Im deutschen Mittelstand ist es nicht mehr wegzudenken und auch immer mehr Startups schwören darauf: Die Rede ist von ERP-Systemen. Ob Marktführer SAP oder andere ERP-Softwarehersteller, der Markt boomt und jedes erfolgreiche Unternehmen beschäftigt sich mit dem Thema.
Unabhängig vom Einsatzzweck des ERP-Systems stößt jedoch jedes System irgendwann an seine Grenzen. Vor allem dann, wenn das ERP-System kaum noch neue Impulse zur Produktivitätssteigerung im Unternehmen liefert, ist es an der Zeit, über einen Systemwechsel nachzudenken.
Was ist ein ERP-System?
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind das Rückgrat moderner Unternehmen.
Sie integrieren und automatisieren wesentliche Geschäftsprozesse und bieten einen ganzheitlichen Überblick über die unternehmensweiten Aktivitäten. Von der Lagerverwaltung über das Rechnungswesen bis hin zum Kundenmanagement – ERP-Systeme bilden die Plattform für eine effiziente und datengetriebene Unternehmensführung.
Doch mit der stetigen Weiterentwicklung der Technologie und den sich ändernden Anforderungen des Marktes stellt sich die entscheidende Frage: Wann ist der richtige Zeitpunkt, ein bestehendes ERP-System durch ein moderneres, besser angepasstes System zu ersetzen?
Das sind die wichtigsten Anzeichen für einen Wechsel!
- Das alte System stößt an die Grenzen
Technologischer Rückstand kann ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht beeinträchtigen. Ein ERP-System, das moderne Anforderungen wie Cloud-Integration, mobilen Zugriff oder erweiterte Datenanalysetools nicht erfüllt, kann das Unternehmen daran hindern, wichtige Innovationen und Effizienzsteigerungen zu erzielen, so Hilmar Brodner von dem Open Source ERP-Hersteller Synerpy.
Wenn das System an seine Grenzen kommt, ist ein Wechsel eine durchaus sinnvolle Option oder sogar Pflicht.
- Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ein ERP-System muss in der Lage sein, sich an neue regulatorische Anforderungen anzupassen. Dies kann die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, branchenspezifischen Standards oder internationalen Handelsbestimmungen betreffen. Ein System, das diese Anpassungsfähigkeit nicht bietet, kann zu rechtlichen Risiken führen.
- Hohe Betriebs- und Wartungskosten
Mit der Zeit können die Kosten für den Betrieb eines veralteten ERP-Systems steigen. Hohe Wartungskosten, zusätzliche Kosten für notwendige Anpassungen oder Erweiterungen und ein erhöhter Aufwand für die IT-Abteilung sind oft Indikatoren dafür, dass ein Wechsel zu einem moderneren und effizienteren System wirtschaftlich sinnvoller wäre.
- Das System ist nur für bestimmte Prozesse zuständig
Es gibt viele ERP-Lösungen, die sich nur auf bestimmte Geschäftsprozesse konzentrieren. Beispielsweise gibt es Systeme, die sich auf die Warenwirtschaft konzentrieren, aber das Rechnungswesen vernachlässigen. Andere Systeme wiederum konzentrieren sich auf Einkauf und Verkauf, vernachlässigen aber das CRM.
Wenn das System zwar die meisten Funktionen halbwegs beherrscht, aber für so grundlegende Aufgaben wie die Buchhaltung auf ein Standardwerkzeug zurückgegriffen werden muss, sollte man über einen ERP-Wechsel nachdenken.
Denn eine ERP-Lösung sollte im besten Fall alle wichtigen Teilprozesse des Unternehmens abbilden, um optimal auf das Unternehmen zugeschnitten zu sein.
- Unzufriedenheit der Anwender
Die Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg eines ERP-Systems. Unzufriedenheit der Anwender kann zu geringerer Produktivität und Motivation führen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Probleme mit dem System haben, seine Benutzerfreundlichkeit bemängeln oder es als Hindernis empfinden, sollte dies als deutliches Signal für die Notwendigkeit eines Wechsels gewertet werden.
Auf lange Sicht wirkt sich ein ERP-Wechsel auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.
Fazit
Unabhängig davon, ob das aktuelle ERP-System eine Fehlinvestition war, schlicht veraltet ist oder einfach nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht, sollte ein Wechsel des ERP-Systems so früh wie möglich angegangen werden.
Denn je länger an einem veralteten System festgehalten wird, desto höher sind die Folgekosten.
Zudem kann ein ungeeignetes ERP-System zu Produktivitätseinbußen führen, die sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken.
Wenn Sie sich für eine ERP-Lösung entscheiden, sollten Sie ein System wählen, das alle Kernfunktionen integriert. Von CRM über Buchhaltung bis hin zu Kommunikation und Zusammenarbeit sollte ein gutes ERP-System alle Bereiche abdecken.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Umstellung besser früher als später in Angriff genommen werden sollte.