Die Zeiten der traditionellen Büros mit fixen Arbeitsplätzen, vollgestellt mit privaten Utensilien des Mitarbeitenden sind lange vorbei.
Gerade Startups setzen hinsichtlich Raumnutzung, Büroeinrichtung und Technik andere Schwerpunkte. Auch viele bestehende Unternehmen nutzen die Corona-Pandemie und das damit fast schon zum Standard gewordene Home-Office dazu, ihre Raumkonzepte neu zu überdenken.
Der neue Trend ist ein flexibler, dynamischer Arbeitsplatz mit Touchdown Spaces und Coffee Corner.
Büro der Zukunft: Schnelle Anpassung und optimierte Kommunikation
Für Startups ist das Büro mehr, als nur Arbeitsfläche, sie wird sehr oft zu einem Lebensraum. Man nutzt ihn auch in den Pausen und für privaten Austausch außerhalb der klassischen Arbeitszeiten. Schon deshalb sollte das Büro bzw. Office einladend gestaltet und offen konzipiert sein.
Zum Unternehmenskonzept von Startups gehört es heute, dass sich die Mitarbeitenden gerne im Büro aufhalten.
Daher ist das Büro der Zukunft eine Kombination aus motivationsförderndem Arbeitsplatz, offen gestaltetem Wohnzimmer und coolem After-Work-Treffpunkt. Ein Startup-Office soll so konzipiert sein, dass es sich flexibel an sich verändernde, auch personelle Situationen anpassen lässt.
Die Maxime heißt flexibel verschieben, neu platzieren, bei Bedarf erweitern und so ohne großen Zeitverlust an jede Arbeitssituation anpassen.
Aus diesem Grund wünschen sich Startup-Gründer flexible Möbelsysteme, cleveres Design und modulare Möbel. Das können höhenverstellbare Schreibtische sein, die sich zügig an die anatomischen Bedürfnisse der wechselnden Nutzer anpassen lassen. Auch ergonomisch geformte Bürostühle sind wichtig, denn sie sorgen für rückenschonendes und konzentriertes Arbeiten.
Heute kann man solche Büromöbel online kaufen. Die Anbieter sind Spezialisten für moderne, funktionale Büroeinrichtungen und bieten neben den genannten Büromöbeln auch Regale, Bürowagen, Stellwände und vieles mehr an. Darüber hinaus können sie zum Thema Büroplanung beraten.
Die Nachfrage im Bereich Lösungen für alternative und flexible Büroeinrichtungen steigt und der Handel kann hier mit innovativen Ideen aufwarten.
Arbeitsplatz als kommunikativer Raum
Startups leben vor allem von innovativen Ideen, die im Austausch der Mitarbeitenden entstehen, besprochen und realisiert werden. Das bedeutet, auch für das zu entwickelnde Raumkonzept, dass die Kommunikation im Mittelpunkt stehen muss.
Daher nutzen Startups sehr häufig loftartige Räumlichkeiten, die neben flexiblen Arbeitsplätzen auch eigene Bereiche für Meetings bieten, an denen jeweils die technischen Voraussetzungen vorhanden sind, mit Kollegen im Home-Office per Telefon- oder Videokonferenz zu kommunizieren.
Bürotechnik zur Unterstützung der Effizienz
Was früher die Aktenordner waren, ist heute die Cloud bzw. die im Computer gespeicherte Datei. Startups setzen, wie inzwischen immer mehr Unternehmen, auf interne Vernetzung der Arbeitsplätze innerhalb und außerhalb des Unternehmenssitzes.
Um diese Vernetzung zu ermöglichen, bedarf es leistungsstarker, technisch ausgereifter Computertechnik und Softwareprogramme.
In den Büros vieler Startups finden sich zudem weitere, technische Features, die das Arbeiten und die Kommunikation effizienter gestalten. Mit einem Whiteboard lässt sich jede Wand zu einem innovativen Touchscreen verwandeln, auf dem man Präsentationen zeigen, Grafiken erstellen und bearbeiten oder Werbespots laufen lassen kann.
Die digitalen Tafeln lassen sich einfach über ein Tablet-PC und einen Beamer an die Wand projizieren, mit Hand oder Spezialstift bearbeiten und die Ergebnisse natürlich auf dem PC speichern.
