How-to-Anleitung: Organigramm erstellen – was man beachten muss

Ein Organigramm spielt eine wesentliche Rolle für die grafische Darstellung deines Unternehmens, spätestens wenn dein Startup in der Wachstumsphase durchstartet.

Ab hier ist es für alle Mitarbeiter wichtig, die einzelnen Hierarchiestufen, verschiedene Abteilungen und die Beziehungen zwischen ihnen zu verstehen. Das Organigramm zeigt eine klare Übersicht von oben nach unten und ermöglicht es jedem Einzelnen, seine Position im Unternehmen und die Verantwortlichkeiten anderer Mitarbeiter zu erkennen. 

Durch ein Organigramm können die Aufgabenverteilung, Kommunikationswege und Entscheidungsstrukturen transparent dargestellt werden. Es ermöglicht den Mitarbeitern, die interne Struktur des Unternehmens zu verstehen und erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen. 

So fördert ein Organigramm die Effizienz, indem es die Verantwortlichkeiten klar definiert und Missverständnisse oder Doppelarbeit vermeidet. Darüber hinaus unterstützt ein Organigramm die strategische Planung und das Management. 

Führungskräfte können mithilfe von Organigrammen die Ressourcenverteilung optimieren, die Kommunikationsflüsse verbessern und die Organisationsstruktur anpassen, um die Unternehmensziele effektiver zu erreichen. 

Insgesamt ermöglichen Organigramme den Mitarbeitern, ein besseres Verständnis für die Strukturen zu entwickeln. Indem es die Rollen und Verantwortlichkeiten visualisiert darstellt, trägt es zur Effizienzsteigerung und zum reibungslosen Ablauf der internen Prozesse bei. 

Daher ist es für jedes Unternehmen sinnvoll, ein hierarchische Abbildung zu erstellen, um ein klares Bild der internen Organisation zu vermitteln, die Kommunikation zu verbessern und den Erfolg des Unternehmens insgesamt zu fördern.

Nachfolgend sollen die grundlegenden Schritte skizziert werden, um ein aussagekräftiges Organigramm für deine Firma erstellen zu können.

Vorbereitende Tätigkeiten

Um mit der Vorbereitung zu beginnen, ist es wichtig, zunächst Informationen über das Unternehmen und die vorhandenen Strukturen zu sammeln. Du solltest dich mit den verschiedenen Abteilungen, Teams und deren Aufgaben auseinandersetzen. Suche nach Dokumenten, Stellenbeschreibungen, Teamstrukturen und anderen relevanten Informationen, welche dir helfen, ein umfassendes Bild der Unternehmensstruktur zu erhalten. 

Ganz wichtig: Du solltest als nächstes den Zweck des Organigramms für die Unternehmensstruktur bestimmen. 

Frage dich, warum du das Organigramm erstellen möchtest und welche Ziele du damit verfolgst. 

Möchtest du die Hierarchie und Verantwortlichkeiten verdeutlichen, die Kommunikationswege verbessern oder die Effizienz steigern? Indem der Zweck klar festgelegt wird, kannst du sicherstellen, dass es den beabsichtigten Nutzen für das Unternehmen erfüllt. 

Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, den Geltungsbereich des Organigramms festzulegen. Entscheide, ob das Organigramm das gesamte Unternehmen oder nur bestimmte Abteilungen abdecken soll. 

Je nach Bedarf und Zielsetzung kannst du dich dafür entscheiden, ein umfassendes Organigramm zu erstellen oder dich auf spezifische Bereiche zu konzentrieren, die für deine Zwecke relevant sind. Dies hilft dir, den Fokus und den Umfang des Organigramms festzulegen. 

Indem du diese Schritte der Vorbereitung durchführst, legst du den Grundstein für den Strukturplan eines aussagekräftigen Organigramms für dein Unternehmen. Du wirst mit einem fundierten Wissen über die Struktur des Unternehmens ausgestattet sein, den Zweck des Organigramms verstehen und den Geltungsbereich klar abgrenzen können. 

Verarbeitung der relevanten Daten

Nachdem du Informationen über die Unternehmensstruktur gesammelt hast, ist es nun an der Zeit, die verschiedenen Abteilungen und Teams im Unternehmen zu klassifizieren. Gehe durch die gesammelten Informationen und mache dir eine Liste der vorhandenen Abteilungen und Teams. Notiere ihre Namen und gegebenenfalls ihre Funktionen oder Zuständigkeitsbereiche. 

