Tipp (nicht nur) für Gründer: Rechnungen per Post statt per E-Mail versenden

Ein Gastbeitrag von Ronny Siegel, myWebcheck.de.

Ich liebe sie, die Rechnungen welche ich per Post erhalte. Warum dies so ist, ganz einfach. Bei diesen Rechnungen habe ich die wenigste Arbeit. Ich hole sie aus dem Briefumschlag, lege sie in meine Ablage “zu überweisen” oder wenn dies erledigt ist in die Ablage “Buchhaltung”.

Diese Schritte sind in wenigen Sekunden erledigt und sparen mir unter dem Strich viel Zeit. Dies ist auch der Grund warum ich oft mit der Nase rümpfe, wenn mir mal wieder der Vorschlag unterbreitet wird, ich könnte zukünftig meine Rechnungen per Mail empfangen. In solchen Fällen überlege ich immer als Erstes, wieso man mir als Kunden Mehrarbeit verschaffen möchte.

Kostenfrei arbeiten! – als Unternehmer?

Im Businessbereich ist es nach meinen Erfahrungen wichtiger als im Konsumerbereich, dass die zwischenmenschliche Beziehung stimmt. Business bedeutet vor allem eins, viel Vertrauen. Wer mit anderen Menschen geschäftlich zusammen arbeitet, will sich auf den Partner verlassen und aus der Zusammenarbeit einen Gewinn erzielen. Dies bedeutet aber auch im Umkehrschluss, wenn man mit einem anderen Menschen zusammen arbeitet, will man langfristig nicht das Gefühl bekommen, dessen Arbeit zu erledigen ohne dafür entlohnt zu werden.

Rechnungen per Mail müssen meistens ausgedruckt werden

Beim Empfang von Rechnungen per Mail, kann diese Gefühl aufkommen. Und dies meistens nicht nur einmalig, sondern bei jeder Rechnung erneut. Schließlich muss man bei Rechnungen per Mail mehrere zusätzliche Handlungen durchführen, bis man diese in dieser Form vorliegen hat, wie man sie benötigt. In den meisten Fällen muss man sie ausdrucken, da auch heute noch die meisten Buchhalter und Steuerbüros die Rechnungsunterlagen in Papierform vorliegen haben möchten oder man diese aufgrund der rechtsverbindlichen Aufbewahrungspflichten irgendwo und irgendwie sicher verwahren muss.

Welche Kosten entstehen einem Unternehmer beim Ausdrucken von Rechnungen?

Ich kann deswegen nur jedem Existenzgründer und Unternehmer empfehlen, seine Rechnungen an seine Kunden in Papierform zu versenden. Zumindest dann wenn es sich um Geschäftskunden handelt. Denn versucht man sich einmal in die Position des Gegenüber zu versetzen, wird einem schnell deutlich, was eine Rechnung per Mail für einen Unternehmer bedeutet. Jeder Mausklick kostet Zeit, jeder Ausdruck kostet zusätzlich Geld und jede Arbeitskraft, auch wenn man dies selber ist, welche diese Handlungen ausführt, kostet richtig Zeit und Geld. Rechnet man diese Zeit und diese Kosten zusammen und bricht dies auf den Stundensatz seiner Angestellten oder seinen eigenen Stundensatz herunter, dann kommen beim Ausdrucken von Rechnungen, die per Mail versendet wurden, einige Summen zusammen.

Meine Erfahrung: Kaum ein Unternehmer mag Rechnungen per E-Mail

Langfristig wird jeder Unternehmer und jeder Selbständige damit beginnen, durchzurechnen, wo er wann mit was Zeit verbraucht die nicht effektiv zum Geld verdienen genutzt werden kann. Rechnungen, die man selber noch ausdrucken muss, sind ein Teil davon. Und wenn ich meinen Geschäftspartner glauben darf, dann weiß ich mit Sicherheit, der Großteil der Unternehmer mag diese Form der Rechnungen genauso wenig wie ich.

Über den Autor:

Mein Name ist Ronny Siegel. Mein erstes Unternehmen gründete ich 1996, einen Schallplattenladen mit dem ich 2 Jahre durchhielt. Seit 2003 bin ich erneut selbständig, diesmal ohne Unterbrechung. Die Erfahrungen mit dem ersten Crash halfen mir dabei genauer auf die Signale der Kunden zu achten.

Diese Erfahrungen aus den vielen Jahren meiner Selbständigkeit möchte ich gerne an junge Gründer weitergeben, ein bisschen auch in der Hoffnung, dass sie ein paar dieser Fehler vermeiden können.