Ein Fachbeitrag von Paul-Alexander Thies – Geschäftsführer der Online-Buchhaltung Billomat:
Es könnte so einfach sein: Auftrag erledigt, Rechnung geschrieben, Kunde bezahlt die Rechnung und fertig ist die Sache. Manchmal kommt es anders. Dann verstreicht das Zahlungsziel ohne dass der Rechnungsbetrag auf dem Geschäftskonto eingeht. Und nun?
Wann und wie man jetzt mit einer Mahnung reagiert, ist gerade für Freiberufler und Gründer oft eine schwierige Frage. Einerseits wird das Geld benötigt. Andererseits will ein Soloselbstständiger oder ein Kleinunternehmer es sich auch nicht mit dem Kunden verderben, denn der könnte die Mahnung als drängend und unfreundlich auffassen.
Außerdem, so fragt sich mancher, sieht es doch aus, als wäre die Firma sehr klamm, wenn sofort eine Mahnung rausgeht, wenn das Geld ein paar Tage überfällig ist.
Tipp: Emotionslos betrachten – es ist nur ein Sachverhalt
Zum richtigen Mahnen braucht es erstmal die richtige Einstellung. Es geht ganz einfach um das Einhalten von Verträgen. Ein Unternehmer hat seinen Auftrag gut und pünktlich erledigt, dann steht ihm nun auch die vollständige und termingerechte Bezahlung zu.
In vielen Fällen steckt hinter der unpünktlichen Zahlung nicht nur keine böse sondern gar keine Absicht: Eine Rechnung wird einfach vergessen, geht in einem Papierstapel unter oder die Mail mit dem Rechnungsdokument ist im Spamfilter gelandet. Irgendwann kommen die Kunden von alleine darauf, aber das kann dauern.
Daher ist es ratsam, dass auch kleine Unternehmen sich zügig darum kümmern, wenn Zahlungen nicht eingehen und das Zahlungsziel in der Vergangenheit liegt. Nirgends steht geschrieben, dass nur große Betriebe ein professionelles und strikt nach Kalender getaktetes Mahnwesen organisieren.
Auch Freiberufler und Kleinunternehmer können da ganz schematisch vorgehen. Mit Kalender und Rechnungssoftware haben auch sie einen vollständigen Überblick über die Termine und das Mahnwesen ohne viel zusätzlichen Aufwand im Griff.
Tipp: Die Zahlungserinnerung ist kein Muss
Den eigentlichen Mahnvorgang beginnen viele mit einer Zahlungserinnerung. Das kann man machen. Verpflichtend ist es nicht. Im Grunde kann das erste versandte Erinnerungsschreiben auch gleich eine Mahnung sein und diese Mahnung könnte auch schon Mahngebühren enthalten. Möglich ist es.
Wer sich dennoch für die Zahlungserinnerung entscheidet, der tut das, weil es auf den Kunden freundlicher wirkt, wenn zunächst nur erinnert wird.
Viele formulieren ihre Zahlungserinnerungen auch mit Sätzen wie „vielleicht haben Sie übersehen, dass…“. Was eine Zahlungserinnerung aber unbedingt enthalten sollte ist eine Frist, bis zu der das Geld nun aber wirklich da sein sollte, weil sonst die Mahnung folgt und für den Kunden zusätzliche Kosten entstehen.
Tipp: Drei Mahnstufen sind sinnlose Zeitverzögerung
Während viele Kunden auf eine Zahlungserinnerung und Mahnung mit sofortiger Zahlung reagieren und womöglich noch anrufen, um sich zu entschuldigen, weil sie tatsächlich die Rechnung übersehen haben, gibt es auch die anderen, die Zahlungsverzögerer.
Mancher verlässt sich einfach darauf, dass nach Verstreichen des Zahlungsziels erstmal lange nichts passiert. Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass immer erstmal drei Mahnungen kommen, bevor das Nichtzahlen irgendwelche teuren Konsequenzen hat. Selbst Mahngebühren beeindrucken manchen Zahlungsverzögerer nicht.
Anders ist es bei Kunden, die tatsächlich zahlungsunfähig sind oder auf die Insolvenz zusteuern. Da hat es keinen Zweck über drei Mahnstufen auf das Geld zu warten und erst dann das Gericht einzuschalten.
