Die Frage nach dem Recht auf Urlaubstage und die Anzahl der Tage selbst stellt sich bei der Unternehmensgründung spätestens dann, wenn du eigene Mitarbeiter beschäftigst. Diese müssen natürlich nicht nur bezahlt werden, du solltest auch wissen, welche Rechte ihnen zustehen.
Dabei gibt es strenge gesetzliche Vorgaben, es bleibt also tatsächlich wenig Spielraum für dich als Arbeitgeber. Erst bei Sonderurlauben wird es manchmal kompliziert. Daher ist es ratsam, sich auch hierüber einmal Gedanken zu machen.
Gesetzliche Grundlagen zu Urlaubsanspruch
Für jedes volle Jahr musst du deinen Mitarbeitern laut Gesetz mindestens 4 Wochen Urlaub garantieren. Dies entspricht in der Summe 20 Urlaubstagen, wenn man von einer 5-Tage-Woche ausgeht. Geregelt ist dies in § 3 BurlG. Geht man dagegen von einer 6-Tage-Woche aus, muss das Ganze auf 24 Urlaubstage gerechnet werden.
Will man die Urlaubstage berechnen, muss zwischen dem gesetzlichen Urlaubsanspruch und einem übergesetzlichen Mehrurlaub unterschieden werden. Gestehst du deinen Mitarbeitern nicht mehr als die 20 garantierten Urlaubstage zu, so kann dies zu Unmut führen, denn heutzutage ist es üblich, einen betrieblichen Zusatzurlaub zu gewähren, der zu den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaubstagen zugerechnet wird.
Ein Durchschnitt, an dem du dich orientieren kannst, ist ein zusätzlicher Urlaubsanspruch von 10 Tagen. Wichtig ist, dass du diesen Mehrurlaub vertraglich regelt, damit es später nicht zu Unstimmigkeiten zwischen dir und deinen Arbeitnehmern kommt, die das Betriebsklima erheblich belasten können.
Wenn du Teilzeitkräfte eingestellt hast, brauchst du eine Umrechnung zu Vollzeitäquivalent, um die Urlaubstage berechnen zu können. Dieses wird auch kurz als FTE bezeichnet.
Was muss beim Urlaubsanspruch berücksichtigt werden?
Bei der Erteilung und der vertraglichen Festlegung von Urlaubsansprüchen gibt es ein paar Punkte, die du berücksichtigen musst. Du hast als Arbeitgeber ein Weisungsrecht gegenüber dem Arbeitnehmer, das gesetzlich durch den oben genannten Anspruch eingeschränkt ist.
Dabei musst du als Arbeitgeber grundsätzlich darauf achten, dass die Wünsche deines Arbeitnehmers berücksichtigt werden. Ausnahmen werden nur in wenigen Sonderfällen gemacht. Der erste Sonderfall tritt ein, wenn dringende betriebliche Belange vorliegen. Wann dies der Fall ist, ist ebenfalls gesetzlich bestimmt.
Kommt es in deinem Betrieb beispielsweise zu personellem Engpass, wäre ein solcher Fall gegeben und die Wünsche des Arbeitnehmers müssen zurückstehen. Zu solchen Engpässen kann es durch krankheitsbedingte Ausfälle, eine plötzliche Änderung der Auftragslage oder dringlichen Arbeiten, die für einen Jahresabschluss vonnöten sind, kommen.
Der zweite Fall betrifft nicht deinen Betrieb, sondern deine anderen Arbeitnehmer. Wenn du in deinem Unternehmen sozial vorrangige Arbeitnehmer beschäftigst, sind deren Wünsche vor den anderen zu berücksichtigen.
Sozial vorrangig ist ein Arbeitnehmer zum Beispiel dann, wenn Urlaub anderer Familienmitglieder nicht anders gelegt werden kann. Auch unter diesen Punkt fallen mit einem ähnlichen Grundgedanken Eltern, deren Kinder aufgrund der Schulpflicht festgesetzte Ferienzeiten haben.
Sozial vorrangig kann außerdem sein, wer aus gesundheitlichen Gründen einer besonderen Bevorzugung bedarf und der seinen Urlaub aus eben diesen Gründen nicht zu anderen Zeiten nehmen kann. Auch die Dauer der Betriebszugehörigkeit kann bei der Vorrangigkeit eine Rolle spielen.
Ein wichtiger Punkt, den du als Arbeitgeber nicht vergessen darfst: Du darfst keinen Mitarbeiter deswegen zurückstellen oder diskriminieren, weil er oder sie in Teilzeit arbeitet.
Des Weiteren musst du den Urlaubsanspruch zusammenhängend gewähren, wenn dies vom Arbeitnehmer gewünscht wird. Auch hier ist eine Ausnahme nur in wenigen Fällen möglich und genauso wie im Fall des gewünschten Zeitpunktes des Urlaubs spielen zum Beispiel dringende betriebliche Belange eine Rolle.
Mit „zusammenhängend“ ist gemeint, dass mindestens zwölf Tage des Urlaubs am Stück gewährt werden müssen. Dies bezieht sich allerdings auf eine 6-Tage-Woche. Bei einer 5-Tage-Woche müssen entsprechend 10 Tage zusammenhängend gewährt werden.
Der Urlaub kann außerdem nur in Ausnahmefällen auf das nächste Kalenderjahr übertragen werden. Der Urlaubsanspruch muss also im laufenden Kalenderjahr eingereicht und gewährt werden.
Können Urlaubstage verfallen?
Resturlaub ist keine Seltenheit. Vielleicht hat dein Arbeitnehmer versäumt, seinen Urlaub einzureichen oder dieser musste wegen betrieblicher Dringlichkeit zunächst aufgehoben werden.
Bis vor Kurzem gab es dazu die einfache Regelung, dass Resturlaub verfällt. Wer heute ein Unternehmen aufbaut, muss jedoch mit anderen Regelungen rechnen. Im Jahr 2018 fiel ein Urteil, nach dem zwar immer noch die Möglichkeit besteht, dass Resturlaub verfällt, aber dies ist nur noch unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Der Arbeitgeber ist laut diesem Urteil verpflichtet, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass noch Urlaub aussteht. Dir als Arbeitgeber fällt somit also eine Pflicht zu, dich darum zu kümmern, dass deine Angestellten ihren Urlaub auch einreichen und nicht einfach verfallen lassen.