Als nächstes ist es wichtig, die Hierarchieebenen und Beziehungen zwischen den Abteilungen zu erfassen. 

Analysiere die vorhandenen Informationen, um die Rangfolge der Hierarchieebenen im Unternehmen zu bestimmen. Identifiziere die oberste Führungsebene, mittlere Führungsebenen und Teammitglieder. Beachte dabei auch die Querbeziehungen oder die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen. 

Indem du diese Schritte befolgst und alles identifizierst, die Hierarchieebenen und Beziehungen zwischen den Abteilungen erfassst, sowie Informationen über Rollen und Verantwortlichkeiten sammelst, erhältst du eine solide Grundlage für die Erstellung des Organigramms. 

Du wirst ein umfassendes Verständnis für die Unternehmensstrukturen entwickeln und in der Lage sein, die Beziehungen und Verantwortlichkeiten in einer klaren und präzisen Art und Weise im Organigramm darzustellen.

Organigramm erstellen

Nun kannst du ein Tool deiner Wahl zur Erstellung des Organigramms starten. Öffne ein leeres Dokument bzw. in Word, eine Vorlage oder die Online-Plattform und lege ein neues Projekt für dein Organigramm an. 

Im nächsten Schritt geht es darum, die Organigrammstruktur entsprechend dem Unternehmen festzulegen. Dies beinhaltet die Entscheidung über die Anzahl der Hierarchieebenen und deren Reihenfolge. Du kannst beispielsweise festlegen, dass die Geschäftsführung ganz oben steht, gefolgt von den Abteilungsleitern, Teamleitern und schließlich den Mitarbeitern. 

Passe die Struktur an die spezifischen Bedürfnisse und Merkmale deines Unternehmens an. Nachdem du die Organigrammstruktur festgelegt hast, kannst du die Hierarchieebenen und Positionen in das Organigramm einfügen. Beginne mit der höchsten Hierarchieebene, wie beispielsweise dem Geschäftsführer, und arbeite dich dann nach unten vor. Füge die verschiedenen Positionen hinzu, wie Abteilungsleiter, Teamleiter und Mitarbeiter, indem du entsprechende Shapes oder Kästchen im Tool verwendest. 

Um die Beziehungen zwischen den Positionen darzustellen, musst du Verbindungen zwischen ihnen herstellen. Verbinde die Kästchen oder Shapes entsprechend der Hierarchie und den Berichtsbeziehungen. Zeige an, wer wem unterstellt ist und wie die Informationsflüsse verlaufen. Dies hilft den Betrachtern, die Verbindungen innerhalb der Unternehmensstruktur zu verstehen. 

Füge den Positionen Informationen hinzu, um sie weiter zu kennzeichnen. Dies beinhaltet Namen, Titel, Abteilungen, Kontaktdaten und andere relevante Details. Du kannst diese Informationen in den entsprechenden Kästchen oder Shapes platzieren, um sie leicht ablesbar zu machen. Dies hilft den Betrachtern, die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der einzelnen Positionen zu verstehen. 

Schließlich solltest du das Layout und Design des Organigramms an die Unternehmensgestaltung anpassen. Verwende Farben, Schriftarten und Symbole, die mit der visuellen Identität deines Unternehmens harmonieren. Stelle sicher, dass das Organigramm übersichtlich und leicht lesbar ist. Achte darauf, dass die Struktur klar erkennbar ist und das Organigramm eine professionelle Ästhetik aufweist. Indem du diese Schritte befolgst, kannst du das Organigramm entsprechend der Unternehmensstruktur umsetzen. 

Du wirst ein gut strukturiertes und informatives Organigramm erstellen, das die Hierarchie, Positionen und Beziehungen in deinem Unternehmen anschaulich darstellt.

Überprüfung und Freigabe

Nachdem du die grundlegenden Elemente des Organigramms erstellt hast, gibt es noch weitere Schritte, um die Erstellung abzuschließen. Hier sind die nächsten Schritte:

