Wem Informationen gehören, dem gehört die Welt.
Aber heutzutage besteht die Hauptaufgabe eines jeden Geschäftsmannes – und insbesondere eines Dealmakers – nicht nur darin, wertvolle Informationen zu erhalten, sondern sie auch vor böswilligen Dritten zu schützen.
Früher wurde dies mit Hilfe von physischen Datenräumen bewerkstelligt – riesigen Räumen voller Papiere, die rund um die Uhr bewacht wurden. Jetzt, im Zeitalter der Technologie, brauchen Sie nur noch eine Internetverbindung und eine zuverlässige Software für virtuelle Datenräume.
Warum steigen Unternehmen auf virtuelle Datenräume um?
Ein virtueller Datenraum (VDR) wie https://www.firmex.com/ ist eine digitale On-Demand-Lösung, die Unternehmen eine sichere Möglichkeit bietet, vertrauliche und sensible Informationen zu speichern, zu verwalten und auszutauschen – Informationen, die alles sein können, von den persönlichen Daten eines Kunden bis zu den Jahresabschlüssen des Unternehmens.
Der Hauptunterschied zwischen virtuellen Datenräumen und anderer Software für den Online-Austausch von Informationen – wie E-Mail, Instant Messaging und kostenlose File-Sharing-Plattformen – besteht darin, dass letztere nur einen geringen Datenschutz bieten. Virtuelle Datenräume hingegen verfügen über hochentwickelte Funktionen, die sicherstellen, dass private Daten nicht durchsickern, gestohlen werden oder verloren gehen können.
Die wichtigsten Vorteile virtueller Datenräume
Wenn ein Unternehmen Dokumente mit sensiblen Daten austauschen muss, bieten Online-Datenräume eine Reihe von Vorteilen – sowohl gegenüber physischen Datenräumen als auch gegenüber unsicheren digitalen Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien.
1. Datensicherheit auf höchstem Niveau
Virtuelle Datenräume zerstreuen alle Sicherheitsbedenken, die bei einem M&A-Deal, einem Börsengang (IPO), einer Fundraising-Runde, einer Due-Diligence-Prüfung für ein Joint Venture oder einer anderen Transaktion, bei der sensible Daten ausgetauscht werden, auftreten. Zu den Sicherheitsmerkmalen von VDRs gehören in der Regel:
Robuste Datenverschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand: Selbst wenn es Hackern gelingen sollte, auf die Dateien des Datenraums zuzugreifen, verhindert die Verschlüsselung, dass sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten.
2. Zugriffssicherheit
Virtuelle Datenräume stellen nicht nur sicher, dass Dokumente nicht außerhalb der Plattform weitergegeben werden können, sondern verhindern auch, dass Unbefugte sie innerhalb der Plattform einsehen können. Im Folgenden finden Sie einige der Funktionen, die die Sicherheit des Zugangs zu virtuellen Datenräumen gewährleisten:
3. Beschleunigter Prozess
Im Gegensatz zu einem physischen Datenraum verkürzt ein VDR den Zeitaufwand für ein Geschäft oder einen Due-Diligence-Prozess erheblich. Angefangen bei der Vorbereitung bis hin zur Integration nach dem Abschluss beschleunigt die Datenraum-Software jeden Schritt des Prozesses.
4. Geringere Kosten
Bei der Nutzung physischer Datenräume nehmen alle notwendigen Schritte nicht nur Zeit in Anspruch, sondern erhöhen auch die Kosten. Bei der Vorbereitung und während des gesamten Geschäftsprozesses entstehen den Unternehmen erhebliche Kosten für den Informationsaustausch. Dazu gehören Reisen und Unterkunft für beide Seiten, Druck und Transport von Dokumenten sowie die Kosten für die Wartung des physischen Datenraums.
Im Gegensatz dazu sind die besten virtuellen Datenräume kosteneffektive Lösungen. Sie eliminieren nicht nur die oben genannten Kosten, sondern tragen auch dazu bei, ein Geschäft schneller abzuschließen – was noch weniger Kosten bedeutet. Anstatt Zeit und Geld für Dutzende komplexer Schritte aufzuwenden, die notwendig sind, um Daten mit interessierten Parteien auszutauschen, können Sie eine einzige Gebühr für die Nutzung einer Datenraum-Software zahlen, die sich um alles kümmert.
5. 24/7 Kommunikation und Unterstützung
Die Kommunikation mit Kollegen ist keine Herausforderung mehr. Bevor es VDRs gab, machte die Verwendung eines physischen Datenraums die Kommunikation mit Kollegen umständlicher. Jetzt ist dies im virtuellen Raum ein Kinderspiel. Ein virtueller Datenraum sorgt dafür, dass interessierte Parteien jederzeit und überall in Kontakt bleiben können.
6. Einfache Nutzung
Virtuelle Datenräume unterscheiden sich stark in Aussehen und Benutzerfreundlichkeit. Die besten Datenräume haben eine klar verständliche Benutzeroberfläche, so dass Administratoren und Benutzer schnell lernen können, sie zu nutzen. Einige Datenraumanbieter bieten ihr Produkt auch als mobile App an, wodurch es für Benutzer, die ständig unterwegs sind, leichter zugänglich ist.
7. Anpassungen
Wenn es um Datenraum-Software geht, hat jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse und Erwartungen. Deshalb bieten die besten Datenräume ihren Kunden anpassbare Pläne an. Auf diese Weise kann der Kunde die Kombination von Elementen – Anzahl der Administratoren und externen Benutzer, Speicherplatz, Anzahl der Datenräume, Dauer des Projekts usw. – die am besten zu ihm passt.