Eine Unternehmensgründung ist eine spannende Sache. Und umfangreich noch dazu. Es bedarf einiges an Vorbereitung, Wissen und auch Kapital, um ein Unternehmen erfolgreich in die Spur zu bringen.
Ein wichtiges Puzzleteil hierfür ist, vom Start weg die passende Unternehmer-Software zu nutzen. Diese erleichtert die Arbeit in vielen Bereichen. Das erspart dir Nerven, Zeit und Geld.
Doch was ist – abhängig von der Unternehmensentwicklung – wann wichtig?
Hinweis: Dieser Beitrag wurde erstmals im März 2018 veröffentlicht und zuletzt im Januar 2023 aktualisiert.
Welche Firmensoftware gibt es?
Begib dich mit uns in den Dschungel der Business-Software. Erfahre, welche Software den Unternehmeralltag erleichtert? Welche Programme und Tools geeignet sind und worauf bei der Auswahl zu achten ist?
Starten wir bei den Basics. Es gibt unzählige Unternehmensbereiche, wo du Software effektiv einsetzen kannst.
Zu den wichtigsten zählen:
- ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) zur Verwaltung von Finanzen, Lagerbeständen, Einkauf und Produktion.
- CRM-Systeme (Customer Relationship Management) zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und -daten.
- Projektmanagement-Software zur Verfolgung von Projekten und Aufgaben.
- Personalwirtschaftssysteme zur Verwaltung von Personalakten und -gehältern.
- Finanzsoftware zur Buchhaltung und Finanzanalyse.
- Marketing Automation Software zur automatischen Steuerung von Marketing-Kampagnen.
- Business Intelligence Tools zur Datenanalyse und -aufbereitung.
- E-Commerce Plattformen zur Verwaltung von Online-Verkäufen.
- Collaboration Tools für die effiziente Kommunikation und Koordination der Teammitglieder.
- Supply Chain Management Software zur Verwaltung der Lieferkette und Lagerbestände.
Dies ist jedoch nur eine erste Auswahl. Es gibt darüber hinaus für jeden Unternehmensbereich weitere Lösungen, die für spezifischere Zwecke genutzt werden können, um individuelle Anforderungen abzudecken.
Die Wahl der richtigen Software sollte zudem von der Größe deines Unternehmens und deinem Budget abhängen. Auf dem Markt existieren viele kostenlose oder kostengünstige Tools, die für kleine Unternehmen ausreichend sein können.
Welche Unternehmer-Software für den erfolgreichen Start
Du solltest dir zunächst Gedanken darüber machen, welche Prozesse und Systeme in deinem Startup abgebildet werden müssen. Betrachte hier auch die Branche, in der du dich bewegst.
Vor allem ist es wichtig, dass die Unternehmer-Software deinen Anforderungen entspricht und du dich damit wohl fühlst, da du sie täglich verwenden wirst.
In der Anfangsphase jedes Unternehmens steht vor allem eines im Fokus: sparen.
Kostenpflichtige Softwarelösungen sollten in dieser Phase nicht teuer sein. Müssen sie auch nicht.
Doch welchen Werkzeugkasten benötigt ein Unternehmen überhaupt als Basis für den Gründungsstart?
Um dir die tägliche Arbeit zu erleichtern, sollten bereits zu Beginn Lösungen für immer wiederkehrende Tätigkeiten vorhanden sein:
- Büroanwendungen – besonders verbreitet ist hier Microsoft Office. Soll auch hier gespart werden, empfehlen sich Office-Freeware-Produkte wie OpenOffice oder auch die G Suite von Google.
- E-Mail-Programm – hier hat der Neu-Unternehmer die Qual der Wahl aus verschiedenen Lösungen. Webmail-Komponente des gewählten E-Mail-Anbieters aus der Cloud, lokales E-Mail-Programm auf dem PC wie MS Outlook oder Mozilla Thunderbird.
- Buchhaltungssoftware – hilft, die Buchhaltung ordnungsgemäß zu bearbeiten. Und erspart zudem die Einstellung eines Buchhalters und die Kosten eines Steuerberaters für diese Arbeit.
- Rechnungsprogramm – auch für die Erstellung von Rechnungen gibt es spezielle Software. Zwar könnten die Rechnungen auch im normalen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden, doch ist dies auf Dauer eine ziemlich mühselige Arbeit. Ein Rechnungsprogramm spart Zeit und erleichtert die Arbeit enorm. Nicht nur, dass Waren und Artikel im Programm gespeichert und per einfachem Klick in die Rechnung eingefügt werden können, auch die Kundendaten wie Anschrift und Kundennummer werden in dieser Software gespeichert.