1. Überprüfung und Anpassung: Gehe das erstellte Organigramm sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Überprüfe die Hierarchie, die Beziehungen zwischen den Positionen und die eingefügten Informationen. Falls nötig, führe Anpassungen oder Korrekturen durch, um das Organigramm genauer abzubilden. 
2. Freigabe und Veröffentlichung: Entscheide, wer Zugriff auf das Organigramm haben soll und wie es veröffentlicht wird. Beachte dabei die Datenschutzbestimmungen und eventuelle Vertraulichkeitsanforderungen. Du kannst das Organigramm beispielsweise im internen Intranet des Unternehmens bereitstellen oder gedruckte Kopien für relevante Abteilungen verteilen. 
3. Aktualisierung und Pflege: Stelle sicher, dass das Organigramm regelmäßig aktualisiert wird, um Änderungen in der Unternehmensstruktur zu berücksichtigen. Definiere einen Aktualisierungsplan und identifiziere die Verantwortlichen für die Pflege des Organigramms. Dies gewährleistet, dass das Organigramm stets aktuell und aussagekräftig bleibt. 
4. Schulung und Nutzung: Informiere die Mitarbeiter über das erstellte Organigramm und erläutere seine Bedeutung und Verwendung. Stelle sicher, dass sie wissen, wie sie das Organigramm interpretieren und darauf zugreifen können. Schulungen oder Informationsmaterialien können dabei hilfreich sein, um die Akzeptanz und effektive Nutzung des Organigramms zu fördern. 
5. Überwachung und Feedback: Behalte das Organigramm im Auge und erhalte regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern. Überprüfe, ob das Organigramm seinen Zweck erfüllt und den Informationsbedürfnissen gerecht wird. Gegebenenfalls kannst du Anpassungen vornehmen, um das Organigramm weiter zu verbessern.

Indem du diese weiteren Schritte befolgst, sorgst du dafür, dass das Organigramm aktuell, zugänglich und nützlich bleibt. Es ermöglicht den Mitarbeitern, eine komplexen Organisationsplan zu verstehen und effektiv zusammenzuarbeiten.

10 Tipps für bessere Organigramme

Abschließend folgen 10 nützliche Tipps zur Erstellung eines aussagekräftigen Organigramms: 

1. Halte das Organigramm übersichtlich: Vermeide übermäßige Komplexität und Unordnung im Organigramm. Stelle sicher, dass es klar strukturiert ist und leicht lesbar bleibt. 
2. Verwende klare und konsistente Symbole: Verwende einheitliche Symbole und Formen, um die verschiedenen Hierarchieebenen, Positionen und Abteilungen darzustellen. Dies erleichtert die visuelle Erfassung der Informationen im Organigramm. 
3. Berücksichtige die Lesefreundlichkeit: Achte darauf, dass das Organigramm in einer angemessenen Größe und Schriftart dargestellt wird, um die Lesbarkeit zu verbessern. Verwende ausreichend Platz zwischen den Positionen, um die Informationen nicht zu überladen. 
4. Fokussiere auf die wesentlichen Informationen: Konzentriere dich auf die wichtigsten Positionen und Hierarchieebenen, um das Organigramm nicht zu überladen. Halte die Informationen präzise und relevant, um die Klarheit zu gewährleisten. 
5. Aktualisiere das Organigramm regelmäßig: Um sicherzustellen, dass das Organigramm stets aktuell ist, führe regelmäßige Aktualisierungen durch, wenn sich Änderungen in der Unternehmensstruktur ergeben. Dies hilft, Missverständnisse oder Verwirrungen zu vermeiden. 
6. Biete zusätzliche Informationen an: Du kannst dem Organigramm weitere Informationen hinzufügen, wie zum Beispiel die Verantwortlichkeiten oder Zuständigkeiten der einzelnen Positionen. Dies unterstützt ein besseres Verständnis der Unternehmensstruktur. 
7. Verwende Farben zur Visualisierung: Farbcodierung kann verwendet werden, um bestimmte Abteilungen oder Hierarchieebenen hervorzuheben und die visuelle Unterscheidung zu erleichtern. Achte jedoch darauf, dass die Farben nicht zu überwältigend werden und die Lesbarkeit beeinträchtigen. 
8. Teste das Organigramm: Lasse andere Personen das Organigramm überprüfen und ihr Feedback geben. Dies hilft, eventuelle Unklarheiten oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. 
9. Halte das Organigramm vertraulich, wenn erforderlich: Berücksichtige die Datenschutzbestimmungen und die Vertraulichkeit von Informationen. Sorge dafür, dass das Organigramm nur den relevanten Personen zugänglich ist. 
10. Verwende geeignete Tools und Software: Nutze spezialisierte Tools oder Software zur Erstellung von Organigrammen, um den Prozess zu vereinfachen und professionelle Ergebnisse zu erzielen. 

Indem du diese 10 Tipps befolgst, kannst du die Grafik bzw. Diagramm bei der Erstellung eines Organigramms gut veranschaulichen. Dies hilft den Mitarbeitern, die interne Organisation besser zu verstehen und effektiver zusammenzuarbeiten.