Vor allem neue Unternehmerinnen und Unternehmer oder Selbstständige sollten sich auf jeden Fall auch ausführlich mit dem Thema der Rechnungserstellung beschäftigen. Schließlich gibt es eine ganze Reihe von Dingen zu berücksichtigen, damit man am Ende auch wirklich rechtssichere Rechnungen ausstellt und an die Kunden verschickt.
Grundsätzlich ist es aber gerade für ein StartUp Unternehmen schon eine großartige Sache, wenn man für geleistete Arbeit dann auch endlich die ersten Rechnungen schreiben und an die Kunden verschicken kann.
Allerdings ist es sehr wichtig, dass man sich bei der Erstellung von Rechnungen an die gesetzlichen Vorgaben hält und die eigene Rechnung auch alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Wenn man das Prozedere mit seinen Eigenheiten einmal beherrscht, dann ist es aber gar nicht mehr so schwierig rechtssichere Rechnungen auszustellen.
Mit einer gesetzeskonformen Rechnung erspart man nicht nur sich selbst, sondern auch dem Geschäftspartner Zeit für Korrekturen und schont die Nerven aller beteiligten Personen. Darüber hinaus wirken auf Anhieb korrekte Rechnungen deutlich professioneller und entsprechend macht man gerade auch als Neuling mit einer korrekten Rechnung einen positiven Eindruck beim neuen Geschäftspartner.
Aus diesem Grund wollen wir im weiteren Verlauf dieses Artikels einige wichtige Tipps rund um die rechtssichere Erstellung von Rechnungen geben.
Allgemeine Informationen rund um eine korrekte Rechnungserstellung
Eine erstellte Rechnung muss immer alle Pflichtangaben enthalten, welche der Paragraf 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) vorgibt.
- Rechnungssteller mit kompletter Adresse
- Rechnungsempfänger mit kompletter Adresse
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- die Steuernummer bzw. die USt-Identifikationsnummer
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung/Leistung
- Rechnungsbeträge netto
- Anfallende Mehrwertsteuer
Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie mit Hilfe einer Rechnungs Vorlage rechtskonforme Rechnungen mit allen Pflichtangaben ganz einfach erstellen.
Wie muss ich als Firma eine Rechnung schreiben?
Nach Paragraf 17 Handelsgesetzbuch (HGB) ist die Firma der Name, unter welchem eine Kauffrau oder ein Kaufmann die Geschäfte betreibt. Dadurch ist es erforderlich, dass man die Rechnungen nicht unter dem privaten Namen ausstellt, sondern unter dem Namen der entsprechenden Firma.
Dabei gilt es selbstverständlich auch die zuvor bereits angesprochenen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UstG einzuhalten. Dabei gibt es je nach Art der Firma einige Unterschiede bei der Rechnungserstellung, die man unbedingt kennen und berücksichtigen sollte.
Rechnungserstellung als Kleinunternehmer
Wenn man als Kleinunternehmer auf dem Markt unterwegs ist, dann kann man auf die sogenannte Kleinunternehmerregelung zurückgreifen. Dadurch ist es möglich sich auf Antrag von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Wichtig ist an dieser Stelle zu wissen, dass dies nur eine Möglichkeit darstellt, die man aber nicht zwangsweise nutzen muss.
Entscheidet man sich als Unternehmerin oder Unternehmer für die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht, dann hat man allerdings auch nicht mehr die Möglichkeit einen Vorsteuerabzug zu machen. Inwiefern das sinnvoll ist oder nicht, gilt es im Vorfeld dieser Entscheidung genau abzuwägen.
Ein Kleinunternehmer ist man, wenn man im vorherigen Kalenderjahr maximal einen Umsatz von 22.000 Euro gemacht hat. Darüber hinaus darf der Umsatz für das laufende Kalenderjahr voraussichtlich nicht die Summe von 50.000 Euro übersteigen.
Wenn man unerwartet doch mehr als 50.000 Euro Umsatz macht, dann hat das aber in der Regel keinen Einfluss auf den vorhandenen Status als Kleinunternehmer. Lediglich wenn bereits vorab nachweislich mit einem höheren Umsatz zu rechnen gewesen ist, oder wenn man im Vorjahr schon oberhalb von 22.000 € lag unterliegt man automatisch der Regelbesteuerung.
Wenn man von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, dann sollte man auf der Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen und in der Rechnung explizit auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen.
Eine Rechnung als Privatperson ausstellen
Man kann auch als Privatperson eine Rechnung schreiben. Allerdings ist das nur möglich, wenn man wirklich rein privat tätig ist und die ausgeübte Tätigkeit nicht über einen gewerblichen Charakter verfügt.
Außerdem darf man in diesem Fall auch kein Freiberufler sein. Als Privatperson muss man auf einer Rechnung weder Steuernummer noch eine Rechnungsnummer angeben. Außerdem ist auch kein Ausweis der Mehrwertsteuer erforderlich.
Wann hat eine Tätigkeit gewerblichen Charakter?
Wann hat eine ausgeübte Tätigkeit einen gewerblichen Charakter? Das ist der Fall, sobald man für die Ausübung der Tätigkeit ein Gewerbe anmelden muss.
Bei einem Gewerbe handelt es sich also um eine selbstständige Tätigkeit, welche man auf eigene Verantwortung, auf eigene Rechnung und mit der Absicht einer Gewinnerzielung ausübt. Nicht gewerblich sind außerdem freiberufliche Tätigkeiten.
Ein Freiberufler ist man wiederum, wenn man einer Tätigkeit nachgeht, welche zum einen nicht der Gewerbeordnung unterliegt und die zum anderen einen erzieherischen, unterrichtenden, künstlerischen, schriftstellerischen oder wissenschaftlichen Hintergrund hat.