Mit Rechnungen und Mahnungen richtig umgehen

Für die Rechnungslegung gibt es im Umsatzsteuergesetz umfassende Vorschriften, die sich im § 14 UStG wiederfinden.

Besonders für den Vorsteuerabzug haben diese Regelungen Bedeutung, dieser wird versagt, wenn die Rechnungslegung nicht korrekt erfolgt. Der Rechnungsempfänger muss die Richtigkeit der gestellten Rechnungen überprüfen.

Rechnungsstellung

Die Rechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen, bei privaten Rechnungsempfängern ist sie nur im Zusammenhang mit Bauleistungen, Gartenarbeit oder Fensterputzen nötig. Nach § 14 UStG muss die Rechnung für ihre Anerkennung folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger (also Rechnungssteller und Rechnungsempfänger)
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Genaue Leistungs-/Produktbeschreibung, also Menge und übliche Bezeichnung von Produkten oder Dienstleistungen
• Lieferzeitpunkt
• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Skonti oder Rabatte
• Hinweise auf Steuerbefreiung

Diese Angaben sind für jede Rechnung ab 150 Euro brutto notwendig, darunter gelten Erleichterungen für Kleinbeträge. Im B2B-Bereich ist die Umsatzsteuerpflicht von Rechnungssteller und -empfänger zu beachten.

Gerade bei der Zusammenarbeit von Unternehmern mit Freiberuflern oder Handelsvertretern ergibt es sich, dass ein Leistungserbringer aufgrund geringer Umsätze für sich die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmt. Das kann auch im laufenden Geschäftsbetrieb geschehen und vom Rechnungsempfänger übersehen werden, wenn eine jahrelange Zusammenarbeit existiert. Sollte der Rechnungssteller dem Rechnungsempfänger seinen neuen Status als Kleinunternehmer nicht mitteilen und die Mehrwertsteuer kassieren, handelt er zwar unkorrekt, das Finanzamt wird jedoch dem Unternehmer (Rechnungsempfänger) bei einer Prüfung rückwirkend den Vorsteuerabzug versagen.

Regelungen für Kleinunternehmer

Dieser kann dann gegenüber dem Rechnungssteller (= Freiberufler, Handelsvertreter) eine korrigierte Rechnung verlangen und dies auch zivilrechtlich einfordern, um danach gegenüber dem Finanzamt berichtigte Rechnungen vorzulegen und den Steuerschaden entweder vom Rechnungssteller zurückzuverlangen oder dies dem Finanzamt überlassen. Zuvor muss er aber die zu viel abgesetzte Vorsteuer nach § 14c UStG selbst gegenüber dem Finanzamt ausgleichen. Das klingt hart, wird aber so praktiziert und ergibt sich im Übrigen aus § 14c UStG.

Viele Unternehmer lassen sich daher von Freiberuflern den entsprechenden Status – Kleinunternehmer oder vorsteuerabzugsberechtigt – schriftlich bestätigen, wenn möglich sogar Jahr für Jahr. Prekär ist diese Regelung deshalb, weil sich hier die §§ 14, 14a und 14c UStG offensichtlich widersprechen beziehungsweise keine einheitliche Handhabung inkludieren.

Digitale Rechnung, Rechnungsvorlagen

Digitale Rechnungen werden gewöhnlich mit einer Signatur versehen, die nicht mehr geändert werden kann. Es existieren hierzu Rechnungsvorlagen über gängige Rechnungsprogramme, die fälschungs- und änderungssicher sind. Da Rechnungen immer häufiger elektronisch verschickt und entsprechend archiviert werden, sollte ein entsprechendes Programm genutzt werden.

Prinzipiell sind PDFs nicht mehr zu ändern, sie können also als Rechnung genügen. Wer wirklich sichergehen will, nutzt Programme, wie sie etwa von DATEV zur Verfügung gestellt werden. Die Programme werden als Rechnungsvorlage einer eRechnung bereitgestellt. Die digitale Unterschrift von Eingangsrechnungen wird damit geprüft, Ausgangsrechnungen können selbst digital signiert werden. Zudem werden die Rechnungen elektronisch archiviert. Sie müssen für das Finanzamt – in welcher Form auch immer – zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Mahnungen

Nach geltender Gesetzeslage (§ 284 III BGB) gerät ein Rechnungsempfänger 30 Tage nach Rechnungserhalt in Verzug, zahlt er dennoch nicht, sind Verzugszinsen geltend zu machen. Zu berechnende Verzugszinsen werden mit 5 Prozent über dem Basiszinssatz der EZB angesetzt (§ 288 BGB).

Die Vorschrift über den Verzug ab dem 31. Tag nach Rechnungserhalt ist dispositiv und kann daher zwischen Vertragsparteien auch einvernehmlich geändert (verkürzt) werden, allerdings nur im B2B-Verkehr. Bei privaten Verbrauchern ist eine Verkürzung der Rechnungsfrist sehr problematisch, hiervon ist abzuraten. Eine Mahnung hat nach geltendem Recht also keine Wirkung de jure, sie dient faktisch nur als Erinnerungsverfahren und wird auch entsprechend eingesetzt. Es kommt im Streitfall lediglich darauf an, wann der Kunde die Rechnung erhalten hat.

Mahnstufen und Klage

Es wäre theoretisch möglich, unmittelbar nach Beginn des Verzuges, also 31 Tage nach Rechnungserhalt, eine ausstehende Summe zivilrechtlich einzuklagen. So verhält sich praktisch kaum ein Unternehmer, außer es ist im B2B-Verkehr große Gefahr im Verzug. Gerade im B2C-Geschäftsverkehr, also im Umgang mit Privatkunden, wird in der Regel ein dreistufiges Mahnverfahren ab dem 30. Tag nach Rechnungsstellung eingesetzt. Es beginnt freundlich mit einer Zahlungserinnerung, darauf folgen eine erste und eine zweite Mahnung. Im letzten Schritt (zweite Mahnung) wird Inkasso angekündigt. Der Rhythmus liegt bei 14 Tagen, was dem Unternehmer allerdings prinzipiell freigestellt ist.

Zu empfehlen ist stets der persönliche Kontakt mit einem säumigen Kunden, denn über Ratenzahlungsvereinbarungen lassen sich sehr viele Außenstände verlustfrei oder verlustarm zufriedenstellend disponieren. Die wenigsten Kunden zahlen vorsätzlich nicht, in der Regel sind es Engpässe, die durch anderweitige überraschende Belastungen zustande kommen. Der Klageweg und vorab das Inkasso sind die letzten Mittel, manchmal aber unumgänglich.

Ein Gastbeitrag der Scopevisio AG.