Schallabsorbierende Trennwände filtern Umgebungslärm heraus, so dass man ungestört mit Kunden oder Geschäftspartnern in einem offenen Büro mit verschiedenen Arbeitsplätzen telefonieren kann. Eine moderne Telefonanlage mit ausreichend vielen Nebenstationen für die flexiblen Arbeitsplätze sowie der Möglichkeit der Einbindung von Homeoffice Außenstellen gewährleistet ebenfalls eine effiziente Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden.
Desk-Sharing
Weil Startups finanziell meist keine sehr dicken Polster besitzen und schon die Quadratmeterpreise für Büroflächen eine Herausforderung sind, nutzen viele Gründungen das sogenannte Desk-Sharing, um Platz zu sparen und eine nicht zu große Bürofläche mieten zu müssen.
Damit jeder Mitarbeiter dennoch einen Platz zum Arbeiten findet, gibt es virtuelle Buchungssysteme, die unter Begriffen wie „Hotelling“ (hier können Arbeitsplätze bei externen Unternehmen gebucht werden) oder „Zoning“ (dient zur Buchung ganzer Bereiche) bekannt sind. Sehr häufig gehört es zum Digital Leadership, entsprechende Arbeitsplätze oder Zonen zu reservieren.
Touchdown Spaces
Sehr wichtige Bereiche in einem Unternehmen sind heute sogenannte Touchdown Spaces. Drunter versteht man besondere Bereiche, in denen Mitarbeitende, die oft außerhalb des Unternehmens arbeiten, bei ihren Aufenthalten sozusagen ankommen können.
Dort haben sie die Möglichkeit, Kollegen zu treffen und sich in Gesprächen mit den aktuellsten Informationen zu versorgen. Darüber hinaus ist an Stehtischen Platz zum Aufstellen des Laptops oder für ein schnelles Telefonat mit Kunden.
Coffee Corner & Communication Lounge
Ein wesentlicher Bereich bei Startups ist die Coffee Corner, die auch gerne als Communication Lounge bezeichnet wird. Durch die Einrichtung mit bequemem Café-Mobiliar und Lounge-Möbeln entsteht ein Platz, an dem man kostenlos Kaffee oder Tee trinken, bereitgestelltes frisches Obst oder auch das mitgebrachte Pausenbrot essen und eine erholsame Pause einlegen kann.
Coffee Corner bzw. Communication Lounge sind inzwischen integrale Bestandteile einer Wohlfühl-Umgebung moderner Arbeitsplätze.
Investition in moderne Büroeinrichtung lohnt sich
Startups haben den Vorteil, dass sie sich schon bei der Entwicklung ihres Unternehmenskonzeptes an den heutigen Standards in Sachen Büroeinrichtung orientieren können. Sie nutzen neue Bürodesigns von Beginn an als Konzept. Für bereits bestehende Unternehmen ist die Umstellung hingegen eine Herausforderung, weil sie noch mit alten Arbeitsplatzkonzepten, Büromöbeln und Technologien arbeiten, die inzwischen eigentlich obsolet sind.
Die notwendigen Maßnahmen zur gestalterischen und organisatorischen Umgestaltung bedeuten einen Eingriff in die täglichen Arbeitsroutinen. Deshalb müssten solche Veränderungen gut geplant sein, damit die Geschäftsprozesse nicht zum Erliegen kommen.
Trotzdem lohnt sich für diese Unternehmen der Schritt bzw. die Investition in neue, ergonomische Büromöbel und Innovative Techniken definitiv, denn sie sorgt nicht nur für gesunde Arbeitsplätze und motivierte Mitarbeitende. Die Investition kann darüber hinaus auch gefördert werden, etwa durch einen zinsgünstigen KfW-Unternehmerkredit.
Mit diesem Kredit, der für alle Unternehmen zur Verfügung steht, die mindestens 5 Jahre existieren, lässt sich Büroausstattung finanzieren. Es gibt für neugegründete Startups und für bereits bestehende Unternehmen jeweils zahlreiche Möglichkeiten der Förderung für die Gestaltung moderner Arbeitsplätze mit hochwertigen Büroeinrichtungen.