Viele Handwerksbetriebe kennen die Herausforderung: Egal ob es um Elektroinstallationen, Instandhaltung von technischen Anlagen oder regelmäßige Pflegearbeiten in Grünanlagen geht – oft fehlt der Überblick über anstehende Wartungsarbeiten beim Kunden. So kann es passieren, dass diese nicht rechtzeitig über bevorstehende Termine informiert werden, wodurch es zu ineffizienten Wartungsabläufen, steigenden Kosten und unzufriedenen Kunden kommen kann. Zudem bleiben auf diese Weise Umsatzpotenziale ungenutzt, die eine regelmäßige Wartung bieten kann.
Die Lösung liegt in der Automatisierung von Prozessen. Mit Hilfe einer Software können Handwerksbetriebe Wartungspläne effizient erstellen, dabei die Kundenbindung verbessern, Kosten reduzieren und Deine Umsatzpotenziale clever nutzen.
Welche Schritte sind in einer Wartung enthalten?
Damit der ordnungsgemäße Betrieb von Anlagen – wie beispielsweise einer industriellen Kühlmaschine, elektrischen Anlagen oder Brandschutzsystemen – sichergestellt ist, sollte eine Wartung die folgenden Schritte enthalten:
- Inspektion zur Identifikation von Schäden
- Reinigung zur Sicherstellung der Funktionalität
- Schmierung von beweglichen Teilen, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
- Justierung und Kalibrierung technischer Geräte zur Sicherstellung der Genauigkeit
- Austausch von Verschleißteilen, wie Riemen, Leuchtmitteln, Dichtungen und Filtern
- Funktionsprüfung, um sicherzustellen, dass die Anlage ordnungsgemäß funktioniert und den vorgeschriebenen Standards entspricht
Verlorene Kunden und verpasste Umsatzpotenziale: Die Notwendigkeit einer Wartungsplanung
Fehlt eine ausreichende Planung von Wartungen, kann dies sowohl für mittelständische Handwerksbetriebe als auch für ihre Kunden Nachteile mit sich bringen, die sich auf den Unternehmenserfolg und die Kundenbindung auswirken.
Viele Kunden sind sich über die Wartungsintervalle ihrer Geräte nicht im Klaren.
Das liegt oft daran, dass diese nur auf Prüfplaketten vermerkt sind und sie sich nicht ausreichend mit dem Zustand ihrer Anlagen, Systeme oder Geräte auskennen. Sind der Bedarf und Zeitpunkt einer Wartung für sie also nicht erkennbar und wird deshalb die Notwendigkeit zu spät bemerkt, können Anfragen oft nicht bedient werden, da diese zu kurzfristig gestellt werden. Dies kann zu Frust beim Interessenten führen und, falls dieser sich an einen Wettbewerber mit besseren Kapazitäten wendet, auch zum Verlust des potentiellen Kunden.
Werden Verschleißteile nicht regelmäßig ausgetauscht, kann es außerdem zu Fehlfunktionen und größeren Reparaturen durch das Handwerksunternehmen führen, was gleichzeitig Mehraufwand und höhere Kosten verursacht. Gleichzeitig wirkt sich eine zu späte oder seltene Wartung auf die technischen Anlagen aus, die so unter Umständen ausfallen könnten. Höhere Rechnungen und ausfallende Geräte steigern zusätzlich die Unzufriedenheit des Kunden.
Ein weiterer Punkt, der eine Wartungsplanung notwendig macht, ist, dass in mittelständischen Unternehmen häufig die Dokumentation über bereits durchgeführte Wartungen in Form von Wartungsprotokollen fehlt. Dieser Umstand macht eine Überwachung und Planung der nachfolgenden Wartungen schwierig. Darüber hinaus gibt es oft keine ausreichende Kommunikation mit den Kunden, um den Wartungsbedarf und die Planung zu klären.
In mittelständischen Handwerksbetrieben sind die personellen Ressourcen häufig eingeschränkt, was die zeitgerechte Durchführung von Wartungen für zahlreiche Kunden sowie die Priorisierung von Aufträgen nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit erschwert. Fehlt eine systematische Wartungsplanung, so können Engpässe und Verzögerungen leicht die Regel werden.
Das Nichtvorhandensein einer Wartungsplanung hat einen weiteren Nachteil – die verpassten Chancen zur Umsatzsteigerung. Regelmäßige Erinnerungen an Kunden über ihre anstehenden Wartungstermine können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie einen Termin planen oder dem Terminvorschlag zustimmen. Dies führt unweigerlich zu einem erhöhten Auftragsvolumen und somit zu einer Umsatzerhöhung.
Die Rolle von Handwerkersoftware bei der vorausschauenden Wartungsplanung
Betriebe aus Handwerksbranchen wie der Kälte- und Klimatechnik, dem Anlagenbau oder der SHK, die sich für eine gezielte Wartungsplanung entscheiden, können von diversen Vorteilen profitieren. Dazu gehören eine effizientere Ressourcenoptimierung, Aufwandsersparnis und eine bedeutende Steigerung des Umsatzes.
