Gründer gehen mit viel Elan und einem Fokus auf die eigene Idee in die Selbstständigkeit. Aufgaben abseits des Kerngeschäfts werden dabei oft als lästig und zeitraubend wahrgenommen.
Dennoch ist es notwendig, sich mit administrativen Aufgaben auseinanderzusetzen. In der jüngeren Vergangenheit hat sich vor allem der Umgang mit digitaler Technik zu einer Mammutaufgabe entwickelt, die besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Persönliche Informationen richtig speichern und verwalten
Die absolute Mehrheit von Unternehmen gelangt in den Besitz von personenbezogenen Daten.
Welche Informationen darunter fallen, ist klar definiert. Dies sind unter anderem Adressdaten, IP-Adressen, Kreditkarteninformationen und auch Namen von Kunden. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt seit 2018 klare Regeln vor, in welchem Rahmen Unternehmen diese Daten verarbeiten dürfen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle IT-Systeme DSGVO-konform sind. Somit stellen Unternehmen sicher, dass alle personenbezogenen Informationen, die in die Systeme gelangen, korrekt verarbeitet werden und geschützt sind. Es ist aus zwei Gründen wichtig, sich an diese gesetzlichen Vorgaben zu halten.
Zum einen drohen hohe Bußgelder bei einem Verstoß gegen die DSGVO. Zum anderen werden Verstöße auch öffentlich bekannt gegeben, sodass Unternehmen mit einem Vertrauensverlust bei der Kundschaft rechnen müssen.
Sicherheit bei Verträgen mit externen Dienstleistern
Moderne IT-Infrastrukturen bauen immer häufiger auf externen Diensten aus. Diese sind unter anderem Cloud-Dienste sowie Software, die über Lizenzen genutzt wird. Aus diesem Grund wächst sehr schnell ein komplexes Konstrukt, das aus vielen Verträgen mit unterschiedlichen Dienstleistern besteht.
Das komplizierte IT-Vertragsrecht ist somit ein weiterer Punkt, der Start-ups von der eigentlichen Kernaufgabe abhält. Deshalb ist es sinnvoll, sich Unterstützung durch einen kompetenten Partner zu sichern. Dieser übernimmt die Prüfung von Verträgen und Dienstleistungen oder erstellt EVB-IT-Dienstverträge.
Besonders aufgrund der gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO ist es wichtig, externe IT-Dienstleistungen und die dazugehörigen Verträge genau zu prüfen. Der Unternehmer als Nutzer solcher IT-Lösungen steht in der Pflicht, sicherzustellen, dass diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wichtig ist dies, da zum Beispiel personenbezogene Daten von Kunden in den Systemen gespeichert werden, zum Beispiel in einer CRM-Plattform in der Cloud.
Anwälte, die sich auf das IT-Recht spezialisiert haben, übernehmen die Prüfung von Verträgen und Datenschutzklauseln. Ebenfalls setzen diese Kanzleien Verträge auf oder passen diese an, sodass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Mit einem solchen Partner sind Startups auf der sicheren Seite, was das IT-Recht betrifft.
Webseiten gesetzeskonform gestalten
Die eigene Webseite hat für die meisten Startups Priorität. Auch in diesem Bereich ist es wichtig, die zahlreichen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Ansonsten drohen hier Abmahnungen und hohe Bußgelder oder Gerichtsverfahren.
Der erste Punkt ist die Impressumspflicht für Unternehmen. Das Impressum der Webseite muss den Namen des Unternehmens, die Adresse sowie Kontaktinformationen enthalten. Ebenfalls Pflicht ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie, falls vorhanden, die Registernummer in einem Genossenschaftsregister.
Ein weiterer Punkt, der Pflicht und Teil der Vorgaben für den Datenschutz in Unternehmen ist, sind die Cookie-Banner. Besucher erhalten dieses Banner angezeigt, wenn sie erstmals die Webseite aufrufen. Ein Cookie-Banner auf Webseiten muss zudem transparent sein und den Nutzern die Möglichkeit geben, über die Nutzung der eigenen Daten zu entscheiden.
Weiterhin muss gewährleistet sein, dass Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf diese Cookie-Einstellungen haben.