Ein ausgeklügeltes Ablagesystem schafft Ordnung in den Dokumenten und im ganzen Büro.
Egal ob es sich nun um gerade eingegangenen Rechnungen handelt, um wichtige Dokumente oder um Unterlagen für die Steuer: wer ständig nach herumfliegenden Papieren sucht, der vergeudet damit kostbare Arbeitszeit.
Daher muss vom Start weg ein effektives Ablagesystem her, welches die Büroarbeit vereinfacht und mit der sich regelmäßig Zeit sparen lässt.
Folgende 3 einfache Tipps helfen Dir als Gründer, von Beginn an strukturiert arbeiten zu können.
Tipp 1: Hängeregistratur
Eine Hängeregistratur ist besonders praktisch. Sie gibt es in vielen verschiedenen Varianten und mit ihnen können alle Dokumente besonders schnell organisiert werden, da kein Lochen erforderlich ist. Sie erlauben einen besonders guten Überblick, da sie beschreibbare Schildchen besitzen. Außerdem gibt es Trennblätter, die es ebenfalls erlauben, auf den ersten Blick zu erkennen, was sich in dem Hängeordner befindet.
Eine Hängeregistratur kann in einem Schrank innerhalb ausziehbarer Schubladen eingebaut werden. Es gibt aber auch spezielle Wagen auf Rollen, die sich so leicht neben den Schreibtisch stellen lassen. Hängemappen sind eine gute Alternative zu einem Ablagekorb und sie gibt es inzwischen von vielen verschiedenen Herstellern.
Tipp 2: Aktenordner in Schränken oder Regalen
Die wohl klassischste Methode eines Ablagesystems sind Aktenordner. Sie müssen allerdings untergebracht werden in einem Regal oder in einem Schrank. Außerdem gibt es als Alternative auch noch runde Ständer, die in jedem Büro untergebracht werden können und sehr platzsparend sind. Der Nachteil der Aktenordner ist, dass die Dokumente gelocht werden müssen.
Wie bei der Hängeregistratur, gibt es Trennblätter, die für einen gute Sortierbarkeit sorgen. Die Rückenschilder der Ordner können mit farbigen Schildern versehen werden, wodurch ein sehr guter Überblick gegeben ist.
Tipp 3: Ablagefächer auf dem Schreibtisch
Ablagefächer gibt es ebenfalls in verschiedenen Ausführungen – sie sind ideal für eine kurzfristige Ablage geeignet. Zum Beispiel für alle gerade eingegangenen Rechnungen, neue und unbearbeitete Belege oder für aktuelle Post, neue Verträge usw. Die Dokumente werden lose in eine kleine Kunststoff- oder Metallschublade gesteckt, die ebenfalls beschriftbar ist. Da solche Briefkörbe stapelbar sind, sorgen sie gleichzeitig für mehr Platz auf dem Schreibtisch.
Dieses Ablagesystem hat jedoch auch seine Tücken, denn gerne wird dann vergessen, ältere Dokumente zu entnehmen und ordnungsgemäß entweder in eine Hängeregistratur oder in einem Ordner abzuheften.
Welches Ablagesystem letztendlich ideal ist, hängt grundsätzlich von den individuellen Bedürfnissen ab. Diese ergeben sich sowohl aus den persönlichen Vorlieben, als auch aus den Anforderungen an den Arbeitsablauf. So kann das Arbeiten in einem Ingenieurbüro andere Anforderungen an das Ablagesystem mitsichbringen als die Arbeit im Großhandel.