Automatisierte Wartungsplanung
Ganz gleich, ob es um die Instandhaltung von Aufzügen, Wasserzählern oder Rauchmeldern geht, oder um die Organisation von Dachreparaturen oder Schneeräumungsdiensten im Winter – wenn die Wartungsplanung automatisiert abläuft, haben Firmen alle Informationen über ihre Kunden sofort zur Hand und sind über Wartungszyklen, das Alter der Geräte und bisherige Daten im Bilde.
Auf Grundlage dieser Informationen können Erinnerungen rechtzeitig an die zuständigen Mitarbeiter gesendet werden, die so die Instandhaltung planen und ausführen können, ohne dass kostspielige Ausfälle und Reparaturen anfallen. Ebenso können durch eine automatisierte Wartungsplanung Erinnerungen an die Kunden gesendet werden, indem die Wartungstermine mit den jeweiligen Kundendateien verknüpft werden.
So können sich sowohl Unternehmen als auch Kunden frühzeitig auf einen anstehenden Instandhaltungstermin vorbereiten.
Koordinierung von Ressourcen
Mit einer gut strukturierten und langfristigen Planung lassen sich Arbeitskräfte, Materialien und Werkzeuge effizient koordinieren und verwenden. Die richtigen Aufgaben können den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden, um eine pünktliche und effiziente Durchführung sicherzustellen. Dies führt zu einer besseren Auslastung der Mitarbeiter, optimierten Kosten und einer zuverlässigen Planbarkeit von Einsätzen sowie Einnahmen.
Dokumentation
Durch die Erstellung und Nutzung von Wartungshistorien der bereits abgeschlossenen Wartungsarbeiten lässt sich der Zustand der Geräte und Anlagen von Kunden leicht überwachen und die kommenden Wartungen können dank detaillierter Dokumentation effektiv geplant werden.
Kosteneinsparungen
Wird eine vorausschauende Wartungsplanung vorgenommen, können nicht nur die Kunden profitieren, weil sie keine teuren Reparaturen zu befürchten haben. Auch die Mitarbeiter des Handwerkbetriebs sparen Zeit und Mühe, indem sie auf automatisierte Wartungspläne und Dokumentationen zurückgreifen können. Berichte können mithilfe der Software ebenfalls erstellt werden, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
Serviceoptimierung
Die Nutzung einer Software für eine automatisierte Wartungsplanung führt zu einer deutlichen Verbesserung des Kundenservices. Das liegt daran, dass die Kundschaft sich nicht selbst um die Terminkoordination sorgen muss, stattdessen liegt dies in der Zuständigkeit des Handwerksunternehmens. Gleichzeitig wird durch die Benachrichtigung über anstehende Wartungen die Kundenbindung verstärkt und die Kundenzufriedenheit verbessert.
Durch die steigende Verbindlichkeit werden auch mehr Aufträge erteilt, die zu einem Anstieg des Umsatzes führen. Zudem sichert der kontinuierliche Einsatz der Software darüber hinaus die Umsatzsteigerung ab und fördert diese weiter.
Vorteile der Wartungsplanung mit einer Handwerkersoftware auf einen Blick
- Kosteneinsparung durch frühzeitige Wartungen für Kunden
- Vermeidung kostspieliger Reparaturen und Ausfälle
- Erhöhung der Lebensdauer von Geräten und Anlagen
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch hervorragenden Service
- Regelmäßige Aufträge und Umsätze
- Umsatzsteigerung bei Neueinführung der Software, danach Sicherung dieser Steigerung
- Effiziente Einsatzplanung der Mitarbeiter
Das solltest Du bei der Auswahl der passenden Handwerkersoftware beachten
Du möchtest eine Handwerkersoftware zur Unterstützung bei der Wartungsplanung oder der Koordination anderer regelmäßiger Termine einsetzen? Dann solltest Du sicherstellen, dass diese Software maßgeschneidert für Deine speziellen Anforderungen ist.
Idealerweise sollte die Software-Lösung branchenspezifisch angepasst werden können, sodass sie gleichermaßen für routinemäßige Aufgaben wie die Wartung von Lüftungssystemen, die regelmäßige Überprüfung von Elektroinstallationen oder die saisonale Pflege von Außenanlagen geeignet ist. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Handwerkersoftware problemlos in Deine bestehenden Systeme oder Geräte integriert werden kann.
Eine intuitive Bedienung und hohe Benutzerfreundlichkeit macht es Deinen Mitarbeitern leichter, die Software zu nutzen. Trotzdem solltest Du genügend Zeit für Schulungen Deines Teams einplanen.
Fazit
Für mittelständische Handwerksbetriebe kann eine vorrauschauende Wartungsplanung mit einer Software erhebliche Vorteile mit sich bringen. Sie ermöglicht Ihnen, einen genauen Blick auf die anstehenden Wartungstermine Deiner Kundschaft zu werfen und dadurch sowohl Aufträge als auch den Personaleinsatz frühzeitig zu organisieren. Zusätzlich zur Kosteneinsparung, die sich ebenso für Deine Kunden ergibt, kannst Du mit der Wartungsplanung durch eine geeignete Handwerkersoftware auch Deine Umsatzpotenziale clever nutzen.