Ein Büro einzurichten kann teuer sein, denn es können viele Fehler unterlaufen, die auf den Joballtag erhebliche Auswirkungen haben. Deshalb ist eine gezielte und effektive Planung das A und O, unabhängig davon, ob Du ein Großraumbüro planst oder deine Mitarbeiter weiterhin auf einer hybriden Arbeitsweise arbeiten werden.
Es gibt Bereiche, bei denen gespart werden kann, aber auch welche, bei den lieber initial mehr investiert werden sollte.
In diesem Artikel werden wir uns die wichtigsten Kostenfaktoren anschauen.
Diese Faktoren sollten berücksichtigt werden
Einer der wichtigsten Faktoren ist es, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Gehe hierbei planmäßig vor, denn bei der Qualität von Arbeitsmitteln sollte nicht zu sehr gespart werden.
Die Einrichtung sollte für die Mitarbeiter ergonomisch sein, da dies Voraussetzung für eine produktive Büroeinrichtung bzw. Arbeitsweise ist. Dadurch reduzieren sich potentielle gesundheitliche Probleme und Mitarbeiter fühlen sich auch bei sehr monotonen Aufgaben noch wohl.
Auch das Image des Unternehmens sollte sich in der Einrichtung widerspiegeln – vor allem, wenn im Büro Kunden empfangen werden sollen.
Wie durch ein hybrides Modell drastisch Kosten gespart werden können
Laut einer Studie der IHK-Berlin planen 47,4% der befragten Unternehmen auch zukünftig eine hybride Lösung, die Home-Office mit einer klassischen Präsenzkultur kombiniert. Knapp 25% der befragten Unternehmen wollen zu einer vollständigen Präsenz zurückkehren.
Sollte eine hybride Arbeitslösung auch in Deiner Firma in Frage kommen und wird die Arbeit ohnehin nur Online in der Cloud erledigt, dann werden keine Regale und Aktenschränke mehr benötigt. Diese können auch zum Beispiel nur jeweils pro Team, Abteilung oder geteiltem Büroraum angeschafft werden.
Der Fokus und die dadurch gesparten Finanzen sollten dann in ein familiäres Arbeitsklima investiert werden. Dazu zählen u.a. Gemeinschaftsräume, Essecken, eine Büroküche usw.. Die Bedürfnisse sollten also vor der Anschaffung klar definiert sein, so dass Fehlkäufe vermieden werden können.
Um nachhaltig zu agieren, lohnt es sich auch gebrauchte Büromöbel zu erwerben. Diese lassen sich beispielsweise bei Geschäftsauflösungen finden.
Der Arbeitsplatz – das wichtigste für einen effektiven und effizienten Joballtag
Um am Arbeitsplatz effektiv und effizient arbeiten zu können, sollte er dementsprechend ausgestattet sein. Dazu gehören Arbeitstische, Bürostühle und ggf. Regale und Rollcontainer.
Ergonomie am Arbeitsplatz ist sehr wichtig, weshalb man in höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Drehstühle investieren sollte. Einen Schreibtisch bekommt man bereits für 100€.
Jedoch haben etliche Studien gezeigt, dass langes Sitzen sehr ungesund und schlecht für die Konzentration ist. Dies wiederum wirkt sich auf die Produktivität aus. Insgesamt investieren immer mehr Unternehmen in höhenverstellbare Büroschreibtische und somit in die Gesundheit der Mitarbeiter. Sie können allerdings bis zu 10 Mal so teuer sein, wie ein gewöhnlicher Schreibtisch.
Der Preis der Stühle hängt von den gewünschten Eigenschaften ab. Günstige Stühle sind bereits ab 100€ zu erwerben, aber ergonomische Bürostühle können Belastungsbeschwerden vorbeugen und sind somit eine lohnende Investition. Die Preisspanne hier liegt hier aktuell zwischen 200€ und 800€.
Regale und Rollcontainer sind nicht für jeden Mitarbeiter und auch nicht für jede Branche notwendig. Allerdings falls doch, sollte auf eine hochwertige Verarbeitung geachtet werden. Hier liegt die Preisspanne ungefähr zwischen 150€ und 750€.
| Pro Mitarbeiter | ||
| Produkt | Von | Bis |
| Arbeitstische | 100€ | 1.000€ |
| Bürostühle | 100€ | 800€ |
| Rollcontainer | 150€ | 750€ |
| Aktenschränke/Regale | 150€ | 600€ |
| Deko | 0€ | 100€ |
| Insgesamt | 500€ | 3.250€ |
Periphere und elektronische Geräte im Büro
Was sind periphere und elektronische Geräte im Büro? Dazu gehören so etwas wie Tastaturen, Mäuse, Monitore, Drucker und Arbeitsrechner.
Allerdings benötigt nicht jeder Mitarbeiter einen eigenen Drucker bzw. Scanner. Auch Telefonanlagen sind dank der eSIM nicht für alle Betriebe heutzutage noch notwendig. Also ist die technische Ausstattung von dem Bereich des Tätigkeitsfeldes des Unternehmens und des jeweiligen Mitarbeiters abhängig. Wer nur mit MS-Office arbeiten muss, benötigt keinen High-End Rechner.
Zudem können auch gebrauchte Arbeitsmittel angeschafft werden, solange diese aus vertrauenswürdigen Quellen beschafft wurden. Wer sich einen Laptop anschafft, kann sich auch ggf. die Kosten von einem Monitor einsparen. Die Preisspanne hier liegt bei ca. 600€ bis 3.000€.
