Eine digitale Unterschrift wird oft auch als digitale oder elektronische Signatur bezeichnet. Gemeint ist mit allen Begriffen ein digitaler Prozess, der es ermöglicht, Verträge oder andere Dokument schnell und zeitsparend zu unterschreiben. Zeitersparnisse rund um die digitale Unterschrift kommen zustande, da du dir mit ihrer Hilfe etwa das Ausdrucken von Dokumenten sparen kannst.
Welche Arten von digitalen Unterschriften es gibt, wie sie sich unterscheiden und wo sie zum Einsatz kommen können, erfährst du jetzt.
Die digitale Unterschrift in der Praxis
In StartUps genau wie in allen anderen Unternehmen können Vertragsprozesse mit hohem Aufwand verbunden sein. Müssen Verträge ausgedruckt, eingescannt und umständlich hin und her gesendet werden, kostet das Zeit und bindet Arbeitskraft. Die digitale Unterschrift und das damit verbundene schnelle und einfache Unterzeichnen von wichtigen Dokumenten hilft dir dabei, diese Prozesse zu vereinfachen:
Mittels der digitalen Unterschrift lassen sich Dokumente, die in einem gängigen Format wie etwa PDF vorliegen, ganz einfach von mehreren Personen unterzeichnen. Anschließend können sie ganz ohne zeitraubendes Ausdrucken und Scannen weiterversendet werden.
Eingesetzt werden kann die digitale Unterschrift dabei insbesondere im Zusammenhang mit:
- Arbeitsverträgen
- Vollmachen
- Versicherungsunterlagen
- Kündigungen oder
- Sepa-Lastschriftmandaten
Digitale Unterschrift – die verschiedenen Arten
Mittlerweile gibt es verschiedene Arten von elektronischen Unterschriften. In der Praxis können sie mithilfe spezialisierter Unternehmen wie etwa Flixcheck ohne großen Aufwand eingesetzt werden. Unterschieden wird dabei zwischen
- Der einfachen elektronischen Signatur (EES)
- Der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und
- Der qualifizierten elektronischen Signatur (QES)
Die verschiedenen Verfahren unterscheiden sich bezüglich ihrer Sicherheitsanforderungen, der Nutzerfreundlichkeit und bezüglich des mit ihnen verbundenen rechtliche Haftungsrisikos. Mehr zu den verschiedenen Signatur-Verfahren erfährst du im Folgenden.
Die einfache digitale Unterschrift
Der Begriff der einfachen elektronischen Signatur (kurz EES) steht für alle einfachen Formen digitaler Unterschriften, welche die anspruchsvollen Standards der fortgeschrittenen und qualifizierten digitalen Unterschrift nicht erfüllen.
Rund um einfache digitale Unterschriften gibt es keine festen Formvorgaben. Das hat zur Folge, dass die rechtliche Anerkennung solcher Unterschriften eher gering ist. Dennoch können einfache digitale Unterschriften aber problemlos in alltäglichen Prozessen verwendet werden. Eine gängige Einsatzmöglichkeit ist etwa das Unterschreiben zur Bestätigung einer Paketzustellung.
Die fortgeschrittene digitale Unterschrift
Anders als rund um die einfachen eSignaturen liegen für die fortgeschrittene elektronische Signaturen eindeutige Regelungen vor. Sie sind in der eIDAS Verordnung niedergeschrieben. Die Verordnung sieht vor, dass fortgeschrittene elektronische Signaturen eindeutig einer unterzeichnenden Person zuordenbar sein und eine elektronische Identifizierung ermöglichen müssen.
Die Identifizierung des Unterzeichners kann dabei per Zwei-Faktor-Identifikation erfolgen. Außerdem ist die fortgeschrittene digitale Signatur mit den unterschriebenen Daten fest verbunden. Das hat zur Folge, dass nachträgliche Veränderung oder Manipulationen nicht möglich sind. Die strengeren rechtlichen Vorgaben ermöglichen es, dass die rechtliche Anerkennung fortgeschrittener digitaler Unterschriften recht hoch ist.
Die gesteigerten Sicherheitsstandards machen einen Einsatz fortgeschrittener digitaler Unterschriften auch in Bereichen mit höherer rechtlicher Relevanz möglich. Die fortgeschrittene digitale Signatur kann etwa genutzt werden, um Miet-, Kauf oder Arbeitsverträge zu unterzeichnen.
Die qualifizierte digitale Unterschrift
Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) müssen im Bereich der digitalen Unterschriften die höchsten Anforderungen erfüllen. Welche Kriterien erfüllt sein müssen, klärt die eIDAS Verordnung. Sie legt unter anderem fest, dass qualifizierte digitale Unterschriften zum Zeitpunkt ihrer Erstellung auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen müssen.
QES-Anbieter müssen darum etwa nachweisen, dass ihre Rechenzentren strengen Sicherheitsanforderungen genügen. Andernfalls kann eine qualifizierte digitale Unterschrift nicht erzeugt werden. Aufgrund der strengen Formvorschriften ist die rechtliche Anerkennung qualifizierter digitaler Unterschriften sehr hoch.
Qualifizierte digitale Unterschriften können daher etwa zur unkomplizierten Unterzeichnung von Mobilfunk- oder Kreditverträge verwendet werden. Für eher alltägliche Geschäfte sind sie hingegen zu zeitaufwändig und umständlich.
Schlussworte zur digitalen Unterschrift
Digitale Unterschriften erleichtern den Arbeitsalltag deines StartUps enorm. Schließlich helfen sie dir dabei, dich nicht mehr mit dem zeitaufwändigen Ausdrucken, Unterzeichnen und Scannen von Dokumenten auseinandersetzen müsst.
Setzt du digitale Unterschriften etwa mithilfe von Flixcheck ein, kannst du viele alltägliche Aufgaben nicht nur schnell und unkompliziert, sondern auch papierlos erledigen. Schließlich kannst du mithilfe digitaler Signaturen viele Dokumente einfach am Laptop oder Smartphone unterzeichnen.
So wird es dir möglich, rund um die verschiedensten administrativen Aufgaben jede Menge Zeit zu sparen. Einsetzen kannst du digitale Unterschriften sowohl für eher alltägliche Aufgaben als auch für wichtige Vertragsschlüsse. Schließlich gibt es die richtige digitale Unterschriftform für jede Art von Geschäft.