- Software für Geschäftsprozesse – für die einfache Koordination von Bestellung, Vertrieb und Produktion. Diese bilden betriebliche Strukturen und Informationsflüsse ab. Überall verfügbar und flexibel anpassbar helfen sie, Prozesse zu beschleunigen und Aufwände zu reduzieren.
Alle Anwendungen lassen sich schnell und einfach nutzen. Das bietet häufig eine gute Basis zum Start und du kannst schnell davon profitieren.
Noch mehr sparen – mit Komplettlösungen
Ob Rechnungsstellung oder Buchhaltung, es gibt für fast jede Aufgabe in einem Unternehmen auch eine passende Software. Doch all diese Bausteine einzeln zu erwerben, geht oftmals ins Geld.
Besser: auf Komplettlösungen setzen.
Komplettlösungen vereinen verschiedene Unternehmenssoftware in einem Paket. Meist werden Komponenten wie:
- Auftragsbearbeitung
- Buchhaltung
- Lohnabrechnung
- Warenwirtschaft
in einem Paket zusammengefasst. Bekannte Anbieter solcher Komplettpakete sind beispielsweise Datev, Lexware, Sage und WISO.
Daten? Bitte sichern!
Auch ein neu gegründetes Unternehmen ist vor Problemen mit der Festplatte nicht gefeit. Deshalb ist die Datensicherung von großer Wichtigkeit. Zwar können Daten auch gerettet werden, doch solch eine Datenrettung kostet schnell einen höheren dreistelligen Betrag.
Das muss nicht sein.
Denn zur Datensicherung gibt es verschiedene Methoden:
- simple Desktopprogramme (Ein-Klick-Lösung)
- komplexe Backup-Suiten mit Verschlüsselung
- Netzlaufwerke mit zentralen Backups
Software für Unternehmen in der Wachstumsphase
Nach und nach wächst das Unternehmen. Und die Software-Anforderungen mit ihm. Neben den bisherigen Software-Lösungen für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Datensicherung und Co. wird nun oft weitere Software benötigt.
Software für das Projektmanagement
Projektmanagement-Software ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, die mit mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und den Überblick behalten müssen. Sie hilft, die Projektarbeit erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen, und ermöglicht eine bessere Kommunikation im Team untereinander.
Sie kann eine Vielzahl von Funktionen enthalten, wie z.B.:
- Projektplanung: Erstellung von Zeitplänen, Meilensteinen und Budgets für Projekte.
- Aufgabenverwaltung: Erstellung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben innerhalb des Projekts.
- Ressourcenplanung: Verwaltung von Personal- und Materialressourcen für das Projekt.
- Kommunikation: Integrierte Tools zur Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.
- Berichterstellung: Erstellung von Berichten und Auswertungen zum Projektfortschritt und zur Leistung.
- Projektüberwachung: Überwachung von Projektfortschritt und Leistung im Vergleich zu Plan.
Aktuell besonders beliebt ist Trello. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Projektmanagement-Software, bei der auf sogenannten Boards zusammen mit weiteren Mitgliedern Listen, Checklisten, Anhänge und Termine erstellt werden können.
Eine weiter ähnliche Business-Softwarelösung ist GAIN teamwork. Geeignet für 1 – 25 Arbeitsplätze. Diese Software ist – ebenso wie Trello – schnell einsetzbar und vor allem schnell erlernbar.
Bei Open Proj handelt es sich um eine Open-Source Desktopsoftware, welche verschiedene Betriebssysteme unterstützt und Microsoft Project ähnelt. Im Gegensatz zu Microsoft Project ist Open Proj kostenlos.
Weitere Projektmanagement-Software Tools sind:
- Asana
- Basecamp
- Monday.com
- Jira
- Wrike
- ClickUp
- Smartsheet
- Microsoft Project
- Airtable
Wichtig: Diese Liste enthält nur einige der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools und ist keinesfalls vollständig. Welches dieser Software-Tools am besten geeignet ist, hängt von den Anforderungen des Projekts und des Teams ab. Es empfiehlt sich, verschiedene Anbieter zu testen, um herauszufinden, was am besten für einen passt.
Unternehmenssoftware für das Personalmanagement
Dein kleines Team wächst beständig weiter. Somit benötigst du jetzt eine HR Komplettlösung für das Personalwesen.
Ein Personalmanagementsystem, auch Personalverwaltungssystem genannt, ist eine agile Software, die dazu genutzt wird, die Verwaltung von Personalakten und -gehältern zu optimieren.
