Fachbeitrag von Philipp Luis, internationaler Projektmanager bei projectVal:
Wer schon einmal an einem größeren Projekt gearbeitet hat, weiß, wie schnell man den Überblick über Ziele, Anforderungen und Aufgaben schon bei einer noch vertretbaren Projektkomplexität verliert. Selbst erfahrenen Projektleitern gelingt die Koordination von Menschen, Ressourcen und Terminen nicht immer.
Für ein Startup, dem die Erfahrung mit umfangreichen oder langfristigen Projekten noch fehlt, ist diese Koordination umso schwieriger. Wenn man allerdings weiß, welche Faktoren man mit welchen Methoden gut überblicken kann, lässt sich auch diese Herausforderung meistern.
Faktoren für den Projekterfolg
Es gibt eine Vielzahl von Faktoren, die über den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden. Je besser man diese Faktoren im Blick behält, sie erfasst und evaluiert, umso flexibler und schneller kann man Probleme erkennen und reagieren.
Projektziel und Anforderungen
Das Projektziel sollte kurz und bündig in 2 – 3 Sätzen formuliert werden können. Zudem sollten technische und fachliche Anforderungen stichpunktartig zusammengefasst und mit dem Projektziel abgeglichen werden. Nur, wenn sich alle Beteiligten klar darüber sind, was sie am Ende eigentlich erreichen wollen und wo Prioritäten liegen, ist koordiniertes Arbeiten möglich.
Meilensteine und Termine
Auf Basis der Besprechung des Projektzieles lassen sich einzelne Projektphasen und Aufgaben ausarbeiten. Diese sollten zu Meilensteinen zusammengefasst und mit Terminen versehen werden, sodass ein grober zeitlicher Ablauf des Projektes entsteht.
Mit diesem Entwurf kann dann der tatsächliche Projektverlauf verglichen werden, um den aktuellen Stand im Gesamtkontext einschätzen zu können.
Projektmanagement Ressourcen
Einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg sind Ressourcen. Dazu gehören physische Mittel wie Geld und Material, aber auch immaterielle Ressourcen wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter.
Bei der Überwachung von Ressourcen geht es nicht nur um die Frage, wie viele Ressourcen zur Verfügung stehen, sondern auch um ihren Verwendungszweck und den Verbrauch über Zeit.
Methoden, um den Überblick zu behalten
Um den Projektverlauf zu dokumentieren und Aufgaben oder Ressourcen zu überblicken, gibt es eine Vielzahl an Methoden. Für junge Unternehmen geht Qualität bei der Wahl der Methoden über Quantität.
Das heißt, es ist besser, sich auf wenige Methoden zu einigen, die in vollem Umfang genutzt werden, anstatt möglichst viele Methoden nur marginal zu implementieren.
Methode 1: Netzplan
Ein Netzplan visualisiert die sequentiellen Abhängigkeiten von Aufgaben. Auf einen Blick ist erkennbar, welche Aktivitäten zwingende Grundlage für andere Aktivitäten darstellen. Dadurch lässt sich nicht nur ein in sich stimmiger Zeitplan erstellen, es können auch kritische Pfade oder Aufgaben mit besonders hoher Priorität identifiziert werden.
Während der Durchführung können Mitarbeiter immer wieder auf den Netzplan zurückgreifen, damit kein zeitlicher Verzug entsteht oder Aufgaben auf der Strecke bleiben.
Methode 2: Todo- und Aktivitätenlisten
Todo-Listen kennt sicherlich jeder aus dem eigenen Alltag. Die meisten Menschen nutzen Todo-Listen um sich über den Tag oder über die Woche die wichtigsten Aufgaben vorzuhalten. Doch Todo-Listen helfen nicht nur für die eigene Übersicht.
Kollaborativ geführte Listen ermöglichen allen Mitarbeitern am Projekt zu wissen, wer sich um was kümmert und vermeiden Doppelarbeit. Indem man für einzelne Aufgaben auch die benötigte Zeit und Ressourcen erfasst und eine Historie der Aktivitäts- oder Todo-Listen speichert, erhält man einen detaillierte Projektdokumentation.
Methode 3: Balkenplan / Gantt-Diagramm
Eine Todo-Liste genügt allerdings nicht, um zeitliche Kollisionen bei der Aufgabenverteilung zu vermeiden. Für Zeitmanagement und Zeiterfassung ist ein Balkenplan bzw. ein Gantt-Diagramm geeignet, welches Sie in verschiedenen Projektmanagement Tools wiederfinden.
Ein solches Diagramm stellt einzelne Aufgaben in Balkenform an einer Zeitachse dar und hilft so, Dauer, Aufwand und Firsten optimal und ohne Überschneidungen zu planen. Den einzelnen Aktivitäten können natürlich weitere Informationen zugefügt werden.
Methode 4: Standup-Meeting
Die bisher vorgestellten Methoden nutzen alle Stift, Papier oder Software. Kommunikation ist innerhalb eines Projektes aber genauso wichtig wie Dokumentation. Standup-Meetings sind kurze Besprechungen aus dem agilen Projektmanagement, genauer aus dem Vorgehensmodell Scrum, die die Kommunikation im Projekt stützen.
Jeden Morgen trifft sich das Projektteam oder eine Subgruppe des Teams und bespricht kurz, was gestern getan wurde, was heute ansteht, welche Probleme es gab und welche Zuarbeit benötigt wird. Damit man sich wirklich kurz und präzise fasst, werden die Besprechungen im Stehen abgehalten – daher der Name Standup.
Fazit
Damit ein Projekt Erfolg haben kann, müssen einige Faktoren, wie Ressourcen, Arbeitsschritte und Termine, besprochen und regelmäßig evaluiert werden. Um den Überblick auch während umfangreichen oder länger andauernden Projekten zu behalten, eignen sich verschiedene Modelle und Diagramme.
Mit einem Netzplan oder einem Gantt-Diagramm lassen sich beispielsweise zeitliche Abläufe besser koordinieren. Einfache und allgemein bekannte Methoden wie Todo-Listen helfen bei der Strukturierung der Arbeit in Teilschritte.
All diese Methoden führen aber nur dann zum Projekterfolg, wenn die Projektbeteiligten regelmäßig miteinander kommunizieren und den aktuellen Stand abgleichen.
Über den Autor:
Philipp Luis ist internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Online Marketing und IT Bereich.
Er möchte seine Erfahrungen, sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen umsetzen von Projekten teilen und sich gern intensiv zum Thema Projektmanagement austauschen.
Weitere Informationen findest Du unter: www.projectval.com
