Zeiterfassung bei Startups – wie genau muss man es mit der Zeiterfassung nehmen

Du bist gerade mit einer neuen Idee gestartet und steckst dein ganzes Herzblut und deine Zeit in das Projekt, um es optimal auf die Straße zu bringen. Lange Arbeitstage von früh bis spät in die Nacht sind dabei keine Seltenheit.

Und selbst wenn dies als Solounternehmer noch ganz gut funktionieren mag, gilt es sich spätestens mit dem ersten Mitarbeiter mit diversen Regeln der Arbeitswelt auseinanderzusetzen.

In vielen Firmen entscheiden sich die Arbeitgeber freiwillig für eine Zeiterfassung der Mitarbeiter. Eine Verpflichtung hierzu besteht jedoch nicht. Lediglich im Bezug auf die Arbeitszeit, welche über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgeht, gibt das deutsche Arbeitsgesetz Regeln vor.

Gesetzliche Regelungen zur Zeiterfassung in Unternehmen

Für die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer hierzulande wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt.

Darüberhinaus existieren für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern Sonderregelungen. Hierunter fallen bspw. Jugendliche, welche das 18. Lebensjahr noch nicht erreicht haben oder Beamte. Auch leitende Angestellte unterliegen eigenen gesetzlichen Bestimmungen. Diese Ausnahmeregelungen werden in den §§ 18ff. des ArbZG aufgeführt.

Höchstgrenzen der Arbeitszeit laut ArbZG

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer ist in § 3 ArbZG geregelt und darf maximal 8 Stunden betragen.

Hierbei ist zu beachten, dass auch der Samstag als Werktag gilt und daher für die Berechnung der werktäglichen Arbeitszeit eine 6-Tage Woche die Basis bildet.

Jedoch kann diese in Ausnahmefällen bis auf max. 10 Stunden verlängert werden. Allerdings muss jede Überschreitung durch entsprechende Freizeiten ausgeglichen werden. Einer Überschreitung der täglichen Arbeitszeit muss also zeitnah eine entsprechende Verkürzung der Arbeitsstunden nach sich ziehen.

Beachte: Ein Ausgleich der Arbeitszeit muss innerhalb von 6 Monate erfolgen.

Ab einer gewissen Stundenzahl sind ebenfalls Ruhepausen einzuhalten. Hierzu schreibt § 4 ArbZG eine Pause von mindestens 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeitszeit vor. Bei 9 Stunden Arbeitszeit sollte eine Pause von mindestens 45 Minuten eingelegt werden.

Gleichzeitig müssen dem Arbeitnehmer zwischen zwei Arbeitstagen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit gewährt werden (vgl. § 5 ArbZG).

An Sonn- und Feiertagen dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden (vgl. § 9 ArbZG). Auch hierzu bedarf es diverser Sonderregelungen.

Zeiter­fassung bei der Arbeit

Ein Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, die Zeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen. Allerdings hat er gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG die Pflicht, die geleistete Mehrarbeit der Mitarbeiter zu erfassen.

In der Praxis werden daher häufig Zeiterfassungssysteme eingeführt, die dieser Pflicht gerecht werden. Es ist jedoch auch zulässig, diese Pflicht den Arbeitnehmern zu übrttragen, indem diese ihre Arbeitszeiten selbst dokumentieren.

Welche Vorgaben gibt es für die Aufzeichnung der Arbeitszeit?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form der Zeiterfassung vor. Jedoch muss aus den Aufzeichnungen in jedem Fall der zeitliche Umfang der Überschreitung der Höchstgrenze von 8 Stunden werktäglicher Arbeitszeit hervorgehen.

Ob die Aufzeichnung der Arbeitszeit dabei handschriftlich oder auf elektronischem Wege erfolgt, ist grundsätzlich frei wählbar.

Die Pflicht zur Aufzeichnung liegt laut § 16 ArbZG beim Arbeitgeber. Die regelmäßige Überprüfung der Aufzeichnung ist natürlich wichtig, da die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung der Arbeitszeiten in jedem Fall dem Arbeitgeber obliegt.

Warum gibt es Zeiter­fassung?

Zeiter­fassung erleichtert einem Unternehmen die Personal- und Einsatz­planung. Die Perso­nal­zeit­er­fassung kann zudem dem Schutz der Beschäf­tigten dienen. Anhand der erfassten Daten kann man bspw. erkennen, ob die im Arbeits­recht festge­legte Höchst­ar­beitszeit und die vorge­schriebenen Pausenzeiten einge­halten werden.

Somit brauchen Mitar­beiter nicht befürchten, dass du als Chef lediglich die Anwesenheit deiner Angestellten kontrol­lieren willst.

Was bringt Zeiterfassung Startups

Gerade in neu gegründeten Unternehmen spielt Schnelligkeit einen wichtigen Aspekt, um gegen Mitbewerber bestehen zu können. Somit ist der frühe Feierabend bzw. geregelte Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter eher die Ausnahme als die Regel.

Gerade aufgrund dieser flexiblen Arbeitszeiten und der weit verbreiteten Möglichkeit zusätzlich im Home Office tätig zu sein, ist es sinnvoll, seinen Zeiteinsatz über ein Arbeitszeitkonto vollständig zu dokumentieren. D

enn dies bringt insbesondere jungen Unternehmen eine Menge Transparenz und lässt sie von Anfang an professionell erscheinen. Gleichzeitig hilft es auch bei kalkulatorischen Aufgaben in der Angebotserstellung oder der Darstellung einzelner Projekte für die Kunden.

Zusammengefasst

Die Installation eines Systems zur Zeiterfassung hat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer viele Vorteile. Die geleisteten Stunden sind dokumentiert und für beide Seiten transparent einsehbar. Bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems sind jedoch diverse gesetzliche Bestimmungen zu berücksichtigen.