Es kann eine Vielzahl von Funktionen enthalten, wie z.B.:
- Personalstammdatenverwaltung: Speicherung von Informationen wie Namen, Adressen, Kontaktdaten und Qualifikationen der Mitarbeiter.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisierung der Berechnung von Löhnen und Gehältern, inklusive Abzüge und Zuschläge.
- Zeitmanagement: Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten.
- Personalentwicklung: Verwaltung von Schulungen und Weiterbildungen für Mitarbeiter.
- Recruiting: Unterstützung bei der Suche und Auswahl von neuen Mitarbeitern.
- Performance Management: Bewertung und Überwachung der Leistungen von Mitarbeitern.
Diese Funktionen können in einer einzigen Software integriert sein oder auch in mehreren, spezialisierten Systemen.
Es ist eine wichtige Lösung, die Unternehmen nutzen, um die Verwaltung von Personalakten und -gehältern zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Zudem ermöglicht es eine bessere Übersicht und Transparenz über die Mitarbeiteraktivitäten und Leistungen.
Software für mittelgroße Unternehmen
Hat das ehemalige StartUp sich schließlich in den Mittelstand hochgekämpft, werden wieder andere Software-Optionen wichtig. Stichwort ERP und CRM.
ERP-System
ERP = Enterprise Ressource Planning. Diese Software hilft bei der Ressourcen-Verwaltung.
Darunter fallen:
- Lagerbestände
- Material
- Zeitkontingente
ERP-Software vereinfacht zudem die Schätzung von Stückkosten bei der Produktion sowie die Inventur und optimieren die betrieblichen Abläufe. Das ERP System ist somit ein wichtiges Hilfsmittel bei der Verschlankung und Automatisierung von Betriebsabläufen in mittelständischen Unternehmen. Ein Big-Player ist hier bspw. SAP.
Dabei ist das ERP-System nicht einfach nur eine klassische Warenwirtschafts-Software. Es vereint vielmehr alle operativen Unternehmensprozesse wie:
- Controlling
- Finanzwesen
- Marketing
- Materialwirtschaft
- Personalwirtschaft
- Produktionsplanung
- Produktionssteuerung
- Rechnungswesen
- Verkauf
CRM-System
CRM = Customer Relationship Management. Die CRM-Software ist genau genommen eine Kundendatenbank. Im CRM enthalten sind kundenrelevante Daten wie beispielsweise:
- Adressdaten
- Gesprächsnotizen
- aktuelle Projekte
Warum ist ein CRM so wichtig?
Ein Unternehmen kann nur dauerhaft bestehen, wenn der Umsatz stimmt und die Einnahmen die Ausgaben überwiegen. Und das gelingt nur durch zufriedene Kunden. Das CRM-System hilft beim Management der Kundenbeziehungen und sorgt somit dafür, dass sich kundenorientierte Lösungen im Einzelfall finden lassen.
Die richtige Software zum richtigen Zeitpunkt braucht ein Unternehmen – hierfür gibt es elektronische Helfer für zahlreiche unternehmerische Tätigkeiten.
Fazit
Welche Software ein Unternehmen benötigt, hängt von zwei Faktoren ab:
- der Branche
- dem eigenen Entwicklungsstand
Fakt ist jedoch: ohne Software geht es nicht.
Bereits in Startups wird ein gewisser Grundstock an leistungsstarken Programmen benötigt, um Zeit und Kosten zu sparen, sowie schnell skalieren zu können.
Um langfristig profitieren zu können, ist es unabdingbar, auf die richtigen Schnittstellen der einzelnen Software-Systeme untereinander zu achten. Denn nichts wäre schlimmer, als im Wachstumsprozess immer wieder bei Zero anfangen zu müssen.
Mit dem Unternehmen wachsen zudem die Ansprüche an seine Software. Je größer es wird, desto komplexer werden seine Abläufe. Projektmanagementsoftware, sowie Programme für die Zeiterfassung und den Kundenservice kommen hinzu. Die Verwendung von spezieller Software für die Kundenakquise oder das Managen der Lieferketten erleichtert zudem den Unternehmensalltag.
Spätestens, wenn das Unternehmen den Mittelstand erreicht hat, sind ERP- und CRM-Systeme ein Muss.
Sie helfen beim Ressourcenmanagement und unterstützen beim Kundenmanagement.
Geeignete Unternehmenslösungen in jedem Entwicklungsstadium sind wichtig. Die Implementierung spart langfristig Geld und Zeit und ermöglicht es dem Unternehmer, sich vorausschauend auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren. Es ist wichtig, seine Prozesse rechtzeitig zu automatisieren und sich Systeme aufzubauen, die als Cloud-Lösungen funktionieren, bestenfalls Echtzeitdaten liefern und so die Kosten senken.