteile innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie dir helfen können, deine Daten effizienter und sicherer zu organisieren.

Produktivitätssteigerung: Ein DMS automatisiert viele Routinetätigkeiten, die bisher manuell erledigt wurden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis. Zum Beispiel werden Dokumente schneller gefunden und Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement beschleunigt. Dadurch können sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren.

Bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit: Ein DMS sorgt für eine klare Struktur in der Dokumentenablage und macht es einfach, den Status von Dokumenten und Prozessen zu verfolgen. Beispielsweise können alle Beteiligten den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe in Echtzeit einsehen, was eine effektive Zusammenarbeit fördert und die Entscheidungsfindung beschleunigt.

Fehlerminimierung und Qualitätssicherung: Durch die Reduzierung manueller Eingriffe werden Fehlerquellen minimiert. Ein DMS kann auch automatische Warnungen ausgeben, wenn Dokumente nicht den festgelegten Standards entsprechen. Dies trägt zu einer höheren Datenqualität bei und verbessert die Gesamteffizienz des Unternehmens.

Erhöhte Datensicherheit und Compliance: In einem DMS werden Dokumente sicher aufbewahrt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Funktionen wie Versionskontrolle, Zugriffsrechteverwaltung und Audit-Trails stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für Start-ups, die mit vertraulichen Daten arbeiten oder strenge Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.

Kosteneinsparungen: Ein DMS reduziert den Bedarf an physischem Speicherplatz und senkt die Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Dokumenten. Darüber hinaus trägt es zur Kostensenkung bei, indem es Arbeitsabläufe optimiert und Zeitverluste reduziert.

Umweltfreundlichkeit: Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird der Papierverbrauch reduziert, was nicht nur Kosten spart, sondern auch umweltfreundlich ist. Dies hilft Start-ups, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern und umweltbewusste Werte zu fördern.

Was muss man bei der Einführung eines DMS beachten? 

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Startup-Unternehmen beginnt mit einer gründlichen Analyse des Ist-Zustandes.

Diese Phase ist entscheidend, um die technologischen Grundlagen und die Bereitschaft der Mitarbeiter für die digitale Transformation zu bewerten. Es ist wichtig zu prüfen, ob die vorhandene IT-Infrastruktur, einschließlich Hardware, Software und Netzwerkfähigkeiten, den Anforderungen eines DMS gerecht wird.

Parallel dazu sollten der Wissensstand und die Einstellung der Mitarbeiter zur digitalen Transformation erfasst werden.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Analysephase ist die Untersuchung der bestehenden Arbeitsabläufe. Hier gilt es, Problembereiche wie Medienbrüche, ineffiziente Ablagestrukturen und umständliche Workflows zu identifizieren. Außerdem ist es notwendig, sich einen Überblick über die vorhandenen Systeme wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltungssoftware, Betriebssysteme, Server und E-Mail-Dienste zu verschaffen, um zu verstehen, wie diese in das DMS integriert werden können.

Nach der Analyse der Ist-Situation folgt die Phase der Zielsetzung.

In diesem Schritt müssen die spezifischen Aufgaben und Verbesserungen, die durch das DMS erreicht werden sollen, klar definiert werden. Dazu gehört auch die Festlegung, wie die digitale Aktenführung organisiert werden soll, einschließlich der Struktur, der Zugriffsrechte und der Sicherheitsmaßnahmen. Die Benutzerfreundlichkeit des Systems sollte dabei im Vordergrund stehen, wobei idealerweise alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen werden.

Mit der klaren Definition der Ziele kann die Einführung des DMS beginnen. Diese sollte schrittweise erfolgen und über Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden. Ziel ist es, das DMS parallel zum Tagesgeschäft einzuführen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Einführungsphase ist die Schulung des Personals. Es ist unerlässlich, dass ein qualifizierter Organisator, z.B. der IT-Verantwortliche, die Installation begleitet. Dieser sollte speziell geschult sein, um den Mitarbeitern in der Einarbeitungsphase beratend und unterstützend zur Seite zu stehen. Ziel ist es, die Einführung des DMS reibungslos und in einem angemessenen Zeitrahmen, in der Regel nicht länger als eine Woche, zu realisieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Einführung eines DMS in einem Start-up eine sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Werden diese Schritte eingehalten, kann ein DMS effizient implementiert werden, was wiederum die Produktivität steigert und die digitale Transformation des Unternehmens unterstützt.

Warum lohnt sich ein DMS vor allem für Startups?

Ein DMS lohnt sich eigentlich für fast jedes mittelständische Unternehmen. Doch vor allem Startups können von einem DMS profitieren. 

Die meisten StartUps gibt es tatsächlich in der IT. IT-Unternehmen machen fast ein Drittel (ca. 30 % ) aller deutschen Startups aus. 

#1 Faktor Sicherheit 

IT-Startups haben oft strenge Sicherheitsanforderungen und müssen Compliance-Anforderungen erfüllen. Ein DMS bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Audit-Trails, die helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen.

#2 Einfache Skalierbarkeit

Da Startups oft viele Mitarbeiter haben und schnell wachsen, benötigen sie Systeme, die skalierbar und immer verfügbar sind. Ein DMS ist in der Regel leicht skalierbar und oft rund um die Uhr verfügbar, was für IT-Unternehmen ein großer Vorteil ist.

#3 Große Datenmengen

IT-Startups erzeugen und bearbeiten häufig eine große Menge an Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Testberichte, Projektdokumentationen und Kundensupport-Tickets. Ein DMS kann helfen, diese Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und abzurufen.

Allgemein müssen Startups auf Digitalisierung setzen, um überhaupt in der Zukunft bestehen zu können, denn die Basis für den Erfolg schafft dabei immer ein intelligenter Umgang mit Informationen. 

Nur wenn du es schaffst, einen schnellen Zugriff auf Daten sicherzustellen, Geschäftsprozesse digital zu unterstützen und den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, wirst du dein Startup  erfolgreich weiterentwickeln.

Fazit

Jetzt weißt du, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet. Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für Startups lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.

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