Auch bei einer Maus und Tastatur kann ggf. gespart werden, da es bereits günstige Sets unter 30€ gibt. Wer aber auf eine ergonomische und dynamische Arbeitsweise setzt, wird 100€ und mehr dafür ausgeben. Bei einem Laptop können auch diese Kosten initial gespart werden – ist allerdings nicht grundsätzlich zu empfehlen.
| Pro Mitarbeiter | ||
| Produkt | Von | Bis |
| Laptop/Rechner | 600€ | 3.000€ |
| Monitor | 0€ | 1.000€ |
| Maus & Tastatur | 0€ | 200€ |
| 3 in 1 Drucker | 300€ | 1.000€ |
| Insgesamt | 900€ | 5.200€ |
Ein Besprechungsraum: zusätzlicher Kostenfaktor für Kundenmeetings und Besprechungen
Ein Besprechungsraum ist abhängig von der Branche und ob Kunden oder Geschäftspartner vor Ort empfangen werden. Achte auch darauf, dass der Besprechungstisch auch passende Stühle hat.
Die Anzahl der Stühle und Größe des Tisches ist abhängig von der Raumgröße bzw. von dem Zweck des Raumes. Der Preis pro Stuhl hat eine Preisspanne von ca. 25€ bis 250€.
Multimedia-Ausstattung kann sehr hilfreich bei Besprechungen bzw. Präsentationen sein. Hierzu gehört ein großer Bildschirm, der sich für Präsentationen kabellos mit einem Rechner oder Beamer verbinden lässt. Das Mindeste für einen Besprechungsraum wäre eine Flipchart oder eine Tafel.
Eine strategisch platzierte Deko darf auch nicht fehlen bei langen Meetings. Zum Beispiel Bilder mit Naturmotiven an den Wänden sind sehr beliebt. Aufeinander abgestimmte Farben vermitteln einen professionellen und seriösen Eindruck und können die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer steigern.
| Für 6 Plätze | ||
| Produkt | Von | Bis |
| Konferenzraumtechnik | 100€ | 3.000€ |
| Konferenztisch | 150€ | 1.000€ |
| Konferenzstühle (max. 6) | 150€ | 1.500€ |
| Deko | 0€ | 150€ |
| Insgesamt | 400€ | 5.650€ |
Eine Büroküche – was hier nicht fehlen darf
Falls eine Küche vorhanden ist, dürfen natürlich Küchengeräte nicht fehlen. Eine Kaffeemaschine und eine Mikrowelle ist das Minimum. Idealerweise auch ein Kühlschrank und eine Spülmaschine, sodass der Mitarbeiter leicht seine physiologischen Bedürfnisse befriedigen kann und nicht unnötig dabei seine Pausen-, oder sogar Arbeitszeit verwenden muss.
Das Gleiche gilt auch für eine Küchenzeile. Die Mitarbeiter benötigen Platz, wo sie Kaffeetassen, das Besteck, die Kaffeebohnen usw. verstauen müssen. Sie gehört zwar nicht unbedingt zum must-have, jedoch trägt sie zum Wohlbefinden der Mitarbeiter bei.
Gemeinsame Mittagspausen steigern das Gemeinschaftsgefühl des Kollektivs. Je nach Möglichkeiten und der Größe des Betriebs sollte auch ein Esstisch bzw. eine Essecke eingeplant werden. Aber auch diese zählen nicht zu einer Standardausstattung eines Büros.
Die Kosten können extrem variieren und hängen von der gewünschten Atmosphäre und dem Zweck ab. So liegt der Preis pro Stuhl von 25€ bis 250€ und für einen Esstisch von 100€ bis 500€.
Das alles bedeutet, dass Anschaffungskosten plus laufende bzw. sogar Wartungskosten und eine Essecke Platz einnimmt.
| Produkt | Von | Bis |
| Kaffeemaschine | 50€ | 1.000€ |
| Mikrowelle | 50€ | 150€ |
| Küchenzeile | 250€ | 1.000€ |
| Esstisch mit Stühlen | 250€ | 750€ |
| Weitere Küchengeräte | 0€ | 1.500€ |
| Insgesamt | 600€ | 4.400€ |
Auch die Deko darf nicht vergessen werden
Ein modernes Startup-Büro sollte nicht steril und kalt aussehen, denn das Erscheinungsbild des Büros spiegelt das Image des Unternehmens wider.
Auch minimalistische Einrichtungen benötigen ihre kleinen Akzente. So können zum Beispiel Blumen (auch aus Plastik) oder Bilder benutzt werden.
Eine Preisspanne hier zu nennen ist allerdings schwierig, da es ganz von den gegebenen Räumlichkeiten abhängt.
Zusammenfassung
Es kann schnell so einiges zusammenkommen, was aber auch sehr individuell ist. Eine Zusammenfassung der Kosten für 6 Mitarbeiter könnte also wie folgt aussehen:
- 600€ für die Küche
- 400€ für den Konferenzraum
- 1.500€ (pro Mitarbeiter x 6) für die Arbeitsplätze und dazugehörigen Möbeln und Geräte
Dazu kommen natürlich noch viele andere Kosten, wie Versicherungen, Internet- und Stromanschlüsse, Beleuchtung, Fußboden, laufende Kosten wie Wasser, Strom, Internet usw. Es kann natürlich noch individueller und branchenspezifischer sein.