Fazit: Eine Mahnung reicht. Sie muss klar und deutlich die Information enthalten, bis wann das Geld spätestens auf dem Konto des Auftragnehmers sein muss.
Es muss Mahnung darauf stehen und ersichtlich sein, auf welche Rechnung und welche Beträge sich die Mahnung bezieht. Die Mahnung darf Mahngebühren in angemessener Höhe enthalten.
Auch der explizite Hinweis auf den bestehenden Zahlungsverzug und die unter Umständen anfallenden Verzugszinsen ist wichtig.
Tipp: Verzugszinsen und Mahngebühren: nicht alle Kunden sind gleich
Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in §288 BGb die Verzugszinsen und den sonstigen Verzugsschaden. Dadurch, dass eine Zahlung nicht fristgerecht eingeht, entsteht dem Rechnungsstellenden ein Nachteil.
Dieser kann durch Mahngebühren oder Verzugszinsen ausgeglichen werden. Dabei macht es aber einen Unterschied, ob der säumige Zahler ein Privatkunde oder ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung ist. Das äußert sich bei den Mahngebühren in ihrer Höhe und auch bei den Verzugszinsen ist der Zinssatz für Endverbraucher niedriger.
Während bei Endverbrauchern die Mahngebühr angemessen sein soll, also ein paar Euro beträgt, die für den zusätzlichen Aufwand anfallen, eine Mahnung zu verschicken, dürfen Unternehmer bei Unternehmen und Behörden kräftiger aufschlagen. Hier ist eine gesetzliche Mahnpauschale von 40 Euro zulässig. Die gesetzliche Mahnpauschale gibt es durch eine EU-Zahlungsverzugsrichtlinie.
Verzugszinsen darf ein Gläubiger ab dem Tag berechnen, ab dem sich der Kunde im Zahlungsverzug befindet. Den Zinssatz kann sich der Gläubiger nicht aussuchen, er muss sich am Basiszinssatz orientieren und addiert dann bei Privatkunden 5 Prozent dazu. Geschäftskunden zahlen Verzugszinsen von 9 Prozent über dem Basiszinssatz.
Seit einigen Jahren ist der Basiszinssatz, den die Deutsche Bank herausgibt, aber im negativen Bereich. Das bedeutet, dass Verzugszinsen weniger als 5 Prozent bzw. weniger als 9 Prozent betragen.
Die Verzugszinsen beziehen sich auf die Anzahl von Tagen, die der Zahlungsverzug besteht. Da kommen also erst bei sehr langem Zahlungsverzug oder hohen Rechnungsbeträgen höhere Zinsbeträge zusammen.
Tipp: Das gerichtliche Mahnverfahren oder die Klärung vor Gericht
Wenn schriftliches Mahnen nichts geholfen hat, gibt es die Möglichkeit, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Voraussetzung: es handelt sich um eine unstrittige Forderung. Der Kunde hat also alle Leistungen abgenommen, es stehen keine Uneinigkeiten zur Sache im Raum.
Dann kann sich ein Gläubiger auch ohne Anwalt an ein Gericht wenden. Das Antragsformular für das gerichtliche Mahnverfahren gibt es online. Ist er an das Gericht versandt, fallen dort Gebühren an, die sich an der Höhe des Betrags orientieren, um den es geht. Diese Gerichtsgebühren fordert das Gericht aber vom Schuldner mit ein.
Bei strittigen Forderungen, wenn der Kunde also leugnet, die Rechnung bezahlen zu müssen, ist es sinnvoll einen Fachmann zu konsultieren. Hier geht es also nicht ohne Anwalt.
Über den Autor:
Paul-Alexander Thies ist Geschäftsführer von Billomat, der Online-Buchhaltung für Kleinunternehmer, Selbständige und Mittelständler.
Während seines Studiums gründete Paul-Alexander Thies sein erstes Unternehmen und weiß über die Herausforderungen der Existenzgründung Bescheid.
In den letzten 8 Jahren arbeitete Paul-Alexander Thies als Führungskraft Senior Management für Groupon, Payleven (Rocket Internet) & Travador.
Weitere Informationen findest Du unter: www.billomat.com
